Atendimento no Balcão
Tudo para oferecer um atendimento ágil, acolhedor e seguro. 💙
Quem está no balcão sabe: cada atendimento é diferente.
Nesta página reunimos os principais procedimentos, orientações e materiais de apoio para auxiliar a equipe no dia a dia. Aqui você encontra respostas rápidas para as dúvidas mais frequentes e acesso aos formulários e sistemas utilizados no atendimento.
Nosso objetivo é simples: facilitar o trabalho da equipe e garantir uma experiência cada vez melhor para quem utiliza as bibliotecas da UFJF. Mais do que emprestar livros, nosso papel é acolher pessoas.
Cada atendimento é uma oportunidade de fortalecer o vínculo da comunidade com as bibliotecas da UFJF. Sempre que surgir uma situação não prevista neste material, conte com o apoio da equipe de bibliotecários e da coordenação do CDC. O conhecimento é construído coletivamente, e nosso atendimento também.
💻 Sistemas e acessos
Os links que fazem parte da rotina de atendimento.
📝 Formulários
Tudo o que você precisa para iniciar um atendimento.
- Empréstimo de Chromebooks e Tablets
- Uso da Sala de Acolhimento Parental
- Cadastro na Secretaria do CDC
- Empréstimo manual de chaves
📚 Empréstimos e devoluções
Como proceder em cada situação.
- Empréstimo de material bibliográfico:
- Situações de bloqueio por pendências ou excesso de material:
- Empréstimo de Chromebooks e tablets;
- Renovação de empréstimo;
- Livros com reserva;
- Devolução de materiais;
- Acesso aos e-books : Minha Biblioteca – Biblioteca Virtual Universitária (Pearson)
- Procedimento básico para empréstimo e renovação
👥 Usuários de comunidade
Público sem vínculo com a UFJF.
- Cadastro do usuário;
- Comunidade visitante;
- Procedimento básico para cadastro de usuário de comunidade
📄 Nada Consta
Orientações para emissão da declaração nos diferentes casos.
Diante da resolução recente do CONSU, novos fluxos estão sendo implementados;
💰 Multas
Tudo sobre consulta, emissão de GRU e pagamento.
- Procedimento para consulta;
- Procedimento para baixa (pagamento);
- GRU Juiz de Fora;
- GRU Governador Valadares
🔍 Situações frequentes
Respostas rápidas para as dúvidas que aparecem todos os dias.
- Código de usuário inexistente;
- Livro não aparece para renovação
- Usuário sem débitos, mas diz ter débito;
- Usuário com multa que não consigo localizar;
📚 Empréstimos, devoluções e renovações
- Empréstimo Domiciliar: é destinado, exclusivamente, aos usuários da comunidade universitária: alunos regularmente matriculados em cursos de graduação, pós-graduação, os alunos do Colégio de Aplicação João XXIII, residentes, professores efetivos e TAE’s ativos da UFJF.
Categorias que podem fazer empréstimo domiciliar: aluno – graduação / aluno- pós lato-sensu / aluno – pós stricto-sensu / aluno – mobilidade acadêmica / aluno – convênio internacional / aluno – EAD / aluno – fundamental 1 – 1º a 5º ano / aluno – fundamental 1 – 6º a 9º ano / aluno – ensino médio / professor efetivo / professor substituto / funcionário TAE / funcionário bibliotecário / residente
Alunos de disciplina isolada não terão direito ao empréstimo domiciliar, uma vez que a matrícula em disciplinas isoladas não cria vínculo institucional que assegura o direito à obtenção de diploma de Graduação ou Pós-Graduação mediante apresentação de Nada Consta.
Professores visitantes, temporário, funcionários terceirizados não terão direito ao empréstimo domiciliar, uma vez que o contrato não assegura a solicitação do Nada Consta ao final do período.
Professos substituto: poderão ter alterado o seu cadastro mediante apresentação de data final do contrato para que o bibliotecário possa colocar a validade no cadastro e acompanhar o encerramento do vínculo.
Não é permitido o empréstimo domiciliar de mais de um exemplar do mesmo livro.
