- Definição da atividade
Atendimento aos consulentes para acesso ao acervo institucional da UFJF sob a guarda do Arquivo Central.
- Abrangência e execução
Todos os trabalhadores do setor (prédio da avenida Rio Branco, 3460) integrantes do Plano de Flexibilização da Jornada TAE.
- Objetivos
Providenciar o acesso ao material objeto de consulta.
- Material utilizado
Até que possamos inserir os dados em um sistema, localizar os documentos solicitados a partir das Guias de Recolhimento no Google Drive da conta do Arquivo Central https://drive.google.com/drive/folders/13nj89srwHEsvx9GDVPMnANB2Tf5Qyzib?usp=share_link
Resumo das guias de referência – 29.07.2023
| Nome do arquivo | Assuntos/documentos | Datas limite | Número de páginas |
| 2004 Projetos de Iniciação Científica | projetos de iniciação científica
|
1997-2001 | 2 |
| 2010 001 GR ofícios | ofícios da Reitoria | 1961-1993 | 2 |
| 2010 002 GR ofícios | ofícios da Reitoria | 1994-2002 | 2 |
| 2010 003 GR Boletins da Reitoria | telegramas e Boletins da Reitoria | 1961-2009 | 2 |
| 2013 001A GR Livros Diário e Doação do Terreno UFJF | Livros Diário do Sistema Financeiro e Patrimonial e processo de Doação do Terreno do Campus à UFJF | 1962-1986 | 2 |
| 2013 001B GR Revisada | regimento, currículo, convênio, alunos estrangeiros, comissões e conselhos, regulamentação do ensino superior
estatutos, regulamentos; constituinte 8457/79 alteração do estatuto da Associação dos Servidores da UFJF cx 03 doc 07 dossiê projeto Constituinte na UFJF, 1985-1987 cx 05 doc 01 (cartazes) – 06; cx 06 doc 01-02 |
1961-1993
|
6 |
| 2013 002 GR Portarias PRORH | portarias da Pró-Reitoria de Recursos Humanos | 1961-1999 | 3 |
| 2014 001 GR revisada | tomada e prestação de contas
Registrado o nome do reitor a que se refere cada prestação de contas boletins, construção e reforma HU, João XXIII, Setor Tecnológico, Centro Olímpico, Fórum da Cultura, Fac. Comunicação, Laboratório de Zoologia, vias asfálticas, Reitoria, Economia, MAMM, Comunicação, Odontologia, Enfermagem eliminação de documentos |
1966-1995 | 10 |
| 2015 001 GR Boletins da Reitoria | Boletim da Reitoria | 1978 | 1 |
| 2015 002 GR Proades | dossiê do Proades e do Programa de Avaliação de Desempenho | 1989-2007 | 1 |
| 2016 001 GR revisada | Processos licitatórios de reforma; balancete orçamentário e patrimonial; compra e licença de software; convênios; patrimônio
convênios de estágio Processo de convênio |
1961-2007 | 11 |
| 2017 001 GR Convênios revisada | convênio de estágio, intercâmbio, gestão administrativa
002744/2010-19 Família da Professora e Escritora Cleonice Rainho projetos de estágio 009772/2009-15, Projeto de estágio Professora Maria Aparecida Steinherz Hippert |
1994-2014 | 57 |
| 2017 002 GR Arq Central e Sistema de Arquivos | criação do Sistema de Arquivos da UFJF e do Arquivo Central | 2009-2011 | 1 |
| 2017 003 GR Convênios Revisada | acordos, ajustes, contrato, convênio; estágio; cooperação técnica projeto de extensão; projetos; pesquisa
Centro ecumênico de documentação e Informação Escola Degraus de Ensino |
1992-2016 | 23 |
| 2018 001 GR revisada | Resoluções
planos de trabalho, relatórios de trabalho acordos e convênios, regimentos, estatutos, tomada e prestação de contas 23071.017995/93-18 Construção de anfiteatro p/ memorial Murilo Mendes modernização e reforma administrativa; planos e projetos de trabalho; relatórios de atividades; regimentos; construção e reforma; contas, balanços, orçamentos; ações trabalhistas; monitoria; bolsas, programas, sistemas, redes; contratos |
