POP AC – 30 – Atendimento das Consultas ao Acervo do Fórum Benjamin Colucci

Responsável: equipe do AC/UFJF que trabalha no prédio da avenida Rio Branco

1 Definição da atividade

Atendimento a consulentes para acesso aos diversos documentos do fundo Fórum Benjamin Colucci.

2 Abrangência e execução

Este procedimento refere-se ao prédio situado na avenida Barão do Rio Branco, 3.460.

Execução direta: equipe da Secretaria.

Responsáveis pelo atendimento: os horários em que não houver trabalhador da equipe supracitada o atendimento deverá ser realizado por Técnicos-Administrativos em Educação integrantes do Plano de Flexibilização da Jornada TAE, em sistema de rodízio.

3 Objetivo

Dar acesso à documentação objetivo de pesquisa dos consulentes.

4 Material utilizado

Planilha Excel BDUso disponível em todos os computadores.

5 Procedimentos

6 Recomendações

– Para o atendimento relativo aos outros acervos,  consultar o POP AC – 29 – Atendimento das Consultas aos Acervos Diversos da Sociedade.

– Para o atendimento relativo ao acervo permanente institucional da UFJF, consultar o POP AC – 03 – Atendimento das Consultas ao Acervo Permanente da UFJF.

– Não deverá ser permitido acesso à Sala de Consulta portando bolsas, mochilas, garrafas d´água ou alimentação;

– Orientar e disciplinar os consulentes e trabalhadores do setor em caso de conversa desnecessária no local.

– Orientar o usuário a fazer pesquisas rápidas, no campo existente para isso, na página inicial do site. Todos os textos que estão em Hypertext Markup Language (HTML) poderão ser acessados por esse tipo de pesquisa.

– Orientar o usuário que ele pode entrar em contato por meio do formulário de atendimento acessado no rodapé ou em vários pontos da página do Arquivo Central.

– A série Inventário compreende as subséries Arrolamento, Partilha, Inventário, Prestação de Contas de Inventário, Carta Sentença do Formal de Partilha.

A série Divisão e Demarcação compreende as subséries Demarcação de Terra, Demarcação e Arbitramento, Demarcação e Divisão, Demarcação, Revisão de Demarcação, Medição, Partilha Amigável de Fazenda ou de Terras, Partilha de Terra, Partilha Amigável de Terras ou de Fazenda.

Compreende também as subséries Medição e Demarcação, Medição de Terras, Medição e Divisão que não foram encontradas no acervo.

A série Cartas de Liberdade foi anexada à série Liberdade.

O pesquisador que se interesse pelas séries Declaração de Crédito ou Falência deve consultar as duas, pois são interligadas.

O nome original do processo deve estar na observação do bduso;

–  Se necessário, orientar o usuário de que a UFJF disponibiliza canais oficiais para recebimento de reclamações, denúncias, solicitações, sugestões e elogios.

canal para protocolar manifestações: plataforma FALABR (https://falabr.cgu.gov.br/)
e-mails institucionais:
Ouvidoria Geral (interlocução com as comunidades interna e externa à UFJF – (32) 2102-3380, ouvidoria@ufjf.br

Ouvidoria Especializada (responsável por acolher demandas pertinentes à política de ações afirmativas) – ouvidoriaespecializada.diaaf@ufjf.br;

– Para liberar espaço no Google Drive, usar a ajuda do próprio aplicativo e a opção de digitar em “Pesquisar no drive” o comando is:unorganized owner:me para localizar arquivos ocultos e descartá-los. Extrato de e-mail do CGCO enviado em 13.01.2023:

Em 2020, a UFJF passou a utilizar o Google como plataforma tecnológica de apoio às atividades acadêmicas e administrativas. Com isso, foi possível oferecer novos serviços, como e-mail para os discentes e armazenamento em nuvem.

Inicialmente, não existiam restrições de armazenamento para o uso de tais serviços. Entretanto, uma mudança na política de uso do Google (https://support.google.com/a/answer/10403871?hl=pt-BR) limitou o armazenamento disponível. Com isso, será necessária a implementação de cotas individuais de armazenamento. Serão atribuídas cotas a todos(as) os(as) usuários(as) do serviço, conforme definido pela Resolução 01/2023 do Comitê de Governança Digital da UFJF (https://www2.ufjf.br/cgco/wp-content/uploads/sites/9/2023/01/SEI_UFJF-1109050-LEGISLACAO-03_-Resolucao.pdf). A atribuição das cotas considerou a capacidade atual de armazenamento e o perfil geral de consumo dos serviços.

Após a implementação da cota, em 01/02/2023, o(a) usuário(a) com consumo acima do limite estabelecido terá acesso ao drive apenas para download de arquivos e envio e recebimento de e-mails sem anexo. Ficará impedido(a) de gravar novos arquivos e editar os existentes.

Para se adequar aos novos limites, recomenda-se analisar o consumo atual e excluir arquivos desnecessários. Para isso, podem ser seguidas as seguintes etapas (necessário estar autenticado na conta da UFJF):

1. Confirmar a quantidade de armazenamento que utiliza, acessando https://drive.google.com/settings/storage;
2. Analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários.

Relação de processos requeridos por órgãos da Justiça Federal