Criar cópias legíveis, seguras e de valor probatório de documentos depositados nos Arquivo Central da UFJF;

Contribuir para a preservação do acervo.

1 – Antes de iniciar o trabalho de digitalização, verificar se já existe cópia pronta no computador de atendimento ou no disco externo que sempre está ligado nesse computador. Verificar as pastas Séries do Fórum Benjamin Colucci e Acervos Diversos e Aleatórios (Fundosdocsalea23022026);

2 – Usar luvas, máscara e óculos para manusear os documentos;

3 – Não tentar retirar clipes, fita adesiva ou insetos e não tentar desamassar o papel;

4 – Anotar a lápis, na Requisição de Digitalização de Documentos (https://www2.ufjf.br/arquivocentral/orientacoes-tecnicas/modelos-de-documentos/), o nome de quem estiver digitalizando o documento;

5 – Respeitar o Padrão para Criar os Nomes das Imagens Digitalizadas (https://www2.ufjf.br/arquivocentral/2023/01/30/man-ac-01-padrao-para-criar-os-nomes-das-imagens-digitalizadas/);

– os nomes precisam ser padronizados para haver verificação de existência de arquivo digital e facilidade na localização do documento;

– o nome de todos os documentos digitais deve seguir este manual, mesmo que não seja feita uma sinalética para o arquivo digital;

6 – Guardar as imagens criadas em uma pasta com o mesmo nome do PDF;

7 – Usar o aplicativo Convertio para criar a sinalética em formato JPG;  o modelo de sinalética está nos desktop do computador usado com o escâner Czur;

8 – Usar o aplicativo do Czur para criar o PDF. No menu /á direita, escolher “Importar pasta” e acessar o menu, à esquerda, e escolher a opção “PDF”

9 – Experimentar usar a opção “Espessura” para melhorar a imagem a ser criada;

10 – Para evitar de o aplicativo criar mais de uma pista para o trabalho feito em dias diferentes, no menu à direita, escolher “Importar pasta” e continuar a digitalização;

11 – Criar a imagem de apenas uma página por vez. Atenção ao reordenamento dos “cadernos” dos processos do Fórum Benjamin Colucci;

12 – Para conforto do leitor, rotacionar a página ou a imagem para que a leitura seja feita na horizontal;

13 – Ao retirar um documento de uma caixa, deixá-la um pouco à frente das outras, na estante,  para visualização rápida de quem for guardar o documento;

14 – Não deixar documentos atrás da página que será digitalizada. Isso pode “poluir”   a imagem . Inserir um papel preto entre uma folha e outra, se necessário.

Aplicativo para tornar um PDF pesquisável:

NAPS – <https://www2.ufjf.br/arquivocentral/2021/06/19/uso-do-naps2-software-para-escanear-e-criar-documentos-pesquisaveis>

Endereço para baixar programa que trabalha com imagem e com PDFs:

SmallPDF – <https://smallpdf.com/pt/comprimir-pdf>.

Endereço para baixar programa que recupera arquivos deletados/perdidos no disco:

RecoverIt – <https://accounts.wondershare.com.br/web/login-3rd-new?oauth_id=114320940297751573432&platform_id=6&oauth_name=MARCELIA%20GUIMARAES%20PAIVA&oauth_email=marcelia.guimaraes%40ufjf.br&avatar=https%3A%2F%2Flh3.googleusercontent.com%2Fa%2FACg8ocL1_kTx9pkxZl5zouEbWa6bpyIuGRcilp7nYywHX8cQmGNGrw%3Ds96-c&unionid=&saml_idp_type=0&_gl=1%2artd3an%2a_ga%2aNDUyMDk3MzYyLjE3NTY4NjUxMTc.%2a_ga_24WTSJBD5B%2aczE3NjIzOTMwOTEkbzMkZzAkdDE3NjIzOTMwOTQkajYwJGwwJGg5NjU3MzkwNDU.%2a_gcl_au%2aNDE4NjUxMTQzLjE3NjIzOTMwOTU.&gaid=452097362.1756865117&onetap_page_address=https%3A%2F%2Frecoverit.wondershare.com.br%2Fdata-recovery.html&onetap_page_from=website&pid=4143&redirect_uri=https%3A%2F%2Frecoverit.wondershare.com.br%2Fdata-recovery.html%3Fsource%3D8&site=recoverit.wondershare.com.br&source=8&tap_version=v2&verify=no&entry_account=true>

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Recomendacoes_digitalizacao_completa.pdf.

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto no. 10.278/2020. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Diretrizes_digitalizacao__2021.pdf.

BRASIL. Decreto no. 10.278, de 18 de março de 2020. Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Brasília, DF: Presidência da República, 2020. Disponível em: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105.