Reconhecer o trabalho organizacional, estabilizar o que é bem feito e aprimorar o que pode ser realizado de modo mais simples, seguro, eficiente e transparente: este é o objetivo do projeto Mapeamento e Otimização de Processos (MOP), que desde o dia 6 de março vem sendo implantado na Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progepe) da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), a primeira unidade administrativa a se beneficiar com a iniciativa, que se estenderá às demais de maneira sistêmica.

“Para organizar este trabalho, a Progepe liderou um esforço que envolve o que a Universidade tem de melhor: por um lado, várias unidades acadêmicas que estão estudando, pesquisando, desenvolvendo, produzindo e levando conhecimento para a sociedade e, por outro, técnicos absolutamente qualificados, preparados, em condições de propor boas soluções e avanços”, afirmou o reitor da UFJF, Marcus David, no dia do lançamento do projeto, quando esteve acompanhado da vice-reitora, Girlene Alves, e de membros do Comitê Gestor do MOP.

Comitê Gestor

O Comitê é formado pela pró-reitora de Gestão de Pessoas, Kátia Castro, por integrantes da Secretaria e das Coordenações da Progepe, por membros do Escritório de Mapeamento de Projetos da UFJF, e pelos professores do Departamento de Ciências Administrativas da Faculdade de Administração e Ciências Contábeis (Facc), Lívia Almada, Virgílio Oliveira e Victor Cláudio Paradela.

Para Kátia, o trabalho visa “a melhoria dos processos de trabalho, na sua racionalização e, consequentemente, na sua otimização. Implica numa maior agilidade para se capacitar um novo servidor, uma vez que o processo estará todo mapeado. Além de proporcionar mais agilidade para aqueles que necessitam do serviço, os processos mapeados e adequados proporcionarão um maior prazer para o servidor que o realiza, porque o trabalho não pode só ser sinônimo de sacrifício; tem que fazer sentido, para que o servidor possa ter prazer em fazê-lo e realizá-lo da melhor forma possível”.

A pró-reitora explica que, dentre as inúmeras atribuições do Comitê Gestor, cabe a ele receber a descrição de tudo o que é feito nos setores da Progepe; identificar os pontos de convergência e as lacunas entre as atividades, além das interseções entre os setores da Pró-reitoria. O Comitê também tem a função de propor melhorias; redesenhar os processos; validar os processos redesenhados; publicizar os novos procedimentos; e acompanhar a implementação das melhorias.

Já a professora da Facc Lívia Almada argumenta que a posição estratégica da Progepe contribui para que ela lidere o projeto, que será estendido aos demais setores da Universidade ao longo dos próximos dois anos. “Com a institucionalização do Escritório de Processos, a ideia é que toda a Universidade tenha seus processos mapeados. A Progepe, sendo uma das maiores pró-reitorias, vai encabeçar isso enquanto projeto macro; o Escritório de Processos disse que o trabalho vai ser pioneiro, devido ao tamanho da Pró-reitoria. Eles já iniciaram mapeamentos isolados, mas não de uma pró-reitoria inteira.”

A coordenadora de Saúde, Segurança e Bem-Estar da Progepe, Renata Faria, acrescenta: “Esse desenho permite, no relacionamento com outros setores, saber o que eu preciso do outro, o que depende de mim, para que esse fluxo de trabalho aconteça da melhor forma possível. Então eu entendo que é algo fundamental, ainda mais vindo da Faculdade de Administração, que tem todo o conhecimento técnico para poder nos apoiar neste sentido, para ajudar a apontar quais são os nós, onde podemos melhorar, para evitarmos retrabalho. Fico muito esperançosa”.  

Universidade é maior do que 69,1% dos municípios brasileiros

Atualmente, a UFJF apresenta-se como uma organização complexa, que lida com demandas de mais de 20.000 alunos, além da vida funcional de mais de 3.000 servidores ativos, podendo ser comparada a um município de cerca de 23 mil habitantes. Se a Universidade fosse mesmo uma cidade, ela seria maior do que 69,1% dos centros urbanos brasileiros, que possuem menos habitantes do que o número de pessoas que estudam e trabalham no campus.

Otimista, Marcus David acredita no MOP como um alicerce para o bom relacionamento entre a Universidade e seus agentes, a começar pela Progepe. “Tenho certeza de que, somando a capacidade dos trabalhadores, o envolvimento da gestão e o conhecimento externo que estamos trazendo para esses processos, temos condição, sim, de fazer da área de Gestão de Pessoas da UFJF um modelo, que funcione e se torne referência para outras instituições de ensino. Vai depender da gente. A Reitoria está completamente envolvida e dará todo o suporte; tenho certeza que isso vai melhorar não apenas os resultados do trabalho desenvolvido pela Progepe, mas as condições de trabalho dos servidores que a compõem”.

A Pró-reitora de Gestão de Pessoas acompanha o reitor: “Isso tudo implica num melhor atendimento ao nosso cliente – nós também somos clientes do próprio serviço que prestamos – e o cliente melhor esclarecido sobre o que quer pleitear já tem, de antemão, todo um instrumento para poder fazê-lo. O atendimento a todos os usuários se tornará muito dinâmico e isso contamina. O bom exemplo contamina.”

A previsão de conclusão do MOP é a segunda quinzena de outubro de 2017 e sua implementação deve se estender até o final de janeiro de 2018. O projeto também conta com a participação de bolsistas de Treinamento Profissional da Faculdade de Administração e Ciências Contábeis, o que proporciona aos estudantes um grande campo de estudo.

Outras informações: (32) 2102-6379 – Escritório de Processos
(32) 2102-3930 – Pró-reitoria de Gestão de Pessoas

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