| Objetivos
Criar cópias legíveis, seguras e de valor probatório de documentos depositados nos Arquivo Central da UFJF; Contribuir para a preservação do acervo.
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| Descrição
1 – Antes de iniciar o trabalho de digitalização, verificar se já existe cópia pronta no computador 02 ou no disco externo que sempre está ligado nesse computador. Verificar as pastas Séries do Fórum Benjamin Colucci e Acervos Diversos e Aleatórios (Fundos docs alea 31032025); 2 – Usar luvas, máscara e óculos para manusear os documentos; 3 – Não tentar retirar clipes, fita adesiva ou insetos e não tentar desamassar o papel; 4 – Anotar a lápis, na Requisição de Digitalização de Documentos (https://www2.ufjf.br/arquivocentral/orientacoes-tecnicas/modelos-de-documentos/), o nome de quem estiver digitalizando o documento; 5 – Respeitar o Padrão para Criar os Nomes das Imagens Digitalizadas (https://www2.ufjf.br/arquivocentral/2023/01/30/man-ac-01-padrao-para-criar-os-nomes-das-imagens-digitalizadas/); – os nomes precisam ser padronizados para haver verificação de existência de arquivo digital e facilidade na localização do documento; – o nome de todos os documentos digitais deve seguir este manual, mesmo que não seja feita uma sinalética para o arquivo digital; 6 – Guardar as imagens criadas em uma pasta com o mesmo nome do PDF; 7 – Usar o aplicativo Convertio para criar a sinalética em formato JPG; o modelo de sinalética está nos desktop do computador usado com o escâner Czur; 8 – Usar o aplicativo do Czur para criar o PDF. No menu /á direita, escolher “Importar pasta” e acessar o menu, à esquerda, e escolher a opção “PDF” 9 – Experimentar usar a opção “Espessura” para melhorar a imagem a ser criada; 10 – Para evitar de o aplicativo criar mais de uma pista para o trabalho feito em dias diferentes, no menu à direita, escolher “Importar pasta” e continuar a digitalização; 11 – Criar a imagem de apenas uma página por vez. Atenção ao reordenamento dos “cadernos” dos processos do Fórum Benjamin Colucci; 12 – Para conforto do leitor, rotacionar a página ou a imagem para que a leitura seja feita na horizontal; 13 – Ao retirar um documento de uma caixa, deixá-la um pouco à frente das outras, na estante, para visualização rápida de quem for guardar o documento; 14 – Não deixar documentos atrás da página que será digitalizada. Isso pode “poluir” a imagem . Inserir um papel preto entre uma folha e outra, se necessário. |
| Observação
Aplicativo para tornar um PDF pesquisável: NAPS – <https://www2.ufjf.br/arquivocentral/2021/06/19/uso-do-naps2-software-para-escanear-e-criar-documentos-pesquisaveis> Endereço para baixar programa que trabalha com imagem e com PDFs: SmallPDF – <https://smallpdf.com/pt/comprimir-pdf>. Endereço para baixar programa que recupera arquivos deletados/perdidos no disco: RecoverIt – <https://accounts.wondershare.com.br/web/login-3rd-new?oauth_id=114320940297751573432&platform_id=6&oauth_name=MARCELIA%20GUIMARAES%20PAIVA&oauth_email=marcelia.guimaraes%40ufjf.br&avatar=https%3A%2F%2Flh3.googleusercontent.com%2Fa%2FACg8ocL1_kTx9pkxZl5zouEbWa6bpyIuGRcilp7nYywHX8cQmGNGrw%3Ds96-c&unionid=&saml_idp_type=0&_gl=1%2artd3an%2a_ga%2aNDUyMDk3MzYyLjE3NTY4NjUxMTc.%2a_ga_24WTSJBD5B%2aczE3NjIzOTMwOTEkbzMkZzAkdDE3NjIzOTMwOTQkajYwJGwwJGg5NjU3MzkwNDU.%2a_gcl_au%2aNDE4NjUxMTQzLjE3NjIzOTMwOTU.&gaid=452097362.1756865117&onetap_page_address=https%3A%2F%2Frecoverit.wondershare.com.br%2Fdata-recovery.html&onetap_page_from=website&pid=4143&redirect_uri=https%3A%2F%2Frecoverit.wondershare.com.br%2Fdata-recovery.html%3Fsource%3D8&site=recoverit.wondershare.com.br&source=8&tap_version=v2&verify=no&entry_account=true> |
| Referência
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Recomendacoes_digitalizacao_completa.pdf.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto no. 10.278/2020. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Diretrizes_digitalizacao__2021.pdf.
BRASIL. Decreto no. 10.278, de 18 de março de 2020. Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Brasília, DF: Presidência da República, 2020. Disponível em: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105. |