| Objetivos
Criar cópias legíveis, seguras e de valor probatório de documentos depositados nos Arquivo Central; Contribuir para a preservação do acervo.
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| Descrição
1 – Abrir o “IrfanView Thumbnails” (ícone na área de trabalho). 1.1) Escolher a pasta desejada; 1.2) Selecionar todas as imagens ou fotos de um mesmo documento e teclar “B” e em seguida “Start Batch” (esse procedimento deixará todas as fotos com 8 bits). Após o término, as fotos serão salvas em “Computador à C: à TEMP”; recortá-las e colá-las na pasta original;
2 – Se as fotos estiverem “deitadas”, (o que provavelmente estarão), abrir novamente o “IrfanView Thumbnails”, selecionar a pasta desejada com as fotos, selecionar todas as fotos “deitadas”, pressionar “Shft+J”, escolher a rotação desejada (Rotate clockwise: 270 degrees) e clicar em “Start”; Girar os recibos para conforto do leitor no caso dos processos do Fórum Benjamin Colucci;
3 – Para renomear as fotos, abrir “FastStone Photo Resizer”, escolher a aba “Batch Rename” (canto superior esquerdo da tela), selecionar a pasta onde estão os arquivos que serão renomeados, escolher “Add All ==>” (à direita da área de seleção). Em seguida, onde está escrito “Template”, criar o nome do arquivo com os dados retirados do inventário do fundo arquivístico ou bibliográfico . – Escrever o nome da série sempre no singular. – Manter 4# e clicar em “Rename” (não usar a opção “Convert”);
4 – Para cortar as fotos, executar “JPEGCrops”, clicar em “Abrir Imagens” (canto esquerdo inferior da tela), selecionar a pasta e as imagens desejadas e clicar em “Abrir”. No menu “Editar” (canto esquerdo superior da tela), escolher “Sincronizar os cortes”. Depois, novamente menu “Editar” à “Ajustar todos os aspectos” à “Livre”. Visualizar “grande”. Escolher 50 imagens de cada vez; Nesta etapa, observar se as fotos têm imagem de dedos ou estão embaçadas; em caso positivo, providenciar novas imagens e renomeá-las com cuidado para que fiquem exatamente na posição das descartadas;
5 – Cortar todas as fotos ajustando o quadrinho à imagem;
6 – Após todas as fotos do documento serem cortadas, ir em cliente à cropped ou user à usuário à cropped ou à pasta original e apagar as imagens originais; pasta original: Invent. para tratamento XIX-XX;
7 – Para fazer a capa, abrir sinalética para fotografia padrão (na área de trabalho) e substituir as informações. Tais informações estão no arquivo BDUso (na área de trabalho), mas o mais confiável é usar os dados do envelope e do processo em papel, no caso dos processos do Fórum Benjamin Colucci. Para outros fundos, consultar o inventário específico;
8 – Imprimir a capa com PaperLess para transformá-la em JPEG. Colar o JPEG gerado na pasta original do documento com o nome de “0001”. Deixar uma cópia da sinalética, em Word, nessa mesma pasta;
9 – Para criar o pdf, abrir “JPEGtoPDF”, mudar o nome do arquivo, de acordo com o item 3 deste POP, adicionar as imagens que vão formar o pdf (Add files) e clicar em “save PDF”. Criar a pasta Inventário ano em Inventários para Tratamento, no caso dos processos do Fórum Benjamin Colucci. Exemplo: Inventário 1871.
10 – Deixar um pdf junto com as imagens; as imagens serão guardadas depois de cortadas.
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| Observação
1. Tratamento das fotos dos processos do Fórum Benjamin Colucci
1.1. Observar: – é interessante processar as imagens em lotes grandes antes de organizá-las em pastas para criação futura de pdfs ; – antes de criar um pdf, verificar na pasta Séries do Arquivo do Fórum se o arquivo já existe. Observar que, na pasta onde estão os arquivos a serem tratados, pode ser que não exista uma cópia do pdf, mas ele já foi criado. No entanto, é possível que o pdf existente se refira a uma série completamente diferente da qual se está trabalhando. Nesse caso, é preciso renomear o arquivo encontrado identificando corretamente a série. Exemplo: ao se gravar um processo de inventário, foi descoberto que se tratava da série Tradução.