- Empréstimo no recinto: esse tipo de serviço é facultado, diariamente, para os usuários com vínculo institucional com a UFJF (SIAPE ou matrícula) e para a comunidade mediante cadastro no sistema. É uma atividade importante pois registra o uso de livros que não foram emprestados para domicilio;
- Empréstimo de fim de semana (acervo consulta): as obras da Coleção Consulta poderão ser emprestadas no ultimo dia útil da semana a partir das 10 horas, devendo ser devolvidas, impreterivelmente, no próximo dia útil, até às 10h. Em caso de feriados ou paralisações que inviabilizem o funcionamento da biblioteca à sexta-feira, esta regra será antecipada para o último dia útil da semana em questão.
As obras de referência não poderão ser emprestadas, devendo ser consultadas somente no local.
- Empréstimo de férias: nesta modalidade de empréstimo o prazo de devolução é estendido e os usuários podem ficar com os livros da coleção circulante durante o período de férias acadêmicas. As datas de início e término do empréstimo de férias são divulgados na página da biblioteca. A biblioteca se reserva no direito de não habilitar o empréstimo de férias sempre que houver necessidade de trabalhos internos no acervo ou quantidade de calendários acadêmicos vigente que inviabilize a ação.
- Empréstimo não autorizado devido ao excesso de materiais: a quantidade de materiais e o tempo de empréstimo varia conforme o perfil do usuário:
– Professores: até 6 materiais por 30 dias corridos
– Alunos, residentes e taes: até 6 materiais por 14 dias corridos
Caso o usuário exceda o limite de empréstimos a que tem direito será exibida a mensagem ”Número de empréstimo excedeu o permitido por usuário! Permitido somente por empréstimo especial! Deseja continuar?”. Clicando em “Cancelar” o sistema não irá efetuar o empréstimo. Assim, para efetuar um novo empréstimo o usuário deverá devolver algum dos exemplares em sua posse.
- Empréstimo não autorizado devido à pendência: caso o usuário esteja com multa “Empréstimo cancelado: usuário está em débito com a unidade de informação!” e o sistema não permitirá o empréstimo. Caso o usuário esteja afastado por atraso o empréstimo não será liberado.
Caso o usuário possua livros com atraso na devolução o sistema não efetuará o empréstimo e será exibida a janela afastamento onde irá constar os livros em atraso.
- Empréstimo de Chromebooks e tablets: o empréstimo e devolução de Chromebooks e tablets têm algumas peculiaridades. São elas:
- empréstimos e devoluções devem ocorrer 1 hora antes do fechamento da biblioteca;
- estes exemplares não podem ser renovados pelo Pergamum;
- os tablets só podem ser usados nas dependências da biblioteca;
- acontecem apenas na Biblioteca Central.
Como deslogar o e-mail nos tablets:
- Clicar no relógio no canto inferior direito;
- Configurações;
- Contas e sincronizações;
- Localizar a conta a ser deslogada;
- Clicar em Remover.
Como deslogar o Wi-fi nos tablets:
- Clicar no relógio no canto inferior direito;
- Configurações;
- Wi-fi;
- Localizar a conta a ser deslogada;
- Clicar em Esquecer Rede.
- Renovação de empréstimo: É necessário efetuar o login no Siga3 –> Biblioteca –> Meu Pergamum.
O usuário será redirecionado(a) e na nova tela aparecerão os itens que estão emprestados em sua matrícula com a opção de renovação. É importante lembrar que a renovação pode ser efetuada a qualquer momento e que após a quarta renovação no sistema a obra deverá ser devolvida. Caso haja reserva para outro usuário o sistema não efetivará a renovação. Observação: O(A) usuário (a) deve estar logado (a) no SIGA com a matrícula em que solicitou os empréstimos.
- Livros não aparecem para renovar: É preciso logar no SIGA3 e no canto direito superior conferir se a matrícula que aparece é a que o usuário(a) efetuou o(s) empréstimo(s) ou não. Se estiver logado(a) com outra matrícula sua que não a que está ativa, é preciso clicar em “trocar usuário” no canto superior direito.
- Livro com reserva: Ao efetuar a devolução de um exemplar poderá aparecer a mensagem “Este exemplar possui uma reserva”, indicando que aquele exemplar deve ser reservado para outro usuário (confirmar essa mensagem). Após a efetivação da devolução, as informação estarão no comprovante de devolução. Deve-se recortar no comprovante, a parte referente aos dados da reserva, onde aparecem o nome do usuário que requisitou a mesma, bem como o título do livro reservado. Esse comprovante deve ser guardado com o livro local definido para as reservas. Os livros com reservas ficam a disposição do usuário do dia da devolução mais um dia útil no final do expediente. Se a devolução aconteceu no dia 02 em qualquer horário, ficará disponível para o usuário retirar até o final do expediente do dia 03.