1961-2009 | 73 |
| 2019 001 GR Proex | projeto de extensão,
certificados, bolsas eventos projeto 3. Idade 1999 cx 03 doc 01; cx 04 doc 05; cx 07 doc 01, 13; cx 08 doc 06, 9; cx 10 doc 03, 08-13; cx 11 doc 03 1026/02 resgate do acervo da Escola de Enfermagem Hermantina Beraldo cx 24 doc 15 10642/03 3. Idade cx 25 doc 14 3784/03 Cine Theatro Central cx 25 doc 15 5908/04 prospecção e tratamento de acervos documentais de MG cx 29 doc 14 8271/04 memória da Rede Ferroviária cx 30 doc 12 4674/05 patrimônio cultural cx 32 doc 09 172/07 A memória da UFJF cx 37 doc 05 14662/08 Comunicação, memória e ação social cx 38 doc 16 2951/11 Amigos do Trem cx 42 doc 10 2886/11 Cidade e memória cx 43 doc 01 3106/12 História da UFJF cx 45 doc 13 2003/13 Cineclube cx 48 doc 16 9778/13 Cinema com Café cx 50 doc 09 3196/13 desaparecidos.com.br cx 50 doc 35 8236/14 Em cena: cinema e animação cx 53 doc 16 9310/14 patrimônio cultural cx 53 doc 17 2813/14 Memória ferroviária cx 53 doc 36 13997/14 Memória Zona da Mata cx 54 doc 24 13311/14 aula magna – nome de professores |
1995-2016 | 82 |
| 2019 002 GR (Caiçaras) | calendário acadêmico
inscrição em vagas remanescentes do vestibular transferência de cursos – nome de vários alunos criação e conversão de curso de graduação Tefé reformulação curricular disciplina: programa didático e ementa – nome de vários professores recurso vestibular- nome de vários inscritos regime disciplinar de aluno – nome/falsificação de documentos seleção monitoria projeto curso de pós-graduação bolsa de extensão normatização (regimentos, regulamentos, resoluções, regulamento acadêmico de graduação – RAG e de pós-graduação programa de extensão (professor pesquisador e visitante, bolsa PREVI) projeto Tefé Cidade Limpa, 1993 eventos de extensão cursos de extensão curso Colera morbus Tefé, 1991 Associação Ítalo-Brasileira cx 40 docs 4-6 Parteiras do Médio Solimões Documentação e Divulgação com a Terceira Idade 1993 cx 48 doc 21 Arqui-memória 1994 cx 49 doc 18 Terceira Idade cx 50 doc 14 Cemicro cx 52 doc 11 1995 projeto Asessoria Técnica a Acervos cx 62 doc 9 1998 prestação e tomada de contas convênios e contratos regimentos, regulamentos, estatutos estatutos da UFJF 1964 1979 1981 criação de cursos programa pesquisa ações judiciais compra exames de seleção processo disciplinar construção grupo de trabalho políticas, projetos e trabalhos Tefé cx 73 doc 03-04 1997 homenagem ao senador Ney Aminthas de Barros Braga prêmios reforma e restauração organização e financiamento desapropriação modernização relatório de atividades legislação convênios de estágio professores Mário Vicente Rizzo e Maria José Vieira |
1964-2019 | 105 |
| 2019 003 GR CPAD e Eliminação | ata de reunião, processo de eliminação de documentos | 2012-2018 | 1 |
| 2019 004 GR Denúncia de Professor | dossiê de denúncia de professor | 1967 | 1 |
| 2019 005 GR CFAP Cod.021 | abertura de concursos
recursos de concursos nome de professora aposentada Leopoldina Leonor Fagundes abertura e recursos de concursos |
1974-2012 | 81 |
| 2019 006 GR Ofícios | Ofícios de departamentos diversos administrativos e da Reitoria | 1963-2019 | 15 |
| 2019 007 GR Portarias Revisada | portarias da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas | 2000-2017 | 2 |
| 2019 008 GR Comissão da Verdade | documentos referentes ao período da ditadurasolicitações pertinentes a inquéritos
