A Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), em parceria com o Google, está passando toda a sua estrutura de e-mail para a nuvem. Com isso, é possível criar contas organizacionais com o final @ufjf.br, além das individuais já disponíveis. Setores da Universidade, grupos de trabalho, comissões, entre outros, já podem requisitar via Siga 3 a criação de uma conta.
Para fazer a requisição do e-mail via Siga 3, é necessário que o interessado acesse o site, opte pela opção “Administração” e em seguida “Requisição”. Após isso, o interessado deve ler as instruções para selecionar o tipo de serviço que quer escolher. Veja o passo a passo da criação das contas departamentais/organizacionais. Portanto, somente pessoas com o perfil “administrativo” no Siga podem fazer a solicitação.
No próximo mês de janeiro, as contas organizacionais/departamentais que estão em uso atualmente na UFJF serão criadas no novo formato, ou seja, novas contas com final @ufjf.br equivalentes às @ufjf.edu.br. Os e-mails enviados para @ufjf.edu.br serão encaminhados automaticamente, sendo recebidos na nova conta @ufjf.br. Já as mensagens antigas de e-mail já armazenadas/recebidas nas contas @ufjf.edu.br devem ser transferidas manualmente. O acesso ao webmail da UFJF ficará disponível para visualização dos emails antigos até junho de 2022.
É o gestor responsável pelo setor que concede a autorização do acesso de usuários individuais a essas contas departamentais. A gestão de acesso se dá via Siga, em uma tela específica do sistema.
Depois de criada e autorizada pelo gestor, para logar na conta organizacional/departamental basta o usuário entrar com usuário e senha do e-mail individual do Google. Lá estará vinculada a conta organizacional – ao clicar na foto de perfil no canto superior direito, aparecerão os e-mails que o usuário tem acesso.
Dentre as vantagens de ter uma conta organizacional estão o filtro anti-spam e o compartilhamento organizado e controlado das contas. Segundo a coordenadora do Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO), Patrícia Curvelo, “a utilização dos e-mails organizacionais na plataforma Google vai garantir maior disponibilidade do serviço e também um filtro maior de mensagens indevidas recebidas pelos usuários”.
Outros recursos
As contas organizacionais/departamentais não possuem acesso a nenhuma ferramenta do Google Workspace. São contas de e-mails apenas. Para o compartilhamento dos documentos do setor, é indicada a utilização do Drive Compartilhado.
“As contas individuais possuem dois drives padrão: ‘Meu Drive’ e ‘Drives Compartilhados’. No ‘Meu Drive’, os documentos são de propriedade do titular da conta. Já no ‘Drives Compartilhados’ os documentos e pastas são da instituição. As pastas com as informações do setor devem ser armazenadas nesse drive e compartilhadas com os integrantes do setor de acordo com a organização que o gestor achar conveniente. Estamos chamando esse drive de Memória do Setor. Quando houver uma troca de gestão, o gestor deverá passar a gerência dessa pasta criada no ‘Drives Compartilhados’ para o novo gestor do setor”, explica Patrícia.
Mais informações:
Veja os manuais no site do CGCO em https://www2.ufjf.br/cgco/documentos/manuais/ e a política de uso de e-mails em https://www2.ufjf.br/cgco/regulamentacoes-cgd/