Desde a suspensão das atividades presenciais da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), a Coordenação de Estágios tem trabalhado para reformular a tramitação de documentos para adaptá-los à atual situação. Por meio das orientações da Pró-reitoria de Graduação (Prograd), foi desenvolvida uma cartilha com orientações sobre como as condutas devem ser realizadas.
O material traz orientações sobre os procedimentos para permanência, prorrogação ou início de atividades de estágio, de acordo com a determinação da Administração Superior. Também esclarece que nenhuma atividade pode ser iniciada ou mantida sem o cumprimento dessas normativas. De acordo com o gerente técnico de Estágios, Otávio Bittencourt, a cartilha traz a possibilidade de uma informação mais detalhada para facilitar a tramitação da documentação dos estágios que podem permanecer com as atividades, além de ser um elemento facilitador desse processo, que por conta das exigências legais, das normativas da UFJF e da lei federal, não é simples.
“A ideia surgiu por conta da quantidade de normativas que vêm sendo publicadas diante da situação de pandemia e suspensão de atividades presenciais. Perante essas questões, a Coordenação teve que adaptar a tramitação, pois os servidores estão trabalhando remotamente e, com isso, os procedimentos foram readequados. O documento foi desenvolvido para divulgar à comunidade acadêmica as ações alteradas e como a documentação deve ser apresentada”, explica Bittencourt.
Também para facilitar o acesso às informações, orientar o público sobre os procedimentos e dar mais fluidez às demandas do setor, foi criado um whatsapp da Coordenação, por meio do contato (32) 2102-3776. O aplicativo realiza atendimento automatizado, que permite interação com o usuário e responde às dúvidas mais frequentes. Bittencourt aponta os benefícios da utilização da ferramenta: “Muitas das dúvidas encaminhadas para o e-mail da Coordenação, que, por um excesso de demandas, pudessem ser respondidas com certa demora, serão atendidas de maneira mais ágil. Assim, responderemos de forma prática, automatizada e baseados no conteúdo exposto pela cartilha. Além disso, o aplicativo já pode sanar algumas dúvidas, por meio das respostas automáticas.
Para a pró-reitora de Graduação, Maria Carmen de Melo, em momentos como o de pandemia é necessário desenvolver estratégias para facilitar a divulgação das novas orientações com a finalidade de que sejam cumpridas. Ela ainda ressalta a utilização do aplicativo de mensagens como uma ferramenta para ampliar a proximidade junto às demandas do setor.
“A cartilha foi criada por iniciativa dos funcionários da Coordenação e trazem as regras para os estágios obrigatórios e não obrigatórios diante da suspensão das atividades presenciais da Universidade. Nós estudamos e avaliamos essas normas, assim como o documento, e achamos viável, organizado e explicativo para tirar dúvidas de todos os membros da UFJF. Essas ferramentas juntas tendem a viabilizar uma melhor forma de comunicação e ajudam na divulgação de todas as informações necessárias”.
Outras informações
(32) 2102-3776 – Whatsapp Coordenação de Estágios