Com o objetivo de continuar a oferecer espaço em contas institucionais, vinculadas à Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), o Conselho Superior (Consu) aprovou, em 11 de janeiro, a política institucional de uso dos serviços de e-mail e de armazenamento em nuvem da UFJF.
A medida foi tomada junto ao Comitê de Governança Digital (CGD) da UFJF, por meio da resolução 22/2015, e tem como intuito promover a gestão de espaços, a regulamentação da utilização do e-mail institucional e da disponibilidade para armazenamento em nuvem.
De acordo com o Pró-reitor de Planejamento, Orçamento e Finanças, Eduardo Condé, trata-se de uma decisão necessária. “A antiga política de espaço ilimitado do Google não existe mais. Como a Universidade precisa gerir um grande número e volume de contas, esta divisão foi necessária para garantir o pleno funcionamento de todos os e-mails institucionais, de acordo com o espaço possibilitado à UFJF em contrato com a empresa responsável”.
O pró-reitor afirma ainda que o contrato foi firmado junto à Rede Nacional de Pesquisa (RNP), à época, para obter acesso a todos os recursos que o Google oferece, estabelecendo assim um espaço limite que atenderia a toda instituição.
Contudo, atualmente, são mais de 20 mil contas ativas vinculadas à UFJF e, como o espaço disponível é restrito ao contrato firmado, foi preciso haver uma limitação de disponibilidade entre as contas institucionais.
“É importante destacar que essa política de contas institucionais foi criada em um cenário pré-pandemia, com o objetivo de facilitar a comunicação entre integrantes da comunidade acadêmica, possibilitar a identificação e o vínculo dos e-mails com a UFJF e simplificar o armazenamento e manuseio de arquivos relacionados às atividades de servidores, estudantes e visitantes da Universidade”, reforçou Condé.
Limitação de espaço
Atualmente, são mais de 20 mil contas ativas vinculadas à UFJF e, com a pandemia e a regulamentação do Ensino Remoto Emergencial (ERE), observou-se um significativo aumento no uso de espaços das contas institucionais com o envio de documentos, gravações de aulas e reuniões, e outros, o que passou a consumir mais espaço dos e-mails institucionais e motivou a decisão do CGD em limitar o espaço disponível por usuário.
Fazendo uma analogia, vamos supor que você tem um plano de celular compartilhado com outras quatro pessoas e que mensalmente está disponível 20 GB para os cinco usuários. Se sozinho você gasta 12 GB, então sobra 8 GB para as outras quatro pessoas utilizarem, o que reduz, significativamente, a possibilidade de consumo inicial de 4 GB por pessoa, certo?
De modo semelhante ocorre com as contas institucionais da UFJF. O espaço total, disponibilizado pelo Google, precisa ser distribuído e gerido para mais de 20 mil contas, o que faz com que contas que ultrapassam o espaço disponível prejudiquem outros usuários.
Gestão das contas institucionais
A gestão de espaços das contas institucionais será feita de forma conjunta entre o Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO) e o CGD, em dois passos: o primeiro ocorre a partir do dia 1º de fevereiro, em que o usuário com consumo acima do limite estabelecido terá acesso ao drive apenas para download de arquivos e envio e recebimento de e-mails sem anexo.
O espaço para as contas institucionais é variável, de acordo com o vínculo do usuário com a instituição, como consta na tabela.
Tabela de limites de armazenamento na plataforma Google por tipo de usuário (gráfico: Gustavo Pereira)
Já o segundo passo, vai ocorrer de acordo com a Resolução CGD/UFJF nº 1, de 11 de janeiro de 2023, em que, até 30 de setembro de 2023, os usuários sem vínculo com a UFJF – há mais de seis meses – serão notificados e terão as contas excluídas. Além disso, quem estiver acima do limite terá a sua conta restringida.
Minha conta será restrita ou excluída se eu exceder o espaço permitido?
Apenas contas de usuários sem vínculo com a UFJF há mais de 6 meses terão as suas contas excluídas. Caso o usuário possua vínculo com a Universidade, a conta permanecerá ativa, como explica a diretora do Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO), Patrícia Curvelo.
“No caso dos usuários que estão excedendo o limite estabelecido para armazenamento em conta institucional, reiteramos que a partir de 1º de fevereiro de 2023, todos que tiverem vínculo com a UFJF vão continuar recebendo e enviando e-mails normalmente, sem prejuízo na comunicação interna. A restrição será para o envio de e-mails com anexos e para a realização de uploads de novos arquivos ou edição de materiais que já estão armazenados, o que não exclui a realização de downloads”, apontou Patrícia.
A diretora do CGCO destaca ainda que os usuários que ultrapassarem o limite disponível serão avisados pela própria plataforma que seu espaço utilizado está além do permitido, por meio de uma “barrinha vermelha” que vai constar nestas contas.
Como me adequar aos limites das contas institucionais?
Caso o seu e-mail institucional exceda o tamanho permitido, é preciso se adequar aos limites estabelecidos pelo CGD. Para tal, recomenda-se analisar o consumo atual e excluir arquivos desnecessários.
De modo a respeitar os limites estabelecidos para as contas institucionais da Universidade, recomenda-se que o usuário realize o download ou baixe esses arquivos para outros espaços, mantendo apenas os arquivos que estejam relacionados à atividade que vincula o usuário à UFJF.
Para facilitar a consulta e confirmar a quantidade de armazenamento que você utiliza, basta acessar o Storage do Google Drive.
Preciso de mais espaço, tem como solicitar?
Para casos específicos, em que o espaço disponibilizado é insuficiente para o armazenamento de atividades institucionais e estritamente vinculadas à UFJF, o usuário deve entrar em contato com o CGD, através de ofício via Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e solicitar a ampliação do espaço disponível, justificando a importância para a execução de tarefas.
Outras informações: Resolução CGD/UFJF Nº 1, de 11 de janeiro de 2023