informações acerca de inquérito militar delegação de poderes baseada em ato institucional curso de formação de Opinião Pública regulamento referente ao exercício do poder disciplinar |
1964-1965 | 2 |
| 2020 005 GR Livros área meio | documentos oriundos do Arquivo Histórico que não possuíam registro de entrada no setor
As Guias de Recolhimento a seguir não foram finalizadas em 2020 devido à paralisação das atividades por conta da pandemia: 2020 001 GR 2020 002 GR 2020 003 GR 2020 004 GR Todas foram renumeradas e conferidas posteriormente. Por isso essa numeração não consta nas estantes. O ano de 2020 ficou apenas com a Guia 2020 005 GR |
1962-1985 | 6 |
| 2022 001 GR PROEX | processos da Pró-Reitoria de Extensão referentes a convênios | 1994-2018 | 67 |
| 2022 002 GR PROEX | processos da Pró-Reitoria de Extensão referentes a projetos, cursos e eventos de extensão | 2015-2018 | 41 |
| 2022 003 GR PROEX | processos da Pró-Reitoria de Extensão referentes a projetos, cursos e eventos de extensão | 2001-2018 | 93 |
| 2022 004 GR Diretoria de Imagem Institucional | acervo fotográfico da Diretoria de Imagem Institucional no período de gestão administrativa dos ex-reitores Margarida Salomão e Henrique Duque | 1966-2014 | 2 |
| 2022 005 GR Portarias | portarias não encadernadas oriundas da massa acumulada encontrada no galpão (fundos do Setor de Transporte) onde hoje funciona o Arquivo intermediário | 1961-2013 | 7 |
| 2022 006 GR FACED | material da FACED contendo programas de disciplinas dos cursos de Letras, Ciência Sociais; Geografia; História; Filosofia; Psicologia; Sociologia; Didática; Administração; Antropologia… | 1948-1984 | 1 |
| 2022 007 GR Curso pré-universitário popular | material separado por amostragem oriundo do Curso Pré-Universitário Popular da UFJF | 2009-2014 | 1 |
| 2022 008 GR Livros área fim | documentos oriundos do Arquivo Histórico que não possuíam registro de entrada no setor | 1944-1980 | 8 |
| 2023 001 GR CDARA | Escola de Enfermagem Hermantina Beraldo: visitas, programas, matrícula, comissões, avaliação, normatização, contratos e convênios, formatura, regimento, convênio com MEC, Tefé | 1947-1979 | 7 |
| 2023 002 GR mamm | documentos recolhidos do arquivo do Museu de Arte Murilo Mendes, provenientes do Gabinete da Reitoria – CONSU | 1961-2003 | 14 |
| 2023 003 GR Arq Intermediario | CIPA, cursos noturnos (Matemática, Física), CADIN, criação curso Administração, obras (Imprensa, Medicina), Instituto de Artes e Design, Faculdade de Farmácia e Bioquímica e de Direito, Cine Theatro Central, concurso, Departamento de Biologia, prestação de contas 76-77 | 1963-2016 | 7 |
| 2023 004 GR odonto livros | documentos acadêmicos da Escola de Farmácia e Odontologia de Juiz de Fora | 1915-1971 | 1 |
| 2023 005 GR ICB | ICBG: atas, relatórios, departamentos, plantas arquitetônicas; álbum de fotos dos formandos em Medicina (turmas 1960 e 1978); boletins da Reitoria; documentos da Faculdade de Medicina; resoluções CEPE; Estação Experimental de Biologia; jornais da UFJF | 153-1912 | 10 |
- Procedimentos
| Item | Passos | Descrição | Executor |
| 1 | Receber solicitação | A solicitação pode ser de usuários internos ou externos à instituição por meio de e-mails, e-SIC, telefone ou presencial. | TAE |
| 2 | Coletar informações | Coletar o máximo de informações sobre o documento solicitado tais como:
· setor de origem; · data do documento; · número do processo; · tipo documental… |
TAE |
| 3 | Orientar usuário | Esclarecer ao interessado que os documentos de caráter permanente não podem ser emprestados.
