À Proplan estão vinculados o Escritório de Governança em Processos, Riscos e Controles, responsável pela otimização da produtividade em toda a UFJF, pelo mapeamento e modelagem de processos de negócio, e o Arquivo Central, que faz a gestão de arquivos institucionais e de acervos de memória da sociedade (Foto: Géssica Leine/UFJF)
Setores da Unidade
Escritório de Governança em Processos, Riscos e Controles (EP)
Arquivo Central (Arquivo)
Sites
https://www2.ufjf.br/escritoriodeprocessos/
https://www2.ufjf.br/arquivocentral/
E-mails
escritoriodeprocessos@ufjf.br
arqcentral@ufjf.br
Telefones
Escritório de Processos (32) 2102-6379
Arquivo Central: (32) 2102.6321
Arquivo SEI: (32) 2102.3984
Endereços
– Escritório de Processos – Rua José Lourenço Kelmer s/n, Campus Universitário – Bairro São Pedro, Juiz de Fora/MG – CEP: 36036-900 – (Prédio do CGCO, sala 32)
– Arquivo Central – Av. Rio Branco 3.460 – Fundos – Alto dos Passos, Juiz de Fora/MG – CEP 36.025-020
– Arquivo-SEI: Universidade Federal de Juiz de Fora – Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – Bairro São Pedro – Juiz de Fora/MG – CEP: 36.036-900. (Prédio da Reitoria)
Horário de Funcionamento
De segunda a sexta, das 7h às 19h
Serviços prestados pela unidade
Escritório de Processos
Assessoria em Mapeamento e Modelagem de Processos de Negócio. É um órgão de assessoria, vinculado à Pró-Reitoria de Planejamento e instituído pelas portarias UFJF nº 13 e nº 15, de 2016 (atualizada pela Portaria Gab-Reitor/UFJF Nº 57, de 17/03/2023). Tem como missão otimizar a produtividade em toda a UFJF, através do mapeamento dos processos de negócio.
Além disso, atua na automação de processos via SEI/UFJF (Portaria n° 690 de 2017, atualizada pela Portaria/SEI nº 1.910 de 2019).
Exerce também o mapeamento de dados pessoais no âmbito dos macroprocessos/processos de negócio mapeados e modelados pelo Escritório de Processos em conjunto com os setores clientes, segundo as diretrizes estabelecidas na Lei Geral de Proteção de Dados e demais normas correlatas internas e externas à UFJF.
Contribui/atua no gerenciamento do Modelo de Governança em Gestão Corporativa de Riscos da UFJF, incluindo as ações de Gestão de Integridade, Riscos e Controles Internos, no âmbito dos macroprocessos/processos de negócio mapeados e modelados pelo Escritório de Processos, seguindo as diretrizes de Governança de Integridade e Riscos da UFJF.
O Escritório de Processos não atende público externo e não tem acesso e comunicação por redes sociais.
Arquivo Central
Para a comunidade externa:
– Acesso a documentos sob a guarda do Arquivo Central, produzidos pela UFJF ou de acervos de memória da sociedade
– Acesso ao Sistema Eletrônico de Informação (SEI)
– Acesso à biblioteca de apoio
– Promoção de eventos de capacitação nas áreas de arquivologia e preservação, como visitas guiadas, cursos, seminários, exposições, palestras e oficinas
– Publicação de material de divulgação do trabalho e do acervo
– Laboratório de Pesquisa em História e Arquivologia (LaphArq).
Para a comunidade interna:
– Normatização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos
– Gestão de arquivos institucionais
– Assessoria técnica aos setores
– Oferecimento de vagas de estágios curriculares
– Apoio à administração institucional
– Gestão do Sistema Eletrônico de Informação (SEI)
Público ao qual se destina
Comunidade Acadêmica (Docentes, TAEs, Alunos e Terceirizados) e Comunidade Externa.
Formas de acesso ao(s) serviço(s) da unidade
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente, Redes Sociais.
Formas de comunicação da unidade com o público solicitante de serviço(s)
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente, Redes Sociais.
