(CRIAÇÃO, PROCESSOS SELETIVOS E EMISSÃO DE CERTIFICADOS – SEI/UFJF)
A Comissão Permanente das Ligas Acadêmicas da Faculdade de Odontologia da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), no uso de suas atribuições institucionais, estabelece os seguintes protocolos para as Ligas Acadêmicas vinculadas à unidade, com vistas à padronização dos trâmites administrativos, observando o uso exclusivo do Sistema Eletrônico de Informações (SEI/UFJF). A Liga realizará suas reuniões, preferencialmente, na primeira terça-feira do mês, salvo necessidade de alteração por imprevistos ou ajustes na agenda dos membros.
- CRIAÇÃO DE LIGA ACADÊMICA
Para formalização da criação de uma nova Liga Acadêmica, deverá ser aberto processo no SEI/UFJF, contendo obrigatoriamente os seguintes documentos:
- Projeto da Liga Acadêmica (vide capítulo II da RESOLUÇÃO FACODONTO/UFJF Nº 15, DE 29 DE MAIO DE 2024).
- Regimento Interno da Liga Acadêmica, com definição da estrutura organizacional, critérios de entrada e saída de membros, funções da diretoria, entre outros (vide capítulo II da RESOLUÇÃO FACODONTO/UFJF Nº 15, DE 29 DE MAIO DE 2024).;
- Oficio de Criação da Liga Acadêmica (ANEXO I): Criação de um ofício pelo Tutor(a), solicitando formalmente a criação da Liga.
Após a inserção da documentação, o processo deverá ser aprovado no Departamento ao qual o(a) tutor(a) está vinculado(a).
Em seguida, o processo será encaminhado para à Comissão Permanente das Ligas Acadêmicas da Faculdade de Odontologia para apreciação, para que isso seja possível o processo deverá ser incluído em um Bloco de Reunião e disponibilizado para os membros da Comissão.
Concluída a verificação, o processo segue para aprovação final no Conselho de Unidade.
- PROCESSO SELETIVO DE DISCENTES
O processo seletivo dos membros discentes da Liga deve ser inserido no mesmo processo SEI da criação da Liga. A documentação obrigatória inclui:
- Edital de seleção de membros (ANEXO II); observação: vide capítulo IV da RESOLUÇÃO FACODONTO/UFJF Nº 15, DE 29 DE MAIO DE 2024;
- Lista de inscritos (ANEXO III);
- Ata da seleção (ANEXO IV);
- Termo de compromisso discente de graduação (ANEXO V ) assinados por cada discente e pelo tutor(a) da Liga.
O processo deverá ser incluído ao bloco de assinatura e disponibilizado para os departamentos para que a Comissão Permanente das Ligas Acadêmicas possa acessar e assim, por meio de despacho dará ciência do processo seletivo.
- DESLIGAMENTO DE DISCENTE E EMISSÃO DE CERTIFICADOS
Para desligamento e solicitação de emissão de certificados de participação discente, deve ser utilizado o mesmo processo SEI da Criação da Liga e Inserindo os seguintes documentos:
- Termo de Desligamento (ANEXO VI)
- Oficio de solicitação de Certificado (ANEXO VII), emitido pelo tutor(a) da Liga.
O Processo deverá ser inserido no Bloco de Assinatura e disponibilizado para os Departamentos.
Somente após a análise e aprovação da documentação, a Comissão Permanente de Ligas Acadêmicas autorizará a emissão dos certificados conforme diretrizes institucionais.
4. CADASTRO DE COLABORADORES EXTERNOS
Os colaboradores externos que forem atuar em Ligas Acadêmicas vinculadas à Faculdade de Odontologia da Universidade Federal de Juiz de Fora deverão ser formalmente cadastrados no mesmo processo eletrônico (SEI/UFJF) da respectiva Liga, pela inserção do Termo de compromisso colaborador externo (ANEXO VIII).
5. Relatório Anual (ANEXO IX)
As ligas devem apresentar um relatório anual que deverá ser inserido no mesmo processo eletrônico (SEI/UFJF) da respectiva Liga, pela inserção do Relatório Anual (ANEXO IX). Entregar entre os dias 1 a 15 de dezembro do referido ano.
6. DISPOSIÇÕES FINAIS
- Todos os procedimentos deverão ser formalizados exclusivamente por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI/UFJF);
- Processos com documentação incompleta, ilegível ou fora dos padrões descritos serão devolvidos para correção;
- Situações não previstas neste documento serão analisadas pela Comissão Permanente das Ligas Acadêmicas, que poderá emitir parecer específico e encaminhar ao Conselho de Unidade.