A consulta deve ser realizada nas dependências do Arquivo Central ou o documento será digitalizado e entregue uma cópia. Em geral as cópias são enviadas pela conta arqcentral.ufjf@gmail.com, pois a conta arqcentral@ufjf.br não possui o serviço de drive no Google.
* Se necessário, em uma cópia impressa, será registrada a autenticidade do documento.
** Os documentos de caráter permanente, assim como os livros da Biblioteca do Arquivo Central, não podem sair do prédio. As exceções são atendidas somente com pedido judicial ou ofício expedido pelo reitor da Universidade. Qualquer outra situação deverá ser debatida e autorizada, ou não, pelo Diretor e/ou Conselho Técnico- Administrativo do Arquivo Central. |
TAE |
| 4 | Localizar documento | Os documentos permanentes institucionais ainda não estão disponíveis em sistema. A busca é feita a partir das listagens de recolhimento que estão disponíveis no drive (Gmail) do Arquivo Central. (acessar
https://drive.google.com/drive/folders/ 1ru1b1J7Y4XQwy_aOAjVduIiZBLqJ77sA?usp=sharing) Localizar o documento em estante na Sala de Custódia – Primeiro Andar – a partir no número da guia e, em seguida, pelo número da caixa (ver MOD AC – 01 – Guia de Recolhimento ). |
TAE |
| 5 | Consultar documento | A consulta deve ser presencial, dentro das dependências do Arquivo Central.
Caso não haja possibilidade da consulta presencial, o documento será digitalizado e encaminhado ao solicitante (ir para o Passo 6). |
Solicitante |
| 6 | Digitalizar e enviar os documentos | Digitalizar e encaminhar o documento via nuvem ou e-mail. Ver POP AC – 06 – Digitalização de Processos e Documentos.
Não enviar cópias até que o MOD AC – 06 – Termo de Responsabilidade pelo Uso e Reprodução de Dados e Informações Pessoais esteja assinado |
TAE |
| 7 | Finalizar atendimento | Registrar o atendimento de forma sucinta para estatística anual. Ver MOD AC – 10 – Controle de Movimentação de Documentos das Salas de Custódia. | TAE |
- Referência
CONSELHO SUPERIOR (Universidade Federal de Juiz de Fora). Resolução nº 54, de 27 de março de 2017. Aprova regras para flexibilização da jornada de trabalho dos servidores técnico-administrativos em educação da Universidade Federal de Juiz de Fora. Juiz de Fora: Universidade Federal de Juiz de Fora, 2017. Disponível em: https://www2.ufjf.br/consu//files/2016/02/Resolu%c3%a7%c3%a3o-54.2016-CONSU_Flexibiliza%c3%a7%c3%a3o-da-Jornada-de-Trabalho.pdf. Acesso em: 3 jun. 2021.
- Recomendações
– Não realizar empréstimos de documentos permanentes.
– Não deverá ser permitido acesso à Sala de Consulta portando bolsas, mochilas, garrafas d´água ou alimentação;
– Orientar e disciplinar os consulentes e trabalhadores do setor em caso de conversa desnecessária no local;.
