Sumário
- O que é Gestão de Documentos?
- Quais são os objetivos da Gestão de Documentos?
- Quais são as fases da Gestão de Documentos?
- Quais são os instrumentos utilizados na Gestão de Documentos da UFJF?
- Por que a Gestão de Documentos precisa da CPAD?
- O que é a eliminação de documentos públicos de arquivo?
- Todos os documentos de arquivo podem ser eliminados?
O que é Gestão de Documentos
No Brasil, o Arquivo Nacional, através do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.100), define a Gestão de Documentos como:
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em idade corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
De acordo com a Lei Nº 8.159/1991, os documentos produzidos pela administração pública devem ser protegidos e submetidos a procedimentos e atividades de gestão de documentos.
Quais são os objetivos da Gestão de Documentos?
De acordo com o Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal (2025, p. 16), os objetivos da Gestão de Documentos são:
- otimizar o uso dos recursos humanos, materiais e financeiros;
- garantir que os documentos sejam produzidos, utilizados e destinados de forma adequada e segura;
- racionalizar a produção de documentos;
- assegurar a preservação e o acesso aos documentos destinados à guarda permanente;
- possibilitar a eliminação adequada dos documentos, que já não são mais necessários ao organismo produtor; e
- contribuir para a melhoria contínua e o bom funcionamento administrativo da organização, otimizando a tomada de decisões.
Quais são as fases da Gestão de Documentos?
Em suma, a Gestão de Documentos compreende as seguintes fases:
- Produção: refere-se à elaboração de documentos em razão das atividades de um órgão ou setor;
- Utilização: refere-se ao fluxo dos documentos e às atividades que os envolve, bem como diz respeito às técnicas de organização, classificação e criação de instrumentos de recuperação de informação nos documentos;
- Destinação: envolve a avaliação, seleção e definição de prazos de guarda dos documentos com vistas à sua eliminação ou preservação permanente.
Para ilustração, vide figura a seguir (clique na imagem para ampliar):
Fases da Gestão de Documentos (elaboração própria)
Quais são os instrumentos utilizados na Gestão de Documentos da UFJF?
Os instrumentos utilizados na Gestão de Documentos na UFJF podem ser encontrados na página “Instrumentos de Gestão” deste site. São eles:
- Código de classificação e Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
- Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).
- Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).
Por que a Gestão de Documentos precisa da CPAD?
A Gestão de Documentos precisa da CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) para orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados em uma instituição, garantindo a destinação final adequada (guarda permanente ou eliminação) e o cumprimento da legislação. A CPAD atua como um órgão centralizador e articulador entre as diferentes unidades, promovendo a eficiência, transparência e economia na gestão documental.
O que é a eliminação de documentos públicos de arquivo?
Os procedimentos e as políticas de eliminação de documentos da Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF são norteados pela Lei Nº 8.159/1991 , Decreto Nº 10.148/2010 e por demais normas regulamentares.
A eliminação é a destruição total dos documentos que não foram considerados de valor permanente e que já concluíram o seu prazo de guarda na Instituição. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos (LED). A eliminação de documentos somente poderá ser realizada após a LED passar pela análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UFJF, órgão que orienta a eliminação de documentos no âmbito da UFJF, e subsequente aprovação da autoridade titular da UFJF, seguindo a legislação em vigor. Sendo assim, os documentos deverão ser submetidos à avaliação pela CPAD, a fim de serem aplicados os procedimentos regulados pela Resolução CONARQ Nº 40/2014.
A eliminação acontece com o suporte da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD) da Administração Pública. Geralmente, os documentos com prazos de guarda e destinação não conhecidos na TTD ficam sob a análise da CPAD, que irá definir o prazo de guarda e/ou destinação final do documento.
Para proceder à eliminação é necessário atentar-se para os seguintes instrumentos:
- Listagem de Eliminação de Documentos (LED)
- Edital de Eliminação de Documentos
- Termo de Eliminação de Documentos.
Estes três documentos servem de base para atestar e validar o processo de eliminação dos documentos que já terminaram com o seu prazo de guarda. A CPAD é responsável por preparar e observar os indicativos legais para executar o ato com segurança, sem ferir o que manifesta a legislação brasileira de eliminação de documentos de arquivos, no que couber.
Depois de criada, a Listagem de Eliminação de Documentos (LED) passa por análise do Arquivo Nacional. Após correções, a LED chega à versão final para submissão à CPAD. A CPAD analisa o conteúdo da LED e, em caso de concordância, segue para aprovação da autoridade titular da UFJF. Somente após essa autorização, ocorre a publicação no Diário Oficial da União (DOU), que dará publicidade e prazo para manifestação da sociedade.
Os interessados na documentação discriminada na LED podem se manifestar em até 45 dias após a publicação do ato no DOU para requerer a retirada de documentos originais e/ou cópias dos autos, mediante petição dirigida à CPAD da UFJF. Após este prazo, não havendo manifestações, o documento é eliminado por procedimento mecânico de desfragmentação com destruição total do seu suporte e conteúdos informacionais e com a supervisão de um servidor da UFJF. Ao final do processo é emitido o Termo de Eliminação de Documentos, que, junto com a Listagem de Eliminação e o Edital de Eliminação, compõem o “Processo de Eliminação”, a ser arquivado de forma permanente.
Todos os documentos de arquivo podem ser eliminados?
A resposta é não, nem todos os documentos de arquivo podem ser eliminados. A eliminação de documentos arquivísticos segue critérios específicos e é regulamentada por normas e leis, como a Lei Nº 8.159/1991 e legislações do Arquivo Nacional. Para mais informações, vide página “Legislação” deste site.