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POP AC – 03 – Atendimento das consultas ao acervo permanente da UFJF

 

  1. Definição da atividade

Atendimento aos consulentes para acesso ao acervo institucional da UFJF sob a guarda do Arquivo Central.

 

  1. Abrangência e execução

Todos os trabalhadores do setor (prédio da avenida Rio Branco, 3460) integrantes do Plano de Flexibilização da Jornada TAE.

 

  1. Objetivos

Providenciar o acesso ao material objeto de consulta.

 

  1. Material utilizado

Até que possamos inserir os dados em um sistema, localizar os documentos solicitados a partir das Guias de Recolhimento  de Documentos,

 

Resumo das guias de recolhimento – 29.07.2023

Nome do arquivo Assuntos/documentos Datas limite Número de páginas
2004 Projetos de Iniciação Científica projetos de iniciação científica

 

1997-2001 2
2010 001 GR ofícios ofícios da Reitoria 1961-1993 2
2010 002 GR ofícios ofícios da Reitoria 1994-2002 2
2010 003 GR Boletins da Reitoria telegramas e Boletins da Reitoria 1961-2009 2
2013 001A GR Livros Diário e Doação do Terreno UFJF Livros Diário do Sistema Financeiro e Patrimonial e processo de Doação do Terreno do Campus à UFJF 1962-1986 2
2013 001B GR Revisada regimento, currículo, convênio, alunos estrangeiros, comissões e conselhos, regulamentação do ensino superior

estatutos, regulamentos; constituinte

8457/79 alteração do estatuto da Associação dos Servidores da UFJF cx 03 doc 07

dossiê projeto Constituinte na UFJF, 1985-1987 cx 05 doc 01 (cartazes) – 06; cx 06 doc 01-02

1961-1993

 

6
2013 002 GR Portarias PRORH portarias da Pró-Reitoria de Recursos Humanos 1961-1999 3
2014 001 GR revisada tomada e prestação de contas

Registrado o nome do reitor a que se refere cada prestação de contas

boletins, construção e reforma HU, João XXIII, Setor Tecnológico, Centro Olímpico, Fórum da Cultura, Fac. Comunicação, Laboratório de Zoologia, vias asfálticas, Reitoria, Economia, MAMM, Comunicação, Odontologia, Enfermagem

eliminação de documentos

1966-1995 10
2015 001 GR Boletins da Reitoria Boletim da Reitoria 1978 1
2015 002 GR Proades dossiê do Proades e do Programa de Avaliação de Desempenho 1989-2007 1
2016 001 GR revisada Processos licitatórios de reforma; balancete orçamentário e patrimonial; compra e licença de software; convênios; patrimônio

convênios de estágio

Processo de convênio

1961-2007 11
2017 001 GR Convênios revisada convênio de estágio, intercâmbio, gestão administrativa

002744/2010-19 Família da Professora e Escritora Cleonice Rainho

projetos de estágio

009772/2009-15, Projeto de estágio

Professora Maria Aparecida Steinherz Hippert

1994-2014 57
2017 002 GR Arq Central e Sistema de Arquivos criação do Sistema de Arquivos da UFJF e do Arquivo Central 2009-2011 1
2017 003 GR Convênios Revisada acordos, ajustes, contrato, convênio; estágio; cooperação técnica projeto de extensão; projetos; pesquisa

Centro ecumênico de documentação e Informação

Escola Degraus de Ensino

1992-2016 23
2018 001 GR revisada Resoluções

planos de trabalho, relatórios de trabalho

acordos e convênios,

regimentos, estatutos, tomada e prestação de contas

23071.017995/93-18

Construção de anfiteatro p/

memorial Murilo Mendes

modernização e reforma administrativa; planos e projetos de trabalho; relatórios de atividades; regimentos; construção e reforma; contas, balanços, orçamentos; ações trabalhistas; monitoria; bolsas, programas, sistemas, redes; contratos

1961-2009 73
2019 001 GR Proex projeto de extensão,

certificados,

bolsas

eventos

projeto 3. Idade 1999 cx 03 doc 01; cx 04 doc 05; cx 07 doc 01, 13; cx 08 doc 06, 9; cx 10 doc 03, 08-13; cx 11 doc 03

1026/02 resgate do acervo da Escola de Enfermagem Hermantina Beraldo cx 24 doc 15

