As parcerias internacionais podem se originar por iniciativa de docentes da própria UFJF ou por provocação de instituição ou rede estrangeira, representadas por seus docentes ou equipe de relações internacionais. Em ambos os casos, é importante contatar a DRI, que poderá prestar informações importantes para as negociações com o interlocutor apontado pela instituição internacional.
O passo a passo a seguir se aplica à formalização da parceria por iniciativa de docente ou TAE da UFJF.
Num primeiro momento, o interessado deve fazer um balanço da cooperação pré-existente junto a seu ponto de contato na instituição estrangeira escolhida. Essa conversa inicial determinará os pontos a serem formalizados, como as atividades de cooperação, a que áreas acadêmicas ou administrativas estarão circunscritas, dentre outros pontos que possam surgir durante a conversa.
Delineada a parceria passamos à etapa de escolha do instrumento jurídico mais adequado para formalizá-la. Essa fase também tem participação da instituição estrangeira que, em diálogo com a UFJF, escolherá o melhor instrumento cotejando as informações levantadas no exercício de delineamento com cada espécie de instrumento disponível. O núcleo de Acordos da DRI facilita esta etapa disponibilizando modelos institucionais de cartas, acordos e memorandos, dentre outros instrumentos.
Acesse aqui nossos modelos de acordos internacionais. (Abre em nova janela)
A utilização desses modelos não é obrigatória, mas pode acelerar não só as negociações, mas também a tramitação interna do instrumento escolhido.
Antes de enviar a proposta de parceria, os interessados deverão preencher o Formulário de Parceria Internacional disponível aqui (Abre em nova janela).
Nesse formulário, o interessado presta informações importantes para a tramitação do instrumento, obtidas durante as negociações com seu parceiro internacional.
Após a escolha do instrumento jurídico, os interessados deverão detalhar seus termos específicos. Deve-se atentar para pontos como objeto, vigência, contatos, endereços, responsáveis, mecanismo de solução de controvérsias, e outras aplicáveis a cada caso.
No caso das Cotutelas, deve-se atentar para a necessidade de definição de todo o rito acadêmico pertinente (onde, quando e em que proporção serão distribuídos os créditos entre cada instituição, como serão aproveitados os estudos feitos no exterior, onde será a defesa, como será a banca, que custos financeiros se aplicam e quem são os responsáveis por cada um, em que idioma será redigido o trabalho, etc.)
Essas informações vão gerar uma minuta de acordo, que precisará ser formalmente aprovada pela UFJF e pelo parceiro internacional, segundo os trâmites internos de cada instituição antes de iniciar a próxima etapa.
Os trâmites de assinatura devem ocorrer em sequência, não paralelamente, em cada instituição.
Com a implementação do SEI e do parecer referencial 01/2022, a tramitação interna de acordos na UFJF se tornou muito mais simples e célere, de modo que o maior fator determinante do tempo de tramitação da parceria é justamente o tempo do parceiro internacional. Por essa razão, o núcleo de Acordos tem recomendado iniciar o processo de assinatura no exterior, para posterior conclusão na UFJF.
Recebido o acordo assinado pelo parceiro, a equipe da DRI fará a abertura e montagem do processo eletrônico de Acordo Internacional que tramitará pelas instâncias pertinentes, conforme a natureza do instrumento.
Via de regra, os acordos internacionais tramitam pela DRI, Coordenação de Convênios na PROPLAN, Pró-Reitorias e pelas Unidades Acadêmicas relacionadas com o tema do acordo. Se o instrumento se enquadrar no Parecer referencial 01/2022, não há necessidade de exame pela Procuradoria Jurídica.
A tramitação interna pode ser acompanhada em tempo real pelo SEI, informando o número de processo.
A partir da aprovação interna pelos órgãos institucionais, o acordo é assinado pela autoridade competente e encaminhado à DRI, que se encarregará de notificar o parceiro internacional de sua conclusão bem sucedida; e à Coordenação de Convênios, que providenciará publicação do extrato do convênio em DOU e em seu site. (Abre em nova janela)
Os acordos celebrados na UFJF encontram-se aqui na íntegra (abre em nova janela)em formato digital.
A DRI também disponibiliza um mapa de Acordos Vigentes (abre em nova janela) para visualização rápida de nossas parcerias formalizadas.
Formalizado o instrumento, os interessados ficam habilitados a desenvolver as atividades de cooperação nele detalhadas.
Fiquem atentos ao prazo de vigência do acordo! Caso seja necessário mais prazo para execução das tarefas, ou caso haja interesse mútuo em continuar desenvolvendo ações de cooperação, o interessado deve notificar a DRI, informando resultados obtidos e a justificativa para a renovação. Se a notificação é feita com antecedência de pelo menos três meses do vencimento do acordo, existe a possibilidade de renovar o instrumento por meio de um termo aditivo de prazo, simplificando e acelerando muito a tramitação.
Do contrário, a DRI recomendará à Coordenação de Convênios o arquivamento da parceria, que poderá ser reativada seguindo os mesmos trâmites, quando houver novamente interesse institucional.