Responsável: equipe do AC/UFJF que trabalha no prédio da avenida Rio Branco
1 Definição da atividade
Atendimento a consulentes para acesso ao Fundo Fotógrafo da UFJF.
2 Abrangência e execução
Este procedimento refere-se ao prédio situado na avenida Barão do Rio Branco, 3.460.
Aqui não é contemplada a pesquisa aos negativos de fotografias que foram entregues diretamente pelo fotógrafo da UFJF Roberto Dornelas ao Arquivo Central.
Execução direta: equipe da Secretaria.
Responsáveis pelo atendimento: os horários em que não houver trabalhador da equipe supracitada o atendimento deverá ser realizado por Técnicos-Administrativos em Educação integrantes do Plano de Flexibilização da Jornada TAE, em sistema de rodízio.
3 Objetivo
Dar acesso à documentação objetivo de pesquisa dos consulentes.
4 Material utilizado
Lista disponível aqui.
5 Procedimentos
| Item | Passos | Descrição |
| 1 | Receber solicitação | Receber a solicitação de consulta ao acervo. |
| 2 | A solicitação é presencial? | Se Sim, ir diretamente para o Passo 4. Se Não, seguir para o Passo 3. |
| 3 | Proceder ao atendimento inicial | O atendimento por telefone é geralmente inicial. É preciso passar as informações ao solicitante para prosseguir ao atendimento presencial no Passo 4. |
| 4 | Solicitar assinatura no Livro de Registro de Visitantes | Solicitar que o interessado assine o Livro de Registro de Visitantes registrando seus dados e os de sua pesquisa. |
| 5 | Guardar pertences do visitante | Guardar bolsas, mochilas ou outros pertences do visitante no balcão. |
| 6 | Recolher dados | Recolher os dados a respeito da pesquisa e informar ao consulente que:
– a consulta é gratuita e não há empréstimos domiciliares; – as cópias digitalizadas podem ser enviadas, por e-mail ou nuvem, ou copiadas em pen-drive; – fotos são permitidas sem o uso do flash; – o interessado deve se comprometer em citar a fonte, respeitando o direito do produtor do documento. |
| 7 | Consultar planilha | Consultar a lista disponível abaixo. Observar que essa lista será sempre atualizada, pois é cópia de uma planilha Excel que resulta da organização do material e pode ser acessada no computador XXXXXXX na pasta “Dornelas”. Essa planilha tem duas abas principais chamadas “relação fotografias caixa box sala fria” e
Anotar os campos “assunto” ou “observações” da lista. |
| 8 | Acessar pasta | Acessar a pasta “Dornelas” no computador XXXXXXX.
Na pasta existem as subpastas identificadas como CDs avulsos, fotos UFJF, fotos 2006-2007, fotos Cine Central, fotos Henrique Duque, fotos de obras. Essa identificação refere-se aos vários CDs foram recolhidos da Diretoria de Imagem Institucional ao Arquivo Central. As fotos foram produzidas entre os anos de XXX a 2010. Sempre alertar o usuário de que as fotos em meio digital não estão totalmente organizadas. |
| 9 | Cópia existe? | Se Sim, fornecer ao usuário. Se Não, ir para o Passo 10.
Em geral as cópias são enviadas pelo drive no Google da conta arqcentral.ufjf@gmail.com ou da arqcentral@ufjf.br. |
| 10 | Localizar o documento | Observar na lista que as colunas “número de registro envelope” e “assunto” contêm o código e o texto escrito no envelope em que se guarda as cópias impressas das fotos. Localizar o documento na estante grande de longarinas na Sala de Documentos em Vários Suportes.
São 23 caixas identificadas por GR 1/2022 – fotografias com fotos em tamanho postal e 3 caixas azuis de poliamida com fotos de dimensões maiores. Pôr a caixa ou documento em cima da mesa e retirar o documento. * Observar a ordem dos documentos dentro da caixa. Usar uma guia fora para voltar com o documento. |
| 11 | Verificar documento | Se a conclusão for que o documento não existe, avisar ao consulente e finalizar o atendimento. |
| 12 | Emprestar documento | Emprestar os documentos; de preferência, fornecer o arquivo em PDF com a cópia digitalizada. Preencher e solicitar que o usuário assine o MOD AC – 06 – Termo de Responsabilidade pelo Uso e Reprodução de Dados e Informações Pessoais. |
| 13 | Pedido de cópia digitalizada | Preencher a Requisição de Digitalização de Documentos (MOD AC-08).
Essa requisição impressa acompanha o documento desde a sua retirada da estante, durante o tempo que fica na fila de digitalização até quando a cópia é verificada e enviada ao interessado. Não enviar cópias até que o MOD AC – 06 – Termo de Responsabilidade pelo Uso e Reprodução de Dados e Informações Pessoais esteja assinado |
| 14 | Guardar documento | Guardar o documento na caixa. |
| 15 | Sugerir redação da referência ao consulente | Sugerir a referência a seguir para publicação:
ARQUIVO CENTRAL (Universidade Federal de Juiz de Fora). Fundo Fotógrafo da UFJF. Documento específico, datas. |
| 17 | Finalizar atendimento | Registrar o atendimento de forma sucinta para estatística anual. Ver MOD AC-10 – Controle de Movimentação de Documentos das Salas de Custódia. |
6 Recomendações
| QUADRO DE REVISÃO | |||
| DATA | RESPONSÁVEL | NÚMERO DO ITEM (MODIFICADO/ADICIONADO/ EXCLUÍDO) | MODIFICAÇÃO REALIZADA |
| [nome do TAE que realizou a revisão/modificação do POP] | |||