POP AC – 03 – Atendimento das consultas ao acervo permanente da UFJF

1. Definição da atividade

Atendimento aos consulentes para acesso ao acervo institucional da UFJF sob a guarda do Arquivo Central.

2. Abrangência e execução

Todos os trabalhadores do setor (prédio da avenida Rio Branco, 3460) integrantes do Plano de Flexibilização da Jornada TAE.

3. Objetivos

Providenciar o acesso ao material objeto de consulta.

4. Material utilizado

Até que possamos inserir os dados em um sistema, localizar os documentos solicitados a partir das Guias de Recolhimento  de Documentos.

5. Procedimentos

6. Referência

CONSELHO SUPERIOR (Universidade Federal de Juiz de Fora). Resolução nº 54, de 27 de março de 2017. Aprova regras para flexibilização da jornada de trabalho dos servidores técnico-administrativos em educação da Universidade Federal de Juiz de Fora. Juiz de Fora: Universidade Federal de Juiz de Fora, 2017. Disponível em: https://www2.ufjf.br/consu//files/2016/02/Resolu%c3%a7%c3%a3o-54.2016-CONSU_Flexibiliza%c3%a7%c3%a3o-da-Jornada-de-Trabalho.pdf.

7. Recomendações

– Não realizar empréstimos de documentos permanentes.

– Não deverá ser permitido acesso à Sala de Consulta portando bolsas, mochilas, garrafas d´água ou alimentação;

– Orientar e disciplinar os consulentes e trabalhadores do setor em caso de conversa desnecessária no local;.

– Orientar o usuário a fazer pesquisas rápidas, no campo existente para isso, na página inicial do site. Todos os textos que estão em Hypertext Markup Language (HTML) poderão ser acessados por esse tipo de pesquisa;

– O Arquivo Central ainda possui algumas cópias digitais de origens diversas:

Gravado: G – sala gelada; I – HD interno; E – HD externo; pdfc – pdf compactado

 –  Se necessário, orientar o usuário de que a UFJF disponibiliza canais oficiais para recebimento de reclamações, denúncias, solicitações, sugestões e elogios.

canal para protocolar manifestações: plataforma FALABR (https://falabr.cgu.gov.br/)
e-mails institucionais:
Ouvidoria Geral (interlocução com as comunidades interna e externa à UFJF – (32) 2102-3380, ouvidoria@ufjf.br

Ouvidoria Especializada (responsável por acolher demandas pertinentes à política de ações afirmativas) – ouvidoriaespecializada.diaaf@ufjf.br;

– Para liberar espaço no Google Drive, usar a ajuda do próprio aplicativo e a opção de digitar em “Pesquisar no drive” o comando is:unorganized owner:me para localizar arquivos ocultos e descartá-los. Extrato de e-mail do CGCO enviado em 13.01.2023:

Em 2020, a UFJF passou a utilizar o Google como plataforma tecnológica de apoio às atividades acadêmicas e administrativas. Com isso, foi possível oferecer novos serviços, como e-mail para os discentes e armazenamento em nuvem.

Inicialmente, não existiam restrições de armazenamento para o uso de tais serviços. Entretanto, uma mudança na política de uso do Google (https://support.google.com/a/answer/10403871?hl=pt-BR) limitou o armazenamento disponível. Com isso, será necessária a implementação de cotas individuais de armazenamento. Serão atribuídas cotas a todos(as) os(as) usuários(as) do serviço, conforme definido pela Resolução 01/2023 do Comitê de Governança Digital da UFJF (https://www2.ufjf.br/cgco/wp-content/uploads/sites/9/2023/01/SEI_UFJF-1109050-LEGISLACAO-03_-Resolucao.pdf). A atribuição das cotas considerou a capacidade atual de armazenamento e o perfil geral de consumo dos serviços.

Após a implementação da cota, em 01/02/2023, o(a) usuário(a) com consumo acima do limite estabelecido terá acesso ao drive apenas para download de arquivos e envio e recebimento de e-mails sem anexo. Ficará impedido(a) de gravar novos arquivos e editar os existentes.

Para se adequar aos novos limites, recomenda-se analisar o consumo atual e excluir arquivos desnecessários. Para isso, podem ser seguidas as seguintes etapas (necessário estar autenticado na conta da UFJF):

1. Confirmar a quantidade de armazenamento que utiliza, acessando https://drive.google.com/settings/storage;
2. Analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários.