Relatório de Gestão

A Coordenação de Contratos é uma unidade vinculada à Pró-reitoria de Infraestrutura e Gestão, responsável pela formalização dos Contratos e instrumentos congêneres celebrados pela Universidade Federal de Juiz de Fora.

1. Missão: Prestar serviços na área de contratações públicas com presteza e qualidade, respeitando a legislação vigente e, realizando análises técnicas e procedimentos administrativos inerentes às solicitações dos gestores contratuais e da Administração Superior da UFJF, oferecendo-lhes, quando necessário, suporte técnico no curso da execução dos contratos administrativos celebrados pela Instituição.
2. Objetivos: Disponibilizar orientações e esclarecimentos básicos acerca dos procedimentos referentes à celebração das diversas modalidades de instrumentos contratuais, em conformidade com as normas internas da Instituição e as normas externas aplicáveis à matéria.
3. Visão: Colaborar, observados os limites de atuação e atribuições do setor, com o cumprimento dos objetivos das unidades demandantes e da Instituição como um todo, através da adequada celebração de instrumentos contratuais e suas eventuais alterações.
4. Conformidade legal: A UFJF conta com assessoria jurídica por meio Procuradoria Federal, órgão da Advocacia Geral da União (AGU), o que garante a conformidade das contratações com as normas legais vigentes, em especial com as Leis nº 8.666/93 de 21 de junho de 1993 e 10.520/02, de 17 de julho de 2002, Lei de Diretrizes Orçamentárias vigente, Decreto nº 7.983, de 8 de abril de 2013, Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, Decreto nº 9.507, de 21 de setembro de 2018 e Instruções Normativas emitidas pelo Ministério do Planejamento (MP), com destaque à 05/2017 (STI/MP).
5. Resultados e Serviços Prestados:

A Coordenação de Contratos, durante o ano de 2021 desenvolveu suas atividades de forma semipresencial, com predileção, na medida do possível, pela execução de trabalho remoto, em observância às medidas adotadas para enfrentamento da pandemia decorrente da COVID-19.

A partir do mês de outubro, no entanto, com a publicação da Resolução 58/2021, que orientou ao retorno gradual das atividades presenciai, a equipe foi organizada de modo a realizar  o trabalho de forma presencial, mediante escala de revezamento, mantendo-se as medidas necessárias para alcançar o maior grau de segurança possível, conjugadas com a adoção do sistema de monitoramento diário através do aplicativo Busco Saúde e, com as demais medidas de biossegurança para enfrentamento da pandemia de COVID-19.

A Coordenação de Contratos realizou durante o ano de 2021 a execução das atividades administrativas que integram seu rol de atribuições, as quais estão relacionadas aos procedimentos para a elaboração de minutas de contratos administrativos e revisão das minutas contratuais elaboradas pelo Campus Governador Valadares, formalização de contratos, alterações, prorrogação, repactuação, reajuste, revisão, rescisão contratual e, termo de reconhecimento de dívida. Dentre as atividades administrativas acima estão incluídas:

1. i) a prestação de informações técnicas ao público interno e externo quanto aos procedimentos necessários para tais finalidades;
2. ii) encaminhamento, de processos destinados a formalização de termos aditivos à Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças para indicação da fonte orçamentária,

iii) encaminhamento, mediante despacho motivado, de processos administrativos à Procuradoria Federal junto à UFJF para análise legal e emissão de parecer jurídico,

1. iv) verificações do teor dos pareceres jurídicos emitido pela Procuradoria Federal junto à UFJF no que tange à minuta de contrato e minuta de Termo Aditivo ou Termo de Apostilamento, e adoção de encaminhamentos e providências relacionadas às adaptações necessárias recomendadas pelo órgão jurídico;
2. v) Formalização e publicação do extrato do contrato administrativo e suas alterações no sistema COMPRASNET CONTRATOS,
3. vi) Disponibilização de Termos de Contratos, Termos Aditivos, Termos de Apostilamento, Termos de Reconhecimento de Dívida e/ou Rescisões Contratuais para assinatura, em regra, por meio do sistema eletrônico (SEI), do fornecedor e do representante legal da UFJF,

vii) Distribuição, após a devida formalização, das vias de Contratos, Termos Aditivos, Termos de Apostilamento e outros, aos setores requisitantes, às empresas e ao Setor de pagamento da UFJF (COESF), arquivando no setor cópia do instrumento assinado pelas partes,

viii) Inclusão de via original do instrumento firmado  no respectivo processo administrativo, nos casos de processo em suporte físico ;