10642/03 3. Idade cx 25 doc 14

3784/03 Cine Theatro Central cx 25 doc 15

5908/04 prospecção e tratamento de acervos documentais de MG cx 29 doc 14

8271/04 memória da Rede Ferroviária cx 30 doc 12

4674/05 patrimônio cultural cx 32 doc 09

172/07 A memória da UFJF cx 37 doc 05

14662/08 Comunicação, memória e ação social cx 38 doc 16

2951/11 Amigos do Trem cx 42 doc 10

2886/11 Cidade e memória cx 43 doc 01

3106/12 História da UFJF cx 45 doc 13

2003/13 Cineclube cx 48 doc 16

9778/13 Cinema com Café cx 50 doc 09

3196/13 desaparecidos.com.br cx 50 doc 35

8236/14 Em cena: cinema e animação cx 53 doc 16

9310/14 patrimônio cultural cx 53 doc 17

2813/14 Memória ferroviária cx 53 doc 36

13997/14 Memória Zona da Mata cx 54 doc 24

13311/14 aula magna – nome de  professores

1995-2016 82
2019 002 GR (Caiçaras) calendário acadêmico

inscrição em vagas remanescentes do vestibular

transferência de cursos – nome de vários alunos

criação e conversão de curso de graduação

Tefé

reformulação curricular

disciplina: programa didático e ementa – nome de vários professores

recurso vestibular- nome de vários inscritos

regime disciplinar de aluno – nome/falsificação de documentos

seleção monitoria

projeto curso de pós-graduação

bolsa de extensão

normatização (regimentos, regulamentos, resoluções, regulamento acadêmico de graduação – RAG e de pós-graduação

programa de extensão (professor pesquisador e visitante, bolsa PREVI)

projeto Tefé Cidade Limpa, 1993

eventos de extensão

cursos de extensão

curso Colera morbus Tefé,  1991

Associação Ítalo-Brasileira cx 40 docs 4-6

Parteiras do Médio Solimões

Documentação e Divulgação com a Terceira Idade 1993 cx 48 doc 21

Arqui-memória 1994 cx 49 doc 18

Terceira Idade cx 50 doc 14

Cemicro cx 52 doc 11 1995

projeto Asessoria Técnica a Acervos cx 62 doc 9 1998

prestação e tomada de contas

convênios e contratos

regimentos, regulamentos, estatutos

estatutos da UFJF 1964 1979 1981

criação de cursos

programa pesquisa ações judiciais

compra

exames de seleção

processo disciplinar

construção

grupo de trabalho

políticas, projetos e trabalhos

Tefé cx 73 doc 03-04 1997

homenagem ao senador Ney Aminthas de Barros Braga

prêmios

reforma e restauração

organização e financiamento

desapropriação

modernização

relatório de atividades

legislação

convênios de estágio

professores Mário Vicente Rizzo e Maria José Vieira

1964-2019 105
2019 003 GR CPAD e Eliminação ata de reunião, processo de eliminação de documentos 2012-2018 1
2019 004 GR Denúncia de Professor dossiê de denúncia de professor 1967 1
2019 005 GR CFAP Cod.021 abertura de concursos

recursos de concursos

nome de professora aposentada Leopoldina Leonor Fagundes abertura e recursos de concursos

1974-2012 81
2019 006 GR Ofícios Ofícios de departamentos diversos administrativos e da Reitoria 1963-2019 15
2019 007 GR Portarias Revisada portarias da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas 2000-2017 2
2019 008 GR Comissão da Verdade documentos referentes ao período da ditadurasolicitações pertinentes a inquéritos

informações acerca de inquérito militar

delegação de poderes baseada em ato institucional

curso de formação de Opinião Pública

regulamento referente ao exercício do poder disciplinar

1964-1965 2
2020 005 GR Livros área meio documentos oriundos do Arquivo Histórico que não possuíam registro de entrada no setor

 

As Guias de Recolhimento a seguir não foram finalizadas em 2020 devido à paralisação das atividades por conta da pandemia:

2020 001 GR

2020 002 GR

2020 003 GR

2020 004 GR

Todas foram renumeradas e conferidas posteriormente. Por isso essa numeração não consta nas estantes. O ano de 2020 ficou apenas com a Guia 2020 005 GR

