Modelo de etiqueta externa para caixas-arquivo a ser usado no arquivo corrente e no intermediário
Baixe o modelo em Word para você criar suas próprias etiquetas
Instruções para preenchimento da etiqueta externa das caixas-arquivo
- IDENTIFICAÇÃO: Manter a identificação da Universidade;
- SETOR: Preencher com o nome do setor por extenso, seguido de sua sigla. Ex: Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas – PROGEPE;
- GT: Indicar o número da Guia de Transferência na qual a caixa foi listada;
- PROCESSO SEI Nº: Indicar o número do processo no SEI onde se localiza a listagem de transferência;
- CONTEÚDO: Descrever de maneira sucinta os documentos que estão dentro da caixa. Caso haja documentos de tipologia diferentes, informar todos que forem possíveis. Ex: Contratos, Memorandos, Portarias, etc. ATENÇÃO: O Arquivo Central da UFJF não aceitará descrições genéricas como “DOCUMENTOS DIVERSOS”. É necessário que a documentação tenha uma identidade;
- CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: Inserir o Código de Classificação de Documentos correspondente aos documentos do interior da caixa, conforme consta no Plano de Classificação de Documentos Relativos às Atividades-Meio do Poder Executivo Federal, para documentos das atividades-meio, ou Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Caso no interior da caixa existam documentos de tipos e códigos diferentes, informar o código dos documentos que existam em maior quantidade. OBS: O ideal seria colocar um código de classificação por caixa, se não for possível, colocar códigos diferentes, mas que tenham a mesma temporalidade porque isso facilitará na separação dos documentos para eliminação;
- ANO: Deverão ser registrados os anos abrangidos pela documentação que se encontra armazenada na caixa-arquivo. Se a documentação abranger somente o ano de 2010, por exemplo, deverá ser indicado “2010”. Se abranger os anos de 2015 a 2018, sem intervalos entre estes, deverá ser representado da seguinte forma: “2015-2018” (o traço (-) representa o “a”, isto é, 2015 a 2018). Se abranger apenas o ano de 1997 e o ano de 1999, deve ser representado do modo: “1997/1999” (a barra (/) representa o “e”, ou seja, “1997 e 1999”). Se a documentação abranger os anos de 2001 a 2006 e ainda o ano de 2011, deverá ser seguida a seguinte representação: “2001-2006/2011 (o traço (-) representa o “a”, isto é, “2001 a 2006” e a barra (/) representa o “e”, ou seja, “e 2011”). ATENÇÃO: A data a ser colocada na etiqueta é a dos documentos e NÃO a data que a caixa será transferida. OBS: O ideal seria caixas que contemplassem documentos do mesmo ano. Isso facilitaria o processo de eliminação e/ou recolhimento dos documentos;
- PRAZOS DE GUARDA: Opcional. Inserir o prazo de guarda corrente e o prazo de guarda intermediária existentes nos planos de classificação;
- DESTINAÇÃO: ELIMINAÇÃO ou PERMANENTE, campo para controle interno a ser assinalado pelos arquivistas;
- CAIXA: Informar o número pertencente à caixa, seguindo numeração sequencial. OBS: A ordem da caixa-arquivo deve ser contínua (01, 02, 03, 04, etc). É vedada a criação de caixas com numeração repetida, dentro do mesmo ano, ou com outros caracteres para diferenciação (ex: 1A; 1.1; A).
OUTRAS INFORMAÇÕES SOBRE A ETIQUETA:
A etiqueta deve ser colada de maneira que encaixe na frente da caixa sem cobrir o furo de ventilação (ele está ali para permitir a ventilação dos documentos e possibilitar a retirada da caixa da estante).
Colar a etiqueta de modo que a aba da caixa abra da direita para a esquerda (padronização).
Dimensão e disposição da etiqueta: A etiqueta precisa cobrir a área frontal da caixa-arquivo, medindo aproximadamente 12 cm de largura por 16 cm de altura. Os documentos devem ser ordenados internamente na caixa-arquivo, seguindo a sequência da esquerda para a direita em relação à frente da caixa.
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