1. ix) Envio aos fornecedores de Ofício ressaltando a necessidade de prestação de garantia de execução contratual, ou reforço da mesma,
2. x) Envio de Ofício Setor Requisitante da contratação, solicitando a indicação de gestores contratuais (titular e substituto),
3. xi) Recebimento do Setor Requisitante da indicação de gestores contratuais e confecção da respectiva Portaria de designação, com encaminhamento ao Gabinete da Reitoria para assinatura e publicação,

xii) Digitalização dos contratos, termos aditivos e termos de apostilamento, elaborados no ano de 2021 para serem disponibilizados no sítio eletrônico da PROINFRA,

xiii) tarefas relacionadas à conferência acessória de Notas Fiscais/Faturas relativas serviços e materiais decorrentes de contratos celebrados com a instituição e verificação, que a partir da definição de atribuições por meio da publicação da PORTARIA/SEI Nº 1024, DE 31 DE AGOSTO DE 2021, deixou de ser realizada pela Coordenação de Contratos a partir do mês de novembro de 2021.

xiv) encaminhamento à PROPLAN de pedidos de aplicação de penalidades aos fornecedores, quando solicitado pela gestão contratual, ação que a partir do delineamento de fluxo para acompanhamento de Fiscalização de Contratos e Solicitações de abertura de Processo Administrativo Sancionador (PAS) deixou de ser realizada pela Coordenação de Contratos sendo atribuída ao gestor do contrato.

1. xv) participação em equipes de planejamento de contratação de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão-de-obra.

Registramos ainda, durante o período em questão, que foi realizado:

1. i) o gerenciamento sistemático da caixa de e-mail institucional;
2. ii) o gerenciamento sistemático da mesa virtual do SEI

iii) Fornecimento de informações gerais no âmbito de suas atribuições em forma de relatórios e/ou planilhas;

1. iv) elaboração de relatórios periódicos aos órgãos de controle relacionados às atribuições do Setor;
2. v) Participação em reuniões institucionais para tratamento de assuntos diversos relacionados aos contratos;
3. v) Realização de reuniões setoriais para tratamento do desenvolvimento das atividades da equipe
4. vi) atendimento ao público interno e externo, via mensagem instantânea (wathsApp), correspondência eletrônica e atendimento presencial

5.1. Quantidade de contratos celebrados discriminados por tipo: Ano 2021

Quadro de Contratos Celebrados discriminados por tipo

**OBS: Ano de 2021 – Dados referentes aos contratos celebrados até Novembro/2021

6. Avanços

Em 2021 a Coordenação de Contratos vivenciou o enfrentamento de um grande desafio desde sua criação, consistente na ausência do delineamento de suas atribuições e de maneira indireta, na falta de uma padronização estabelecida para o fluxo dos processos instaurados, visando à formalização dos contratos e suas alterações.

Mediante a publicação da PORTARIA/SEI Nº 1024, DE 31 DE AGOSTO DE 2021, a Pró-Reitoria de Infraestrutura e Gestão, à qual a Coordenação de Contratos integra desde janeiro de 2021, definiu as atribuições dos setores a ela vinculados.

Embora, recente, o instrumento, já é possível perceber seus reflexos na melhoria da qualidade processual para fins de contratação e execução contratual.

Outro grande avanço para os trabalhos desenvolvidos no âmbito da Coordenação de Contratos no ano de 2021 foi a publicação da  Nota Técnica/SEI nº 001/2021-PROINFRA de 24 de Agosto de 2021 vinculada à Portaria nº 986 de 24 de agosto de 2021, por meio da qual, a Pró-Reitoria de Infraestrutura e Gestão, definiu os critérios para atendimento das recomendações dos Pareceres da Procuradoria Geral junto à UFJF nos processos de licitação, com a designação das competências de forma clara e objetiva.

