O início do processo é feito pela Comissão Gestora que também é responsável por: estabelecer as orientações gerais; acompanhar o processo de elaboração e prestar contas periódicas ao Conselho Universitário (Consu); convocar, segundo seu julgamento e a qualquer tempo, a Comissão Gestora; deliberar sobre o formato final do PDI, avaliando-o de acordo com a legislação pertinente; encaminhar a proposta final ao Consu para deliberação.
A Comissão Executiva tem o papel de implementar e coordenar o processo de elaboração do PDI; organizar a estratégia de comunicação; auxiliar os Grupos de Trabalho e as Comissões com relação à metodologia e elementos do PDI; organizar e convocar as audiências públicas previstas; sistematizar as propostas oriundas dos Grupos de Trabalho e Comissões, levando-as às audiências públicas e articulando-as para composição sistêmica do relatório-base do PDI; propor a redação final à Comissão Gestora; convidar, a qualquer tempo, apoio técnico aos seus trabalhos; organizar os dados referentes à Comissão.
A Comissão Coordenadora de Sistematização dos eixos temáticos cumpre as seguintes funções: sistematizar propostas provenientes das unidades acadêmicas, das unidades administrativas, das entidades representativas e do canal digital aberto para participação da comunidade acadêmica, verificando pertinência jurídica e orçamentária e adequação ao escopo do PDI; encaminhar aos respectivos Grupos de Trabalho temáticos as propostas recebidas; recolher dos Grupos de Trabalho relatórios finais com encaminhamentos por área temática; sistematizar os encaminhamentos dos GTs (verificando novamente pertinência jurídica e orçamentária e adequação ao escopo do PDI) e apresentar à comunidade acadêmica primeira minuta sistematizada em Audiência Pública; sistematizar e verificar pertinência jurídica e orçamentária e adequação ao escopo do PDI de eventuais emendas apresentadas na Audiência Pública; apresentar segunda minuta às Comissões Executiva e Gestora.
Constituição das Comissões:
- Comissão Gestora: reitora (presidente); pró-reitor de Planejamento; representantes da Administração Superior (1); Membro do Conselho Superior (1); representante indicado pela Associação dos Professores do Ensino Superior – Apes-JF (1); representante indicado pelo Sindicato dos Trabalhadores em Educação da UFJF – Sintufejuf (1); representante indicado pelo Diretório Acadêmico Estudantil (1)
- Comissão Executiva: representantes da Administração Superior (3); membros do Conselho Superior (3); representante indicado pela Apes-JF (1); representante indicado pelo Sintufejuf (1); representante indicado pelo DCE-UFJF (1);
- Comissão Coordenadora: representantes da Administração Superior (3); membros do Conselho Superior (3); representante indicado pela Apes-JF (1); representante indicado pelo Sintufejuf (1); representante indicado pelo DCE-UFJF (1);