– Orientar o usuário a fazer pesquisas rápidas, no campo existente para isso, na página inicial do site. Todos os textos que estão em Hypertext Markup Language (HTML) poderão ser acessados por esse tipo de pesquisa;
– O Arquivo Central ainda possui algumas cópias digitais de origens diversas:
| Arquivo Central na mídia | cópia de textos publicados |
| fotos avulsas do acervo e do trabalho do Arquivo Central | postagens Instagram |
| Biblioteca do AC | |
| Coleção Galba Di Mambro | cópia integral |
| Coleção Miscelânea | |
| fundo UFJF | |
| fundos não sob a guarda do AC | fundo André Rebouças (cópia integral);
fundo Câmara de São João del Rei (cópia integral); fundo Sociedade de Medicina e Cirurgia de Juiz de fora (cópia integral) |
| fundos sob guarda do AC | fundo Albino Esteves; fundo Serviço de Educação Popular (SEP); fundo Filippe Coury Jabour; fundo Odilon Braga – alguns documentos |
| livros | Registro de Casamentos do Distrito de Água Limpa/Coronel Pacheco de 1982;
Boletim do Ministério do Trabalho, Indústria e Comércio de 1954 |
| periódicos | revista de literatura Aboio;
páginas dos jornais O Proletário, Folha do Povo, O Pharol e Última Hora |
| recortes de jornais | 1964 a 1968; 1971; 1982; 1983 |
– Se necessário, orientar o usuário de que a UFJF disponibiliza canais oficiais para recebimento de reclamações, denúncias, solicitações, sugestões e elogios.
canal para protocolar manifestações: plataforma FALABR (https://falabr.cgu.gov.br/)
e-mails institucionais:
Ouvidoria Geral (interlocução com as comunidades interna e externa à UFJF – (32) 2102-3380, ouvidoria@ufjf.br
Ouvidoria Especializada (responsável por acolher demandas pertinentes à política de ações afirmativas) – ouvidoriaespecializada.diaaf@ufjf.br;
– Para liberar espaço no Google Drive, usar a ajuda do próprio aplicativo e a opção de digitar em “Pesquisar no drive” o comando is:unorganized owner:me para localizar arquivos ocultos e descartá-los. Extrato de e-mail do CGCO enviado em 13.01.2023:
Em 2020, a UFJF passou a utilizar o Google como plataforma tecnológica de apoio às atividades acadêmicas e administrativas. Com isso, foi possível oferecer novos serviços, como e-mail para os discentes e armazenamento em nuvem.
Inicialmente, não existiam restrições de armazenamento para o uso de tais serviços. Entretanto, uma mudança na política de uso do Google (https://support.google.com/a/answer/10403871?hl=pt-BR) limitou o armazenamento disponível. Com isso, será necessária a implementação de cotas individuais de armazenamento. Serão atribuídas cotas a todos(as) os(as) usuários(as) do serviço, conforme definido pela Resolução 01/2023 do Comitê de Governança Digital da UFJF (https://www2.ufjf.br/cgco/wp-content/uploads/sites/9/2023/01/SEI_UFJF-1109050-LEGISLACAO-03_-Resolucao.pdf). A atribuição das cotas considerou a capacidade atual de armazenamento e o perfil geral de consumo dos serviços.
Após a implementação da cota, em 01/02/2023, o(a) usuário(a) com consumo acima do limite estabelecido terá acesso ao drive apenas para download de arquivos e envio e recebimento de e-mails sem anexo. Ficará impedido(a) de gravar novos arquivos e editar os existentes.
Para se adequar aos novos limites, recomenda-se analisar o consumo atual e excluir arquivos desnecessários. Para isso, podem ser seguidas as seguintes etapas (necessário estar autenticado na conta da UFJF):
- Confirmar a quantidade de armazenamento que utiliza, acessando https://drive.google.com/settings/storage;
- Analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários.
| QUADRO DE REVISÃO | |||
| DATA | RESPONSÁVEL | NÚMERO DO ITEM (MODIFICADO/ADICIONADO/ EXCLUÍDO) | MODIFICAÇÃO REALIZADA |
| [nome do TAE que realizou a revisão/modificação do POP] | |||