Criado em 2018, o Manual de procedimentos de gestão e fiscalização de contratos administrativos do campus Governador Valadares da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF-GV) tem sido utilizado como referência por outras instituições de ensino superior.
O material elaborado pela Direção-Geral, através da Gerência Administrativa e Financeira, aborda como deve ser a gestão e fiscalização de contratos no âmbito da UFJF-GV, de acordo com as leis e resoluções internas da Universidade, e apresenta, também, os fluxos dos principais processos que envolvem o tema: Processo de Aditivos contratuais, Processo de pagamento, Processo de aplicação de sanções e o Processo de gestão e fiscalização propriamente dito.
Didático e abrangente, o material chamou a atenção da equipe do Núcleo de Contratos do campus Teixeira de Freitas do Instituto Federal Baiano que solicitou à UFJF-GV a utilização e adaptação do mesmo para a realidade local. “Pesquisei diversos modelos de manual de procedimentos em contratos que pudéssemos aplicar à realidade do Campus Teixeira de Freitas. O Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos desenvolvido pela UFJF-GV é extremamente didático, simples e abrange toda a legislação aplicada ao setor. Além disso, possui quadros explicativos e fluxogramas completos, tanto que poucas adaptações são necessárias para o nosso uso. Diante disso, solicitei a autorização dos autores para uso em nossa instituição, o que foi prontamente atendido”, destacou Eslandia de Souza da Silva, chefe do Núcleo de Contratos.
Para Ricardo Grünewald, gerente administrativo e financeiro da UFJF-GV e um dos idealizadores do material, o interesse do IF Baiano pelo material representa grande satisfação, pois demonstra que o conteúdo é útil não só para o campus GV, mas para outras instituições. “O manual buscou reunir todas as informações que os gestores e fiscais de contratos necessitam para desempenhar suas funções de forma didática e bem detalhada. Ao contrário dos outros manuais oficiais como o do Tribunal de Contas da União, o nosso manual possui o diferencial que detalha minuciosamente o fluxo interno em nosso órgão. Isso representa uma comodidade aos usuários que não precisam ficar perguntando para onde enviar tal documento”.
Para o diretor-geral da UFJF-GV, Peterson Andrade, o conteúdo do manual com orientações para docentes e técnico-administrativos no processo de gestão e fiscalização dos contratos representou um avanço na promoção de um melhor fluxo das ações administrativas dos servidores. “Atualmente temos vários contratos, principalmente de locação de imóveis. Um fluxo administrativo é importante para a padronização das ações e para um efetivo registro das ocorrências. Uma equipe sem diretrizes reduz sua capacidade de integrar seus esforços para o alcance dos objetivos institucionais. Este manual é o alcance de um dos objetivos da Direção-Geral para promover a eficiência administrativa e o esclarecimento das rotinas envolvidas com o processo de gestão de contratos. É importante os servidores conhecerem o conteúdo deste manual para contribuírem para a manutenção e desenvolvimento da nossa instituição. Desta forma, reduzimos as omissões e redundâncias passíveis de um sistema sem rotinas definidas”.
Peterson destacou ainda que o manual é produzido de forma coletiva e está aberto para contribuições. Grünewald complementou que o conteúdo está em processo de atualização. “Será acrescentado mais um capítulo sobre contratos de mão de obra terceirizada, contratos oriundos de Sistemas de Registro de Preços, Equilíbrio Econômico-Financeiro, bem como uma apresentação das últimas jurisprudências sobre o tema”.
Clique aqui e conheça o Manual de procedimentos de gestão e fiscalização de contratos administrativos da UFJF-GV.