Relatório de Gestão 2022 – Contratos

A Coordenação de Contratos é responsável pela formalização dos Contratos e instrumentos congêneres celebrados pela Universidade Federal de Juiz de Fora.
1. Missão: Prestar serviços na área de contratações públicas com presteza e qualidade, respeitando a legislação vigente e, realizando análises técnicas e procedimentos administrativos inerentes às solicitações dos gestores contratuais e da Administração Superior da UFJF, oferecendo-lhes, quando necessário, suporte técnico no curso da execução dos contratos administrativos celebrados pela Instituição.
2.Objetivos: Disponibilizar orientações e esclarecimentos básicos acerca dos procedimentos referentes à celebração das diversas modalidades de instrumentos contratuais, em conformidade com as normas internas da Instituição e as normas externas aplicáveis à matéria.
3.Visão: Colaborar, observados os limites de atuação e atribuições do setor, com o cumprimento dos objetivos das unidades demandantes e da Instituição como um todo, por meio da adequada celebração de instrumentos contratuais e suas eventuais alterações.
4. Conformidade legal: A UFJF conta com assessoria jurídica por meio da Procuradoria Federal, órgão da Advocacia Geral da União (AGU), o que garante a conformidade das contratações com as normas legais vigentes, em especial com as Leis nº 8.666/93 de 21 de junho de 1993 e 10.520/02, de 17 de julho de 2002, Lei de Diretrizes Orçamentárias vigente, Decreto nº 7.983, de 8 de abril de 2013, Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, Decreto nº 9.507, de 21 de setembro de 2018 e Instruções Normativas emitidas pelo Ministério do Planejamento (MP), com destaque à 05/2017 (STI/MP).
5. Resultados e Serviços Prestados:
No ano de 2022 a Coordenação de Contratos iniciou suas atividades de forma presencial mediante escala de revezamento, mantendo-se as medidas necessárias para alcançar o maior grau de segurança possível, conjugadas com a adoção do sistema de monitoramento diário por intermédio do aplicativo Busco Saúde e, com as demais medidas de biossegurança para enfrentamento da pandemia de COVID-19, observando-se as disposições da Resolução 58/2021 que orientou ao retorno gradual das atividades presenciais.
A partir do dia 18.04.2022, no entanto, com a publicação da Resolução nº 13/2022, de 22 de março de 2022, que estabeleceu diretrizes para o processo de retorno pleno das atividades presenciais na Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), as atividades passaram a ser desenvolvidas de forma integralmente presencial.
A Coordenação de Contratos realizou durante o ano de 2022 a execução das atividades administrativas que integram seu rol de atribuições, as quais estão relacionadas aos procedimentos para a elaboração de minutas de contratos administrativos e revisão das minutas contratuais elaboradas pelo campus Governador Valadares, formalização de contratos, alterações, prorrogação, repactuação, reajuste, revisão, rescisão contratual e termo de reconhecimento de dívida. Entre as atividades administrativas acima estão incluídas:
i) a prestação de informações técnicas ao público interno e externo quanto aos procedimentos necessários para tais finalidades;
ii) encaminhamento de processos destinados à formalização de termos aditivos à Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças para indicação da fonte orçamentária,
iii) encaminhamento, mediante despacho motivado, de processos administrativos à Procuradoria Federal junto à UFJF para análise legal e emissão de parecer jurídico,
iv) verificações do teor dos pareceres jurídicos emitido pela Procuradoria Federal junto à UFJF no que tange à minuta de contrato e minuta de Termo Aditivo ou Termo de Apostilamento e adoção de encaminhamentos e providências relacionadas às adaptações necessárias recomendadas pelo órgão jurídico;
v) formalização e publicação do extrato do contrato administrativo e suas alterações no sistema COMPRASNET CONTRATOS,
vi) disponibilização de Termos de Contratos, Termos Aditivos, Termos de Apostilamento, Termos de Reconhecimento de Dívida e/ou Rescisões Contratuais para assinatura, em regra, por meio do sistema eletrônico (SEI), do fornecedor e do representante legal da UFJF;
vii) distribuição, após a devida formalização, das vias de Contratos, Termos Aditivos, Termos de Apostilamento e outros, aos setores requisitantes, às empresas e ao Setor de pagamento da UFJF (COESF), arquivando no setor cópia do instrumento assinado pelas partes;
viii) inclusão de via original do instrumento firmado no respectivo processo administrativo, nos casos de processo em suporte físico;
ix) envio aos fornecedores de Ofício ressaltando a necessidade de prestação de garantia de execução contratual, ou reforço da mesma;
x) envio de Ofício Setor Requisitante da contratação, solicitando a indicação de gestores contratuais (titular e substituto);
xi) recebimento do Setor Requisitante da indicação de gestores contratuais e confecção da respectiva Portaria de designação, com encaminhamento ao Gabinete da Reitoria para assinatura e publicação;
xii) participação em equipes de planejamento de contratação de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão-de-obra.
Registramos ainda, durante o período em questão, que foi realizado:
i) o gerenciamento sistemático da caixa de e-mail institucional;
ii) o gerenciamento sistemático da mesa virtual do SEI;
iii) fornecimento de informações gerais no âmbito de suas atribuições em forma de relatórios e/ou planilhas;
iv) elaboração de relatórios periódicos aos órgãos de controle relacionados às atribuições do Setor;
v) participação em reuniões institucionais para tratamento de assuntos diversos relacionados aos contratos;
vi) realização de reuniões setoriais para tratamento do desenvolvimento das atividades da equipe;
vii) atendimento ao público interno e externo, via mensagem instantânea (WhatsApp), correspondência eletrônica e atendimento presencial.
v

