A quarta reportagem da série que faz um balanço dos oito meses da gestão “Reconstruir a UFJF” e que aponta algumas perspectivas para 2017 põe em evidência o trabalho da Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças. Nas matérias anteriores, publicadas nessa semana, foram abordados temas relacionados às iniciativas da Diretoria de Inovação, da Diretoria de Ações Afirmativas e da Pró-reitoria de Extensão. 

A Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan) é responsável por ações vinculadas à manutenção das atividades administrativas da UFJF, além de planejar e coordenar a execução, controle e prestação de contas referentes a seu orçamento, finanças e patrimônio. “A função principal da Proplan é permitir uma base estruturada para a UFJF hoje e no futuro, garantindo as melhores condições para a Universidade operar suas macropolíticas expressas na sua missão de ensino, pesquisa e extensão, articuladas com ações de inovação tecnológica e de inserção no mundo. Isto implica em planejamento de investimento, ferramentas de acompanhamento, melhoria das condições institucionais e articulação interníveis”, explica o Pró-reitor de Planejamento, Orçamento e Finanças da UFJF, Eduardo Condé.

Segundo Condé, para dar conta da complexidade de números que envolve a Universidade, foi preciso uma reorganização da própria Pró-reitoria. Nesse sentido, foram incorporados à Proplan o setor de Tecnologia da Informação (TI), gerenciado pelo Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO), além da pasta de Assuntos Acadêmicos, ligada à Coordenadoria de Assuntos e Registros Acadêmicos (Cdara). “Uma das tarefas iniciais da Pró-reitoria foi estabelecer um plano de contingência para conter a crise orçamentário-financeira e regularizar situações junto a órgãos de controle e fornecedores, para posteriormente definir os parâmetros para investimento e construir condições internas mais adequadas para a vida institucional”, pondera.

Com a reestruturação organizacional, foi possível a definição de parâmetros para a construção de um portal da transparência, envolvendo dados internos e links com órgãos de controle, com o objetivo de ampliar o acesso às informações pertinentes à UFJF. O estudo preliminar para a implantação do mesmo foi concluído e a fase de estruturação de sistemas está prevista para o início de 2017.

Ações corretivas promovem segurança institucional

Algumas ações desenvolvidas ao longo de 2016 visam retificar pendências e pavimentar um caminho mais seguro para os próximos anos. Uma das principais iniciativas é o reajuste do plano orçamentário-financeiro do ano, com acertos de pagamentos, contratos, convênios e regularização de multas. Foram viabilizadas ações de regularização de pagamentos atrasados e compensação de valores em projetos. “Todos os fornecedores estão pagos – exceto aqueles que ainda não enviaram suas respectivas faturas – e estamos com despesas a pagar basicamente planejadas para 2017, dentro dos contratos vigentes. Este é o acerto que se dilui, que às vezes aparece pouco, mas é o que garante a tranquilidade institucional, particularmente em tempos de crise”, argumenta Condé.

Outra intervenção importante é a redefinição do organograma da UFJF, adequando o ensino à estrutura atual da instituição e regularizando o registro Sigep Web, base para a referência oficial da UFJF nos sistemas do Governo Federal. “Isto também afeta toda a hierarquia da instituição. O estado atual, para encaminhamento ao Conselho Superior, é de acertos finais.”

Também foi possível o estabelecimento de padrões participativos no orçamento da Universidade, com o intuito de construir uma matriz orçamentária eficiente e de longo curso. Em 2016, foram iniciados estudos com relação à utilização da matriz base da Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (Andifes), cujo ensaio, de acordo com o Pró-reitor, mostrou a necessidade de adaptações. “Foi iniciada uma negociação com os diretores de unidades acadêmicas e solicitados parâmetros aos setores administrativos para a definição da matriz futura. Este processo se estenderá em 2017”.

Outro benefício oriundo da melhoria no modo de gerir a Universidade foi a viabilização de investimentos em equipamentos de TI, móveis e instrumental, visando atender às variadas demandas da UFJF, articuladas com a alocação de R$ 4 milhões para as unidades acadêmicas e administrativas.

Avanços possibilitam próximos passos

Com a transparência e dinamização da gestão universitária, foi possível estabelecer parâmetros claros com relação aos processos administrativos e acadêmicos na UFJF, desenvolvendo os protocolos adequados às diversas situações presentes na vida institucional. Como explica Eduardo Condé, “parte do trabalho envolve o Escritório de Processos – fluxos, mapeamento, dentre outras variáveis – e, outra, a construção de protocolos internos de cada setor. Esta ação está em andamento em vários segmentos: contratos, pesquisa e pós, extensão, graduação e deverá se estender aos demais entre 2017 e 2018.”

Outra iniciativa prevista é denominada “Projeto Macropolíticas da UFJF”: trata-se de uma ação de planejamento de longo prazo para a Universidade, com proposta metodológica específica que foi apresentada ao Conselho Superior em dezembro. Sua base é formular políticas de longo prazo para a UFJF nas áreas estratégicas, utilizando metodologia de participação ativa. “O objetivo é formular as aqui denominadas ‘macropolíticas’, que envolvem ensino, pesquisa, pós-graduação e extensão, com articulação internível das mesmas com as demais ações da Universidade”, esclarece o professor.

Ao final do ano de 2016, foi constituída a comissão que formará o Plano de Logística Sustentável (PLS), a ser instituído até meados de 2017. Outro projeto estratégico a ser implementado no ano que vem é o Plano Gestor e a consequente definição de vetores para o seu desenvolvimento.

Mais uma exigência legal a ser executada é o Plano de Gestão de Riscos, que virá ao lado do “assentamento funcional digital” – um dossiê composto por documentos funcionais, digitais ou digitalizados, considerado fonte primária das informações dos servidores vinculados aos órgãos do Sistema de Pessoal Civil (Sipec).

“Considerando o ano de 2016, com execução orçamentária complexa, cortes orçamentários e uma herança institucional muito difícil, a administração que assumiu enfrentou desafios múltiplos: desinstitucionalização em muitas áreas no que tange a procedimentos, falta de referências rotineiras no trabalho, fornecedores sem pagamento, contratos a vencer, a situação difícil para o funcionamento em Governador Valadares, indagações de órgãos de controle e do Ministério Público Federal sobre processos anteriores, obras paradas ou com projetos problemáticos.  Penso que 2017 é um ano que se prenuncia difícil, mas que poderá propiciar novos caminhos para o planejamento na UFJF”, avalia Condé.

Outras informações: (32) 2012-3918 – Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças

Confira as matérias da série já publicadas

Reestruturação do Critt potencializa inovação tecnológica na UFJF
Diretoria de Ações Afirmativas intensifica combate à violência e ao preconceito
Extensão universitária amplia o contato entre a UFJF e as comunidades externas dos dois campi

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