A Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) começa a implantar, no próximo mês, o Programa de Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT), voltado aos técnico-administrativos em educação. O DFT é uma necessidade definida em lei para a gestão estratégica de pessoal e, devido a dificuldades encontradas pelos órgãos da Administração Pública Federal em implementá-lo, o Governo desenvolveu o Modelo Referencial, em parceria com a Universidade de Brasília (UnB).

Após estudar diferentes propostas, a Comissão Geral de Dimensionamento da UFJF decidiu pela adoção desse modelo da UnB, que inclui uma metodologia que processa dados qualitativos e quantitativos sobre as tarefas e resultados gerados por equipes, com objetivo de otimizar os processos de trabalho.

A implementação do programa também atende às recomendações de órgãos de controle e pode, ainda, auxiliar no debate sobre a adoção do Programa de Gestão e Desempenho (PGD/Teletrabalho). 

Etapas iniciais

O programa terá diversas etapas, que irão se estender ao longo do ano. A primeira delas é a de capacitação, on-line e assíncrona, e estará disponível a partir de 13 de março, na página do Programa de Dimensionamento da Força de Trabalho  (Prodim). A participação é obrigatória e os servidores poderão escolher o melhor momento para realizar a capacitação. 

Antes mesmo desta etapa, que traz as informações específicas dentro do contexto da UFJF, os interessados poderão acessar o curso geral sobre o DFT oferecido pela Enap. É recomendável que todos se capacitem antes do dia 20 de março, quando começa a segunda etapa de implementação do programa na Universidade.

Após a capacitação, as Unidades Administrativas farão um levantamento preliminar das atividades de cada setor. Nesta etapa, o setor será representado por uma comissão que, junto aos gestores, irá listar todas as atividades realizadas pelas equipes. O relatório não é individual e não tem o sentido de avaliar o trabalho dos servidores, mas sim de fazer um diagnóstico geral das tarefas do setor. Os gestores, inclusive, devem listar as atividades desempenhadas também por terceirizados. Essa etapa acontece de 20 de março a 20 de abril. 

A listagem deve ser apresentada à Comissão Executiva no formato de uma tabela, também a ser disponibilizada na página do Programa de Dimensionamento da Força de Trabalho (Prodim). O preenchimento é de fácil entendimento, mas, no caso de dúvidas, a comissão setorial pode recorrer à Comissão Executiva.

A mesma etapa de levantamento das atividades será, em seguida, aplicada também nas Unidades Acadêmicas, entre 24 de abril e 26 de maio.  

Implementação do programa

Concluído o levantamento preliminar das atividades, no segundo semestre de 2023, virá a efetiva implementação do dimensionamento, terceira etapa do processo. Nela, todas as atividades listadas na etapa inicial serão incluídas em um software específico do governo federal, onde os TAEs e gestores poderão fazer o registro mensal das atividades e o esforço necessário para executá-las ao longo do período. 

Ferramenta permite melhor gestão dos postos de trabalho e tarefas

Além de fornecer subsídios para o planejamento da força de trabalho, o DFT  considera os perfis profissionais de servidores, equipes e unidades. Gestores poderão ter mais informações sobre o perfil da unidade, monitorar e planejar as tarefas e tomar decisões embasadas na configuração do quadro de pessoal. Já os servidores poderão ter seu trabalho distribuído de forma adequada, além de contar com uma visão ampla sobre as suas funções e uma melhor divisão das atividades. 

Na UFJF, a implementação do programa está alinhada ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). Os dados levantados permitirão, por exemplo, aprimorar os pedidos de concursos públicos, contratações temporárias e movimentação de pessoal, além de melhorar fluxos de trabalho e cooperar para um incremento da qualidade dos serviços prestados à sociedade. 

A implantação do processo não significa imediata redução, aumento ou troca de postos de trabalho. A intenção é orientar tecnicamente as movimentações a partir de diretrizes construídas de forma dialogada. 

“O Dimensionamento da Força de Trabalho é um importante instrumento para futuras ações de capacitação, melhoria das equipes e alocações mais assertivas de servidores. O DFT não implica em movimentações imediatas de pessoas, e nem pretendemos agir assim. É o momento de levantar atividades, iniciar o processo de mudança de cultura no que tange o registro das tarefas realizadas por nossos servidores e trabalhadores terceirizados”, afirma o pró-reitor adjunto de Gestão de Pessoas, Warleson Peres. 

A obtenção de dados sobre as funções realizadas pelos servidores também é útil para a implementação do teletrabalho na instituição. Como observa Warleson Peres, a coleta de atividades será de “grande valia” para a Comissão do Programa de Gestão e Desempenho/Teletrabalho. 

“Repassaremos a ela as informações sobre as tarefas realizadas, nas Unidades Acadêmicas e Administrativas. Futuramente o Dimensionamento, Teletrabalho e Avaliação de Desempenho estarão em consonância e, com esse alinhamento, teremos grandes resultados com esses instrumentos de gestão. Por isso, a necessidade de engajamento de todos os envolvidos: servidores, terceirizados e gestores das Unidades.”

Dúvidas

Além dos treinamentos e demais materiais de apoio, que ficarão disponíveis na página do Programa, os TAEs poderão participar de plantões tira-dúvidas on-line a serem realizados entre 13 de março e 22 de dezembro pela Comissão Executiva. 

Servidores da Comissão Executiva do Dimensionamento estarão disponíveis para responder às solicitações. Também será possível contar com o apoio das Comissões Setoriais, que serão formadas com representantes de todas as Unidades Acadêmicas e Administrativas. 

O Portal do Servidor, no site do Governo Federal, conta com uma página exclusiva sobre o DFT. Lá é possível encontrar materiais sobre o tema, como livros, manuais, cursos e outras informações. 

O planejamento para implantação do programa foi aprovado pela Comissão Geral do Dimensionamento da UFJF e descreve todas as etapas e seus respectivos prazos. Veja no cronograma. 

Outras informações: dimensionamento.progepe@ufjf.br.

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