5.1. Quantidade de contratos celebrados discriminados por tipo:

**OBS: Ano de 2022 – Dados referentes aos contratos celebrados até 31 de dezembro de 2022
6. Avanços
– Realização de estudos para a reorganização de fluxos internos da Coordenação de Contratos;
– Criação de rotinas internas padronizadas, em fase de revisão;
– Atividades relacionadas à criação de formulários padronizados, para inclusão de forma uniformizada de informações e documentos, a serem utilizados pelos gestores de contratos para impulsionar a tramitação de alterações que se façam necessárias, no curso da execução contratual (aditivos, apostilamentos e etc.), para futura implementação no Sistema Eletrônico de Informações – SEI;
– Incorporação, à equipe, de servidor da área de Administração.
7. Principais desafios e ações futuras:
7.1. Principais desafios:
O acompanhamento em tempo real da inovação dos normativos legais referentes à área de licitações e contratos, em especial a Lei nº 14.133/2021, embora extremamente essenciais, apresenta-se como um grande desafio para os envolvidos na área de contratações públicas, haja vista que muitas vezes os prazos para sua operacionalização são muito exíguos.
De tal forma, os processos de contratação devem ser constantemente inovados, de modo a se adequarem ao aparato legal vigente e simultaneamente, atender às necessidades das unidades demandantes de bens e de serviços da Instituição.
Verifica-se, ainda, a necessidade de estudos e ações voltadas para a criação de instrumentos aptos a auxiliar as atividades inerentes à gestão e fiscalização de contratos, haja vista, que os riscos decorrentes das funções desenvolvidas por gestores e fiscais de contratos exigem o constante aperfeiçoamento e capacitação dos mesmos, de forma a garantir e salvaguardar o acompanhamento diário dos contratos a eles confiados.
Existem muitos desafios e dificuldades a serem enfrentados ainda, com relação à utilização do Sistema Integrado de Informações – SEI, tais como adaptação da comunidade acadêmica à utilização do sistema, normatização de aspectos práticos, observância das orientações já disponíveis.
A necessidade de incremento do quantitativo de servidores que compõem a equipe consiste em outro desafio enfrentado pela Coordenação de Contratos. Nesse viés, seriam propícios estudos direcionados a quantificar o volume de trabalho em relação ao quantitativo atual de integrantes da equipe, levando-se em consideração a eficiência operacional, o volume de despesas com recursos humanos, a uniformização de metodologia e o atendimento à comunidade acadêmica com presteza e economicidade.
A evolução quantitativa da equipe privilegiaria sua evolução qualitativa, mediante a criação de grupos de estudo para especialização por objeto, visando ao aprimoramento dos processos de trabalho.
Por fim, a divergência dos procedimentos e entendimentos aplicados pelo Setor de Contratos do campus avançado e a Coordenação de Contratos do campus sede, em razão da ausência de definição, pela Instituição acerca das responsabilidades e atividades do campus avançado no que tange aos contratos celebrados, ocasiona a recorrência de retrabalho de ambas as equipes, o desconforto nas relações entre os trabalhadores envolvidos nos processos, além da fragilidade e morosidade na tramitação dos processos destinados à formalização de contratos e termos aditivos destinados a atender ao campus avançado de Governador Valadares.

7.2. Ações Futuras
Na busca pela melhoria do atendimento das demandas institucionais, por aprimorar os fluxos processuais, e ainda contribuir para a excelência da imagem institucional, a Coordenação de Contratos planeja as seguintes ações:
– Dar prosseguimento aos trâmites de implementação de Procedimento Operacional Padrão – POP, no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, contendo as definições das ações a serem adotadas pelos gestores de contratos para a celebração dos instrumentos direcionados às alterações contratuais que se façam necessárias, no curso da execução contratual (aditivos, apostilamentos e etc.).
– Dar continuidade aos estudos/revisão de formulário padrão elaborado pela equipe do setor, para inclusão de forma uniformizada de informações e documentos, a ser utilizado pelos gestores de contratos para impulsionar a tramitação de alterações que se façam necessárias, no curso da execução contratual (aditivos, apostilamentos e etc).
– Manter a capacitação dos servidores da área de contratações, com foco no atendimento da legislação, especialmente, no que se refere à recém publicada Lei nº 14.133 de 1º de abril de 2021, uma vez que por dois anos a gestão pública poderá optar entre a utilização da legislação antiga ou da nova, ao fim dos quais a observância das disposições da nova Lei passará a ser obrigatória substituindo a Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, e os arts. 1º a 47-A da Lei nº 12.462, de 4 de agosto de 2011).

VERSÃO FINAL EM 10/01/2023