- Devolução de material: Os livros devem ser devolvidos na mesma biblioteca em que o empréstimo foi efetuado, salvo em situações autorizadas pela coordenação, os livros de unidades poderão ser devolvidos na Biblioteca Central Universitária. Assim, caso o aluno tente devolver algum exemplar em uma biblioteca qualquer o sistema exibirá a mensagem “Exemplar não pertence à unidade de informação” e a devolução não será efetuada. O usuário, então, deverá devolver o livro em sua biblioteca de origem.
- Acesso aos e-books : Minha Biblioteca – Biblioteca Virtual Universitária (Pearson)
Para acessar os e-books e necessário acessar o SIGA 3 –> Biblioteca –> Consulta ao acervo
O nome do usuário deve aparecer no canto superior direito. Assim, o usuário poderá fazer a pesquisa das obras e obterá acesso aos e-books disponíveis no catálogo. Estes se encontrarão com um ícone de “cadeado” à esquerda do nome da obra. Basta clicar no ícone para abrir o e-book.
Outra opção é SIGA 3 –> Biblioteca –> Bibliotecas Virtuais
Os e-books são acessados por meio de um clique na imagem de capa da obra. Use o buscador para encontrar o e-book inserindo na busca o título ou autor procurado. Qualquer dúvida assista o vídeo com as orientações.
EMPRÉSTIMO E RENOVAÇÃO PROCEDIMENTO BÁSICO
1 ) Solicitar a carteirinha ou documento oficial com foto, Circulação de materiais –> Empréstimo;
2 ) Insira em Código da Pessoa o número de matrícula ou faça a leitura do código de barras. É comum que o código de barras apresente falhas e por esta razão é imprescindível a conferência;
3 ) Após o Pergamum identificar o usuário, coloque o cursor em Ler Exemplar e faça a leitura do(s) código(s) de barra do(s) livro(s);
4 ) Confira se a quantidade de livros lidos é a mesma de livros em suas mãos;
5 ) Clique em Emprestar, solicite a senha do Siga, imprima o comprovante e desmagnetize o(s) livro(s).
6 ) Entregue ao usuário comprovante e material emprestado.
👥 Usuários de comunidade
É considerado usuário da comunidade qualquer indivíduo que deseje frequentar os espaços das bibliotecas e não possua vínculo com a instituição. As bibliotecas da UFJF são bibliotecas públicas. Eles têm o direito ao livre acesso ao espaço e ao acervo das bibliotecas, ao uso da salas de estudo e cabines individuais, a utilização dos armários e do info-centro e a consulta local do acervo;
– Realizar Empréstimo no Recinto – Esse tipo de serviço é um empréstimo diário para os usuários com vínculo institucional com a UFJF e para a comunidade mediante cadastro no sistema.
- Cadastro do usuário de comunidade: o cadastro para os usuários externos deverá ser realizado nas Bibliotecas do CDC apresentando-se a seguinte documentação: documento oficial com foto e comprovante de residência em Juiz de Fora com até 60 dias. O comprovante poderá estar em nome dos pais ou cônjuge, neste caso, a certidão de casamento deverá ser apresentada. Usuários com vínculo são importados do Siga.
Fazem parte dessa categoria:
- ex-aluno
- Alunos do IFSudeste
- Moradores de Juiz de Fora sem vínculo com a UFJF
- Funcionário terceirizado que não tem acesso ao SIGA
A comunidade visitante deverá ser acolhida pelo bibliotecário responsável que oferecerá escaninhos específicos para uso dos espaços. Quaisquer outros casos serão cordialmente acolhidos pela equipe respeitando as normas de funcionamento.
PROCEDIMENTO BÁSICO PARA CASDASTRO DE USUÁRIO DE COMUNIDADE
1 ) Solicitar o documento oficial com foto e comprovante;
2 ) No Pergamum: Usuários / Unidade Organizacional –> Cadastro;
3 ) Inserir o número do RG (sem MG) no campo Código da Pessoa, Preencher o nome sem abreviações (acentuando e em conformidade com a língua portuguesa (para diferenciar dos cadastros migrado do SIGA) e clicar em Inserir;
4 ) Preencher todos os dados com atenção;
5 ) Categoria de Usuário: 35 Comunidade JF e Tipo de empréstimo: 3 – Consulta; clicar em Alterar antes de abrir outra aba para não perder o que foi digitado;
6 ) Na aba Senha solicitar a criação de uma senha ao usuário e clicar em Alterar;
7 ) Na aba validade, colocar 31 de dezembro do ano corrente e clicar em Alterar.
