Responsável: equipe do AC/UFJF que trabalha no prédio da avenida Rio Branco
1 Definição da atividade
Atendimento a consulentes para acesso ao Fundo Fotógrafo da UFJF.
2 Abrangência e execução
Este procedimento refere-se ao prédio situado na avenida Barão do Rio Branco, 3.460.
Aqui não é contemplada a pesquisa aos negativos de fotografias (datados entre 1965 e 1991) que foram entregues diretamente pelo fotógrafo da UFJF Roberto Dornelas ao Arquivo Histórico da UFJF que antecedeu o Arquivo Central.
Execução direta: equipe da Secretaria.
Responsáveis pelo atendimento: os horários em que não houver trabalhador da equipe supracitada o atendimento deverá ser realizado por Técnicos-Administrativos em Educação integrantes do Plano de Flexibilização da Jornada TAE, em sistema de rodízio.
3 Objetivo
Dar acesso à documentação objeto de pesquisa dos consulentes.
4 Material utilizado
Listas disponíveis no computador 373237.
5 Procedimentos
| Item | Passos | Descrição |
| 1 | Receber solicitação | Receber a solicitação de consulta ao acervo. |
| 2 | A solicitação é presencial? | Se Sim, ir diretamente para o Passo 4. Se Não, seguir para o Passo 3. |
| 3 | Proceder ao atendimento inicial | O atendimento por telefone é geralmente inicial. É preciso passar as informações ao solicitante para prosseguir ao atendimento presencial no Passo 4. |
| 4 | Solicitar assinatura no Livro de Registro de Visitantes | Solicitar que o interessado assine o Livro de Registro de Visitantes registrando seus dados e os de sua pesquisa. |
| 5 | Guardar pertences do visitante | Guardar bolsas, mochilas ou outros pertences do visitante no balcão. |
| 6 | Recolher dados | Recolher os dados a respeito da pesquisa e informar ao consulente que:
– a consulta é gratuita e não há empréstimos domiciliares; – as cópias digitalizadas podem ser enviadas, por e-mail ou nuvem, ou copiadas em pen-drive; – fotos são permitidas sem o uso do flash; – o interessado deve se comprometer em citar a fonte, respeitando o direito do produtor do documento. |
| 7 | Consultar planilha | Consultar a listas disponíveis abaixo. Observar que essas listas serão sempre atualizadas, pois são cópia de planilhas Excel que resultam da organização do material e que podem ser acessadas no computador 373237 na pasta “fotos Dornelas Diretoria Imagem Institucional/Dornelas” |
| 8 | Acessar pasta | Acessar a pasta “fotos Dornelas Diretoria Imagem Institucional/Dornelas” e consultar as planilhas “relação fotografias – caixa sala fria” e o Google Drive com link fornecido.
A pasta “Dornelas” está organizada em CDs avulsos, fotos UFJF, fotos 2006-2007, fotos Cine-Theatro Central, fotos Henrique Duque (reitorado), fotos de obras. Consultar as colunas “número de registro envelope” (código), “assunto” (informação escrita no envelope) e número da caixa (23 caixas arquivo e 3 caixas polionda na estante grande de longarinas na sala fria). As fotos impressas que ainda não estão em caixas não foram identificadas. |
| 9 | Cópia existe? | Se Sim, fornecer ao usuário. Se Não, ir para o Passo 10.
Em geral as cópias são enviadas pelo drive no Google da conta arqcentral.ufjf@gmail.com ou da arqcentral@ufjf.br. |
| 10 | Localizar o documento | Localizar o documento em estante na Sala de Documentos em Vários Suportes.
* Observar a ordem dos documentos dentro da caixa. Usar uma guia fora. |
| 11 | Verificar documento | Verificar se é o documento pedido e a sua integridade.
* Se a conclusão for que o documento não existe, avisar ao consulente e finalizar o atendimento. |
| 12 | Emprestar documento | Emprestar os documentos; de preferência, fornecer o arquivo em PDF com a cópia digitalizada. Preencher e solicitar que o usuário assine o MOD AC – 06 – Termo de Responsabilidade pelo Uso e Reprodução de Dados e Informações Pessoais. |
| 13 | Pedido de cópia digitalizada | Preencher a Requisição de Digitalização de Documentos (MOD AC-08).