1.2. A padronização e criação de pastas para armazenagem de imagens é um trabalho que ainda está sendo feito. A recomendação atual é que as pastas principais tenham o nome do fundo de origem e as subpastas, o nome da série ou o correspondente como está no item 3 deste POP. Exemplos: Pastas de trabalho para o fundo Fórum Benjamin Colucci: Preparação\invent. para tratamento XX copia\ano_processo: onde ficarão as imagens cortadas; Inventários ano prontos: onde estão as imagens a serem cortadas; jpegcrops abre essas imagens.
1.3. Observar que existem divergências entre a planilha em Excel usada (bduso.xls) e os processos do Fórum Benjamin Colucci em papel. Fazer revisões periódicas com o objetivo de verificar se os dados processos estão sendo respeitados na criação da sinalética.
1.4. É imprescindível verificar se a sinalética está de acordo com o conteúdo do arquivo.
2. Para tratar de documentos não pertencentes ao Arquivo Central, adaptar essa norma. O descarte ou a guarda definitiva serão definidos pelos arquivistas.
3. Para recuperar arquivos perdidos (por problema no HD externo ou deleção indevida, usar o programa Recoverit (disponível em <https://recoverit.wondershare.com/br/data-recovery-free.html?utm_source=youtube&utm_medium=PHTUTORIALS&utm_campaign=20190228PHTUTORIALSLWD01>).
4. Não é absolutamente necessário numerar as fotos para se criar o pdf, pois a ordem estabelecida pelo programa da máquina fotográfica é a usada pelo programa JPEGtoPDF. Exceções: – quando as fotos não estão com a numeração contínua (fotos realizadas depois que o contador da máquina fotográfica é zerado ou fotos refeitas); – quando se transforma um pdf em jpeg e, depois, em pdf.
5. Para corrigir os problemas de um pdf: – criar em Word a sinalética com os dados corretos da sinalética original e e imprimir em PaperLess; – imprimir o arquivo pdf em PaperLess e descartar as imagens incorretas; – numerar as imagens novas e antigas. Dar atenção especial a essa etapa. Conferir o pdf com o documento em papel para verificar se as imagens estão na ordem correta.
6. Dica para transformar um arquivo pdf em jpeg Reinstalar o PaperLess; abrir o pdf; escolher a opção JPEG no quadro “PaperLess Printer”; girar a imagem se necessário; passar a imagem pelo IrfanView Thumbnails.
7. Uso do programa JPEGcrop – ao abrir a pasta que contém as imagens que serão cortadas, se não aparecerem os arquivos, escolher Tipo, All files no menu; – é possível configurar, na opção, a repetição “livre”; – é possível abrir arquivos de imagem e, sem encerrar o trabalho de corte, abrir outros arquivos inclusive em pastas diversas da original.
8. Uso do programa JPEGtoPDF – se for possível, criar o pdf na pasta Séries do Fórum Benjamin Colucci/série no caso de processos; – é imprescindível ter cuidado para não anexar imagens do pdf criado anteriormente àquele em que se está trabalhando. Para finalizar o trabalho de criação de pdf, é necessário fazer revisão de existência de mais de um processo ou de um processo indevido no pdf; – há duas maneiras de deletar as imagens usadas para criar o pdf anterior: selecionar (usando Shift + End) e remover as imagens ou usar o botão direito em um ponto sobre as lista de imagens, opção Clear
9. Endereços para baixar programas que: – trabalham com imagem: PaperlessPrinter – <https://paperlessprinter.software.informer.com/Download-gr%C3%A1tis/> JPEGCrops – <http://ekot.dk/programmer/JPEGCrops/download.html> – trabalham com PDFs: SmallPDF – <https://smallpdf.com/pt/comprimir-pdf>. |
| Referência
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Recomendacoes_digitalizacao_completa.pdf. Acesso em: 10 jun. 2022.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto no. 10.278/2020. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Diretrizes_digitalizacao__2021.pdf. Acesso em: 10 jun. 2022.
BRASIL. Decreto no. 10.278, de 18 de março de 2020. Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Brasília, DF: Presidência da República, 2020. Disponível em: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105. Acesso em: 10 jun. 2022. |