📄 Nada Consta
Declaração de Nada Consta: CDARA e GAP/PROGEPE fazem esta solicitação para conferência internamente e, na maioria dos casos, não há a necessidade do usuário se deslocar à biblioteca para a emissão. Porém é direito do usuário solicitar. Caso o usuário faça a solicitação no balcão o atendente deverá emitir.
As pendências junto às bibliotecas não impedem a colação de grau.
– Formandos: Só é necessário solicitar o Nada Consta se estiver com pendência após o prazo estipulado pela biblioteca para regularização de pendências. Este prazo é divulgado no site da biblioteca a cada final de semestre.
– Aposentadoria: No procedimento padrão para abertura de processo de Aposentadoria_Voluntaria, os passos 9, 10 e 11 se referem ao formulário de Nada Consta a ser inserido no processo e disponibilizado no Bloco de Assinatura pelo próprio servidor. Deverá ser incluído o documento Nada Consta no processo, clicar em ‘Incluir Bloco de Assinatura’ (na barra de ferramenta na parte alta da tela), clicar em ‘Novo’, na ‘Descrição’ colocar seu nome, na ‘Unidades para Disponibilização’ colocar ‘SEC-CDC’, salvar, selecionar o documento de Nada Consta e clicar em ‘Incluir’.
Feito isso, sair do processo e ir em ‘Bloco de Assinatura’, que fica na barra de ferramenta à esquerda da tela principal do SEI. Lá vai aparecer o Bloco com seu nome e na última coluna ‘Ações’, clique em ‘Disponibilizar Bloco’.”
– Alteração de status de taes e professores: Casos de alteração de status de TAES e professores (redistribuição para outra instituição, rescisão de contrato, exoneração) o nada consta é solicitado por e-mail da secretaria (secretaria.cdc@ufjf.br);
– Alunos de intercâmbio e mobilidade acadêmica: casos de alunos de intercâmbio, o nada consta é solicitado pelo setor: Coordenação de Mobilidade Acadêmica e nos casos de intercâmbio pela CDARA;
– Solicitação por terceiros: Não arquivamos mais documentos nesta etapa. Podem solicitar:
a) pais com documentos pessoais e do filho para comprovar a relação;
b) qualquer pessoa com procuração simples e cópia dos documentos dos envolvidos.
Procedimento:
1 ) Circulação de materiais –> Atualização de Débitos –> Pagamento
Pesquise pelo nome para que seja possível conferir todas as matrículas caso o usuário tenha mais de uma.
2) Circulação de materiais –> Consulta –> Usuário.
Pesquise pelo nome para que seja possível conferir todas as matrículas caso o usuário tenha mais de uma.
Em Tipo de Pesquisa selecione Pendente e depois em Armário e confira se todas as chaves foram devolvidas.
3) Não havendo pendência em nenhuma matrícula clique em declaração (esta opção estará disponível quando a opção Pendente for selecionada no tipo de Pesquisa.)
4) Imprima a declaração e assine
5) Para conferir se o nada consta foi emitido entre em Circulação de materiais –> Empréstimo e verifique todas as matrículas procurando pelo nome e verifique se aparece a mensagem de afastamento.
6) Em Usuários / Unidade Organizacional – UO -> Cadastro, selecione a matrícula para a qual o aluno/servidor solicitou o nada consta e em Demais informações coloque a seguinte nota: Nada consta solicitado por (aluno, pai/mãe, com procuração, GAP/PROGEPE, CDARA, etc.)
💰 Multas
Multas: Na contagem das multas e suspensões são considerados todos os dias em atraso, incluindo sábados, domingos, recessos previstos no calendário e feriados. Somente serão abonadas multas em caso de atestado médico e boletim de ocorrência. Nos períodos de paralisação e greve os dias são desconsiderados automaticamente pelo sistema. As multas só ficam disponíveis em “Pagamento” após a devolução dos materiais. Faça a conferência e informe ao usuário que é necessário que os exemplares sejam devolvidos para que os débitos parem de sofrer os ajustes por tempo de atraso e para que as multas sejam quitadas.