Essa requisição impressa acompanha o documento desde a sua retirada da estante, durante o tempo que fica na fila de digitalização até quando a cópia é verificada e enviada ao interessado. Não enviar cópias até que o MOD AC – 06 – Termo de Responsabilidade pelo Uso e Reprodução de Dados e Informações Pessoais esteja assinado. |
| 14 | Guardar documento | Guardar o documento na caixa, observando que a parte mais pesada (onde está a lombada da capa, da pasta ou da camisa ou qualquer outro invólucro) deve ficar para baixo e que a identificação deve ficar na parte superior e bem visível. |
| 15 | Sugerir redação da referência ao consulente | Sugerir a referência a seguir para publicação:
ARQUIVO CENTRAL (Universidade Federal de Juiz de Fora). Fotógrafo da UFJF. Colação de grau da UFJF, 1969. |
| 16 | Finalizar atendimento | Registrar o atendimento de forma sucinta para estatística anual. Ver MOD AC-10 – Controle de Movimentação de Documentos das Salas de Custódia. |
6 Recomendações
– Para o atendimento relativo aos outros acervos, consultar o POP AC – 29 – Atendimento das Consultas aos Acervos Diversos da Sociedade.
– Para o atendimento relativo ao acervo permanente institucional da UFJF, consultar o POP AC – 03 – Atendimento das Consultas ao Acervo Permanente da UFJF.
– Não deverá ser permitido acesso à Sala de Consulta portando bolsas, mochilas, garrafas d´água ou alimentação;
– Orientar e disciplinar os consulentes e trabalhadores do setor em caso de conversa desnecessária no local.
– Orientar o usuário a fazer pesquisas rápidas, no campo existente para isso, na página inicial do site. Todos os textos que estão em Hypertext Markup Language (HTML) poderão ser acessados por esse tipo de pesquisa.
– Se necessário, orientar o usuário de que a UFJF disponibiliza canais oficiais para recebimento de reclamações, denúncias, solicitações, sugestões e elogios.
canal para protocolar manifestações: plataforma FALABR (https://falabr.cgu.gov.br/)
e-mail institucional: arqcentral@ufjf.br
Ouvidoria Geral (interlocução com as comunidades interna e externa à UFJF – (32) 2102-3380, ouvidoria@ufjf.br
Ouvidoria Especializada (responsável por acolher demandas pertinentes à política de ações afirmativas) – ouvidoriaespecializada.diaaf@ufjf.br;
– Para liberar espaço no Google Drive, usar a ajuda do próprio aplicativo e a opção de digitar em “Pesquisar no drive” o comando is:unorganized owner:me para localizar arquivos ocultos e descartá-los. Extrato de e-mail do CGCO enviado em 13.01.2023:
Em 2020, a UFJF passou a utilizar o Google como plataforma tecnológica de apoio às atividades acadêmicas e administrativas. Com isso, foi possível oferecer novos serviços, como e-mail para os discentes e armazenamento em nuvem.
Inicialmente, não existiam restrições de armazenamento para o uso de tais serviços. Entretanto, uma mudança na política de uso do Google (https://support.google.com/a/answer/10403871?hl=pt-BR) limitou o armazenamento disponível. Com isso, será necessária a implementação de cotas individuais de armazenamento. Serão atribuídas cotas a todos(as) os(as) usuários(as) do serviço, conforme definido pela Resolução 01/2023 do Comitê de Governança Digital da UFJF (https://www2.ufjf.br/cgco/wp-content/uploads/sites/9/2023/01/SEI_UFJF-1109050-LEGISLACAO-03_-Resolucao.pdf). A atribuição das cotas considerou a capacidade atual de armazenamento e o perfil geral de consumo dos serviços.
Após a implementação da cota, em 01/02/2023, o(a) usuário(a) com consumo acima do limite estabelecido terá acesso ao drive apenas para download de arquivos e envio e recebimento de e-mails sem anexo. Ficará impedido(a) de gravar novos arquivos e editar os existentes.
Para se adequar aos novos limites, recomenda-se analisar o consumo atual e excluir arquivos desnecessários. Para isso, podem ser seguidas as seguintes etapas (necessário estar autenticado na conta da UFJF):
- Confirmar a quantidade de armazenamento que utiliza, acessando https://drive.google.com/settings/storage;
- Analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários.
| QUADRO DE REVISÃO | |||
| DATA | RESPONSÁVEL | NÚMERO DO ITEM (MODIFICADO/ADICIONADO/ EXCLUÍDO) | MODIFICAÇÃO REALIZADA |
| [nome do TAE que realizou a revisão/modificação do POP] | |||