1962-1985 6
2022 001 GR PROEX processos da Pró-Reitoria de Extensão referentes a convênios 1994-2018 67
2022 002 GR PROEX processos da Pró-Reitoria de Extensão referentes a projetos, cursos e eventos de extensão 2015-2018 41
2022 003 GR PROEX processos da Pró-Reitoria de Extensão referentes a projetos, cursos e eventos de extensão 2001-2018 93
2022 004 GR Diretoria de Imagem Institucional acervo fotográfico da Diretoria de Imagem Institucional no período de gestão administrativa dos ex-reitores Margarida Salomão e Henrique Duque 1966-2014 2
2022 005 GR Portarias portarias não encadernadas oriundas da massa acumulada encontrada no galpão (fundos do Setor de Transporte) onde hoje funciona o Arquivo intermediário 1961-2013 7
2022 006 GR FACED material da FACED contendo programas de disciplinas dos cursos de Letras, Ciência Sociais; Geografia; História; Filosofia; Psicologia; Sociologia; Didática; Administração; Antropologia… 1948-1984 1
2022 007 GR Curso pré-universitário popular material separado por amostragem oriundo do Curso Pré-Universitário Popular da UFJF 2009-2014 1
2022 008 GR Livros área fim documentos oriundos do Arquivo Histórico que não possuíam registro de entrada no setor 1944-1980 8
2023 001 GR CDARA Escola de Enfermagem Hermantina Beraldo: visitas, programas, matrícula, comissões, avaliação, normatização, contratos e convênios, formatura, regimento, convênio com MEC, Tefé 1947-1979 7
2023 002 GR mamm documentos recolhidos do arquivo do Museu de Arte Murilo Mendes, provenientes do Gabinete da Reitoria – CONSU 1961-2003 14
2023 003 GR Arq Intermediario CIPA, cursos noturnos (Matemática, Física), CADIN, criação curso Administração, obras (Imprensa, Medicina), Instituto de Artes e Design, Faculdade de Farmácia e Bioquímica e de Direito, Cine Theatro Central, concurso, Departamento de Biologia, prestação de contas 76-77 1963-2016 7
2023 004 GR odonto livros documentos acadêmicos da Escola de Farmácia e Odontologia de Juiz de Fora 1915-1971 1
2023 005 GR ICB ICBG: atas, relatórios, departamentos, plantas arquitetônicas; álbum de fotos dos formandos em Medicina (turmas 1960 e 1978); boletins da Reitoria; documentos da Faculdade de Medicina; resoluções CEPE; Estação Experimental de Biologia; jornais da UFJF 153-1912 10
  1. Procedimentos

 

Item Passos Descrição Executor
1 Receber solicitação A solicitação pode ser de usuários internos ou externos à instituição por meio de e-mails, e-SIC, telefone ou presencial. TAE
2 Coletar informações Coletar o máximo de informações sobre o documento solicitado tais como:

·                    setor de origem;

·                    data do documento;

·                    número do processo;

·                    tipo documental…

TAE
3 Orientar usuário Esclarecer ao interessado que os documentos de caráter permanente não podem ser emprestados.

A consulta deve ser realizada nas dependências do Arquivo Central ou o documento será digitalizado e entregue uma cópia.

Em geral as cópias são enviadas pela conta arqcentral.ufjf@gmail.com, pois a conta arqcentral@ufjf.br não possui o serviço de drive no Google.

 

* Se necessário, em uma cópia impressa, será registrada a autenticidade do documento.

 

** Os documentos de caráter permanente, assim como os livros da Biblioteca do Arquivo Central, não podem sair do prédio. As exceções são atendidas somente com pedido judicial ou ofício expedido pelo reitor da Universidade. Qualquer outra situação deverá ser debatida e autorizada, ou não, pelo Diretor e/ou Conselho Técnico- Administrativo do Arquivo Central.

TAE
4 Localizar documento Os documentos permanentes institucionais ainda não estão disponíveis em sistema. A busca é feita a partir das listagens de recolhimento que estão disponíveis no drive (Gmail) do Arquivo Central. (acessar

https://drive.google.com/drive/folders/ 1ru1b1J7Y4XQwy_aOAjVduIiZBLqJ77sA?usp=sharing)

Localizar o documento em estante na Sala de Custódia – Primeiro Andar – a partir no número da guia e, em seguida, pelo número da caixa (ver MOD AC – 01 – Guia de Recolhimento ).

TAE
5 Consultar  documento A consulta deve ser presencial, dentro das dependências do Arquivo Central.

 

Caso não haja possibilidade da consulta presencial, o documento será digitalizado e encaminhado ao solicitante (ir para o Passo 6).

Solicitante
6 Digitalizar e enviar os documentos Digitalizar e encaminhar o documento via nuvem ou e-mail. Ver POP AC – 06 – Digitalização de  Processos e Documentos.

Não enviar cópias até que o MOD AC – 06 – Termo de Responsabilidade pelo Uso e Reprodução de Dados e Informações Pessoais  esteja assinado

TAE
7 Finalizar atendimento Registrar o atendimento de forma sucinta para estatística anual. Ver MOD AC – 10 – Controle de Movimentação de Documentos das Salas de Custódia. TAE

 

  1. Referência

CONSELHO SUPERIOR (Universidade Federal de Juiz de Fora). Resolução nº 54, de 27 de março de 2017. Aprova regras para flexibilização da jornada de trabalho dos servidores técnico-administrativos em educação da Universidade Federal de Juiz de Fora. Juiz de Fora: Universidade Federal de Juiz de Fora, 2017. Disponível em: https://www2.ufjf.br/consu//files/2016/02/Resolu%c3%a7%c3%a3o-54.2016-CONSU_Flexibiliza%c3%a7%c3%a3o-da-Jornada-de-Trabalho.pdf. Acesso em: 3 jun. 2021.

