A Universidade Federal de Juiz de Fora, no processo de gestão documental, visa, em última instância, assegurar ao governo e ao cidadão o direito de acesso às informações contidas nos documentos.
A Constituição Federal assegura o direito de acesso à informação (Art. 5º, XXXIII) e determina que é obrigação do Estado a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem (Art. 216, § 2º).
O art. 1º da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, estabelece que:
“É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”
A mesma Lei em seu art. 3º, define gestão documental como sendo o:
“… conjunto de procedimentos e operações referentes à (…) produção [dos documentos arquivísticos], tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Neste sentido, vale destacar a existência de duas ferramentas de gestão documental que ancoram a avaliação de documentos arquivísticos. Ao lado de outros instrumentos, ambas são requisitos para o atendimento ao direito de acesso à informação:
- O Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES, aprovado pela Portaria nº 92/2011 do Arquivo Nacional;
- O Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo destinada às atividades-meio, aprovada pela Portaria nº 47/2020 do Arquivo Nacional.
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