– GRU – JF: acessar Meu Pergamum (Siga 3) clicar em Empréstimo e depois em Débitos. Na tela aparecerão as pendências, caso existam, e um ícone para emissão da GRU. É imprescindível, ao logar no Siga, observar no canto superior direito se a matrícula em destaque é a que se deseja, caso não seja, clique em trocar usuário e faça a alteração. Após efetuar o pagamento, o usuário deverá enviar o comprovante de pagamento e GRU para o e-mail: multas.cdc@ufjf.br. Caso deseje a liberação no mesmo momento, se dirija a uma das bibliotecas e solicite ao atendente, após o envio do comprovante e GRU. Caso não tenha urgência, em até 48 horas o usuário receberá o recibo de quitação gerado automaticamente pelo sistema no e-mail cadastrado.
– GRU – GV: As orientações para pagamento de multa no Campus GV estão no link https://www2.ufjf.br/bibliotecagv/pagamento-de-multa/ . Para o preenchimento da GRU acesse: http://www.gv.ufjf.br/gru/ .
Procedimento para consulta:
1 ) Circulação de Materiais –> Atualização de Débitos –> Pagamento;
2 ) Inserir o código da matrícula ou faça a busca pelo nome clicando no ícone verde. A consulta pelo nome é importante para usuários que possuem mais de um vínculo;
3 ) Após identificar a matrícula será apresentado, se houve, os débitos.
Procedimento para pagamento:
1 ) Após receber o e-mail com a GRU e o comprovante de pagamento, faça o procedimento de consulta;
2 ) Confira o código de barras da GRU com o do comprovante e o valor;
3 ) Selecione a(s) multa(s) a serem pagas e clique em Pagamento;
4 ) Em caso de quitação com usuário na biblioteca imprima o comprovante e entregue. Se for multa enviada pelo e-mail sem usuário presencial não há necessidade de imprimir, apenas arquive o e-mail na sua pasta.
🔍 Situações frequentes
- Código de usuário Inexistente (matrícula não aparece): Nos casos em que a matrícula não aparece no Pergamum ou acusa “Código do Usuário Inexistente”, é provável que os dados de contato (e-mail e/ou telefone) do usuário não tenham sido totalmente preenchidos no SIGA, o que inviabiliza a importação das informações pelo Pergamum. Atualmente estes casos são bastante raros.
Procedimento: O usuário deve acessar o SIGA (azul) e realizar o preenchimento de todos os dados (endereço, telefones e e-mail) para que este seja incluído, também, no Pergamum. As atualizações do Pergamum acontecem de 4 em 4 horas, sendo necessário esperar a próxima atualização para que a matrícula do mesmo apareça no sistema das bibliotecas. Havendo urgência é possível solicitar a atualização na Gerência de Atendimento.
As atualizações do Pergamum ocorrem às 2, 6, 10, 14, 18 e 22h.
Caso aconteça informe à coordenação por e-mail cdc@ufjf.br
– Usuários sem débitos, mas diz ter débito: o sistema poderá exibir a mensagem “Usuário não possui débitos” quando o usuário possui materiais em atraso, mas ainda não os devolveu. Para verificar essa situação clique na opção “Empréstimo” e pesquise pela matrícula em questão. Aparecendo uma janela com o título “Afastamento” verifique o “Motivo” do mesmo. As mensagens “Não foi devolvida a chave…” e “Atraso no exemplar…” sinalizam que o usuário possui itens em atraso ainda não devolvidos. Fechando a janela “Afastamento”, pode-se usar a barra de rolagem horizontal para verificar o valor parcial de todos os débitos e a parcial dos débitos por exemplar.
– Usuário com multas que não consigo localizar: O sistema exibirá a mensagem “Usuário não possui débitos!” quando não existir nenhuma multa registrada na matrícula pesquisada. No entanto os débitos podem estar registrados em uma outra matrícula do usuário em questão. Nesses casos é importante observar se a matrícula selecionada corresponde à matrícula em que a multa está registrada. Usuários com mais de uma matrícula podem ter multas registradas em alguma dessas outras matrículas, então é interessante verificar todas as matrículas até que a multa seja identificada. Pesquise pelo nome do usuário para encontrar todas as matrículas do mesmo.