 

  1. Recomendações

– Não realizar empréstimos de documentos permanentes.

– Não deverá ser permitido acesso à Sala de Consulta portando bolsas, mochilas, garrafas d´água ou alimentação;

– Orientar e disciplinar os consulentes e trabalhadores do setor em caso de conversa desnecessária no local;.

– Orientar o usuário a fazer pesquisas rápidas, no campo existente para isso, na página inicial do site. Todos os textos que estão em Hypertext Markup Language (HTML) poderão ser acessados por esse tipo de pesquisa;

– O Arquivo Central ainda possui algumas cópias digitais de origens diversas:

Arquivo Central na mídia cópia de textos publicados
fotos avulsas do acervo e do trabalho do Arquivo Central postagens Instagram
Biblioteca do AC
Coleção Galba Di Mambro cópia integral
Coleção Miscelânea
fundo UFJF
fundos não sob a guarda do AC fundo  André Rebouças (cópia integral);

fundo Câmara de São João del Rei (cópia integral);

fundo Sociedade de Medicina e Cirurgia de Juiz de fora (cópia integral)

fundos sob guarda do AC fundo Albino Esteves; fundo Serviço de Educação Popular (SEP); fundo Filippe Coury Jabour; fundo Odilon Braga – alguns documentos
livros Registro de Casamentos do Distrito de Água Limpa/Coronel Pacheco de 1982;

Boletim do Ministério do Trabalho, Indústria e Comércio de 1954

periódicos revista de literatura Aboio;

páginas dos  jornais O Proletário, Folha do Povo, O Pharol e Última Hora

recortes de jornais 1964 a 1968; 1971; 1982; 1983

 –  Se necessário, orientar o usuário de que a UFJF disponibiliza canais oficiais para recebimento de reclamações, denúncias, solicitações, sugestões e elogios.

canal para protocolar manifestações: plataforma FALABR (https://falabr.cgu.gov.br/)
e-mails institucionais:
Ouvidoria Geral (interlocução com as comunidades interna e externa à UFJF – (32) 2102-3380, ouvidoria@ufjf.br

Ouvidoria Especializada (responsável por acolher demandas pertinentes à política de ações afirmativas) – ouvidoriaespecializada.diaaf@ufjf.br;

– Para liberar espaço no Google Drive, usar a ajuda do próprio aplicativo e a opção de digitar em “Pesquisar no drive” o comando is:unorganized owner:me para localizar arquivos ocultos e descartá-los. Extrato de e-mail do CGCO enviado em 13.01.2023:

Em 2020, a UFJF passou a utilizar o Google como plataforma tecnológica de apoio às atividades acadêmicas e administrativas. Com isso, foi possível oferecer novos serviços, como e-mail para os discentes e armazenamento em nuvem.

Inicialmente, não existiam restrições de armazenamento para o uso de tais serviços. Entretanto, uma mudança na política de uso do Google (https://support.google.com/a/answer/10403871?hl=pt-BR) limitou o armazenamento disponível. Com isso, será necessária a implementação de cotas individuais de armazenamento. Serão atribuídas cotas a todos(as) os(as) usuários(as) do serviço, conforme definido pela Resolução 01/2023 do Comitê de Governança Digital da UFJF (https://www2.ufjf.br/cgco/wp-content/uploads/sites/9/2023/01/SEI_UFJF-1109050-LEGISLACAO-03_-Resolucao.pdf). A atribuição das cotas considerou a capacidade atual de armazenamento e o perfil geral de consumo dos serviços.

Após a implementação da cota, em 01/02/2023, o(a) usuário(a) com consumo acima do limite estabelecido terá acesso ao drive apenas para download de arquivos e envio e recebimento de e-mails sem anexo. Ficará impedido(a) de gravar novos arquivos e editar os existentes.

Para se adequar aos novos limites, recomenda-se analisar o consumo atual e excluir arquivos desnecessários. Para isso, podem ser seguidas as seguintes etapas (necessário estar autenticado na conta da UFJF):

  1. Confirmar a quantidade de armazenamento que utiliza, acessando https://drive.google.com/settings/storage;
  2. Analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários.

 

 

QUADRO DE REVISÃO
DATA RESPONSÁVEL  NÚMERO DO ITEM (MODIFICADO/ADICIONADO/ EXCLUÍDO) MODIFICAÇÃO REALIZADA
[nome do TAE que realizou a revisão/modificação do POP]