Requisitos e documentos necessários para acessar os serviços da unidade
Escritório de Processos
As demandas de mapeamento e modelagem de processos de negócio podem surgir da própria Pró-Reitoria de Planejamento ou solicitação de outras pró-reitorias e diretorias, a partir da identificação da necessidade estratégica de se mapear e modelar os processos de negócio das diversas unidades acadêmicas e administrativas da UFJF. Nesse caso, não existem documentos prévios necessários para acessar o serviço. São feitos diagnósticos locais relativos aos seus processos de negócio e, a partir daí, analisados os documentos existentes no setor, os quais serão utilizados ao longo do projeto.
Outra maneira de acesso ao serviço é por meio do formulário eletrônico de Habilitação de Processos no SEI-UFJF (Formulário SEI 02). Nesse caso, o próprio formulário conta com a lista dos documentos contidos no processo (inclusive documentos externos).
Arquivo Central
– Sem requisitos para acessar os documentos permanentes.
– O acesso a documentos institucionais, que estão em fase intermediária, só é franqueado ao público interno.
Principais etapas para o processamento dos serviços
Escritório de Processos
O processo de mapeamento e modelagem de processos se desenvolve, basicamente, em três etapas:
1) Mapeamento do processo em seu estado inicial
2) Análise e proposições de melhorias
3) Modelagem do processo em seu estado futuro/otimizado.
Já o processo de Gestão de Riscos envolve:
1). Contato inicial com os setores envolvidos
2). Envio das planilhas documentadoras de Gestão de Riscos e execução de possíveis treinamentos
3). Análise das planilhas preenchidas pelos setores
4). Solicitação de correções
5). Acompanhamento/monitoramento dos planos de ação
6). Reporte periódico ao Comitê de Governança, Riscos e Controles (CGRC) da UFJF.
Arquivo Central
Procedimentos de acordo com a natureza da solicitação. Os atendimentos são individualizados.
Previsão do prazo máximo para a prestação dos serviços
Escritório de Processos
O prazo para a prestação de serviço é pactuado diretamente entre as partes a partir do surgimento da demanda. Esses prazos podem variar amplamente em função da complexidade de cada projeto de mapeamento e modelagem de processos de negócio e da dinâmica de funcionamento das unidades.
Arquivo Central
20 dias
Prioridade para o atendimento do público
Escritório de Processos
As prioridades de atendimento são definidas estrategicamente entre o Escritório de Processos, unidades solicitantes e a Pró-Reitoria de Planejamento.
Arquivo Central
Ordem de chegada das solicitações
Previsão do tempo de espera para o atendimento
Escritório de Processos
O tempo de espera para início de novos projetos varia conforme a disponibilidade dos servidores do Escritório e o andamento dos projetos em execução, mas, de modo geral, em torno de, no máximo 15 dias.
Arquivo Central
O início do atendimento é imediato, mas o tempo para a conclusão é de acordo com a natureza da solicitação.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento
O previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações
Escritório de Processos
As sugestões ou reclamações podem ser recebidas por e-mail, site EP, telefone, ofício SEI ou pessoalmente. São analisadas pela equipe do EP em reuniões semanais e respondidas pela mesma forma que foram recebidas.
Arquivo Central
Leitura diária de e-mail e de mensagens nas redes sociais; atendimento às Ouvidorias da UFJF; consulta à legislação; resposta por escrito ao demandante, atendimento presencial.
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente.
Sinalização visual no local de atendimento presencial (Ex: placas indicativas, cartazes, etc)
Sim.
Mecanismos de acessibilidade para pessoas com deficiência
Parcial. Instalações em primeiro pavimento e rampas.
Condições de limpeza e conforto da unidade
Regulares.
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível
Atendimento presencial ou por telefone.
Outras informações
Escritório de Processos
A gestão de riscos na instituição tem como ferramenta de operacionalização a planilha documentadora de gestão de riscos do então Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e todo o processo é conduzido pelos próprios titulares dos órgãos de deliberação superior (Conselho Superior e Conselhos Setoriais) e dos órgãos de administração superior (Reitoria, pró-reitorias e diretorias) e é assessorado diretamente pelo EP, que os auxilia na determinação dos seus respectivos macroprocessos, bem como na fase de mapeamento dos riscos e monitoramento do processo.
Arquivo Central
– As fotos de documentos são permitidas sem o uso do flash.
– No uso de cópias, o interessado compromete-se em citar a fonte, respeitando o direito do produtor do documento.
– As visitas técnicas também podem ser agendadas.