7. Principais desafios e ações futuras:

7.1. Principais desafios:

O acompanhamento em tempo real da inovação dos normativos legais referentes à área de licitações e contratos, embora extremamente essenciais, apresenta-se como um grande desafio para os envolvidos na área de contratações públicas, haja vista que muitas vezes os prazos para sua operacionalização são muito exíguos.

Logo, é premente a inovação constante dos processos de contratação, buscando-se novos meios de adequação ao aparato legal e paralelamente, atendendo às necessidades das unidades demandantes de bens e serviços da Instituição.

Percebe-se a necessidade de análises e ações ligadas à criação de instrumentos capazes de auxiliar as atividades inerentes à gestão e fiscalização de contratos, haja vista, que os riscos advindos das funções exercidas por gestores e fiscais de contratos exigem o constante aperfeiçoamento e capacitação dos mesmos, de forma a garantir a segurança no acompanhamento diário dos contratos a ele confiados.

A continuidade do trabalho realizado de forma semipresencial iniciado em 2020 e mantido em 2021, na área de contratações mostrou-se possível a partir da utilização de ferramentas digitais, com destaque para o Sistema Integrado de Informações – SEI e, ainda, pelas mudanças implementadas nas práticas laborais. Existem muitos desafios e dificuldades a serem enfrentados ainda, nessa área, tais como adaptação da comunidade acadêmica à utilização do sistema, normatização de aspectos práticos, observância das orientações já disponíveis.

Outro desafio enfrentado pela Coordenação de Contratos consiste na necessidade iminente do aumento do quantitativo de servidores que integram a equipe. Para tanto, seria adequado o desenvolvimento de cálculos sobre o volume de trabalho em relação ao quantitativo atual de integrantes da equipe, levando-se em consideração a eficiência operacional, o volume de despesas com recursos humanos, a uniformização de metodologia e o atendimento à comunidade acadêmica com presteza e economicidade.

A evolução quantitativa da equipe privilegiaria sua evolução qualitativa, mediante a criação de grupos de estudo para especialização por objeto, visando ao aprimoramento dos processos de trabalho.

7.2. Ações Futuras

Com o objetivo de otimizar os fluxos de processos, contribuir para a melhoria do atendimento das necessidades institucionais, e também da imagem institucional, Coordenação de Contratos pretende:

– Implementar ainda no ano de 2021, para utilização a partir de janeiro de 2022 um  – Procedimento Operacional Padrão – POP, no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, por meio do qual sejam definidas as ações a serem adotadas pelos gestores de contratos para a celebração dos instrumentos destinados às alterações contratuais que se façam necessárias, no curso da execução contratual (aditivos, apostilamentos e etc).

– Criar um formulário padrão, a ser disponibilizado no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, para inclusão de forma uniformizada de informações e documentos, o qual será utilizado pelos gestores de contratos para impulsionar a tramitação de alterações que se façam necessárias, no curso da execução contratual (aditivos, apostilamentos e etc).

– Promover a capacitação dos servidores da área de contratações, com foco no atendimento da legislação, especialmente, no que se refere à recém publicada Lei  nº 14.133 de 1º de abril de 2021. , uma vez que uma vez que por dois anos, a gestão pública poderá optar entre a utilização da legislação antiga ou da nova, ao fim dos quais a observância das disposições da nova Lei passará a ser obrigatória substituindo a Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, e os arts. 1º a 47-A da Lei nº 12.462, de 4 de agosto de 2011).

Além disso, a Coordenação de Contratos vem participando da construção da normatização dos procedimentos relativos às atividades de aquisição de bens e serviços no âmbito da Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF, projeto coordenado pela Pró-Reitoria de Infraestrutura e Gestão, cuja implementação está prevista para Janeiro de 2022.

Observação: Atualizado em 11/2021.