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Etapas de Implementação

A implantação do SEI-Ufjf nos diversos Setores e Unidades da Universidade envolvem 02 etapas a serem concluídas:

 

a) ETAPA 01: Disponibilização de acesso ao SEI-Ufjf (Ambiente de Treinamento):

  • Todos os servidore(a)s ativos (da carreira TAE + Docentes) já estão cadastrados no SEI-Ambiente de Treinamento, com perfil de Usuário Básico, para que possam acessar, explorar, conhecer, criar e tramitar processos e documentos gerais, de modo que possam se familiarizar ao novo sistema;
  • Os setores cadastrados no SEI-Ufjf são aqueles devidamente registrados no SIORG da UFJF, gerido pela PROGEPE, que é o sistema oficial do Governo Federal para registro do organograma dos órgãos públicos federais;
  • Os usuários foram cadastrados no SEI-Ufjf respeitando-se a lotação dos servidores de acordo com o banco de dados oficial de gestão de pessoas do Governo Federal que é o SIAPE – gerido na UFJF pela PROGEPE;
  • Os cursos de capacitação já estão disponíveis para acesso imediato de todos os usuários através do Menu “CAPACITAÇÃO” deste Portal;
  • Para praticar o conteúdo ministrado nos referidos cursos, a Equipe SEI já disponibilizou acesso ao SEI-Ufjf (na versão Ambiente de Treinamento) para que todos os usuários realizem testes de criação e tramitação de processos eletrônicos, com o intuito de tentar simular a realidade administrativa de cada setor ou unidade da UFJF;
  • Cada usuário foi cadastrado, no SEI-Ambiente de Treinamento, no seu setor/departamento de origem e também num Setor chamado “Setor de Testes” – isso vai possibilitar que o usuário simule a tramitação de processos entre seu Setor de origem e o Setor de Testes;
  • Caso o usuário deseje simular a tramitação de processos com outros Setores deverá, antes de enviar o processo, combinar a realização dessa atividade com outro colega de trabalho do Setor destinatário do processo – caso contrário, seu processo poderá ficar sem resposta, ou seja, parado no Setor para o qual você enviou o mesmo já que todos os demais setores ainda estão, igualmente, em fase de testes e treinamento e, portanto, não estão obrigados a responder a nenhum processo teste (fictício);
  • Desta forma, a Equipe SEI tem o objetivo de proporcionar a capacitação e adaptação ampla dos servidores da UFJF ao novo sistema e ainda identificar e corrigir possíveis problemas relacionados ao acesso ao sistema, à lotação de servidores e à análise da necessidade de criação de perfis diferenciados de usuários em cada setor ou unidade;
  • Para isso, a Equipe SEI irá realizar quantas reuniões e encontros forem necessários com os servidores e suas chefias, organizados em grupos de Pró-Reitorias, Diretorias ou Unidades Acadêmicas, no Campus JF e GV, para sanar as dúvidas e sensibilizar a todos os usuários para a melhor utilização possível das ferramentas do SEI – o cronograma será negociado com os gestores e divulgado, oportunamente, neste Portal.

 

b) FASE 02: Disponibilização de acesso ao  SEI-Ufjf (Ambiente de Produção) para início da criação e tramitação dos processos eletrônicos

  • O início da Fase 02, está condicionado ao ajuste das lotações dos servidores no SIAPE e dos seus respetivos setores no SIORG – ambos sistemas geridos pela PROGEPE;
  • Para habilitar um processo no SEI, de modo que o mesmo passe a tramitar exclusivamente em meio eletrônico (sem utilização do papel), os Setores deverão realizar o Mapeamento dos Processos e a Gestão Arquivística Básica dos documentos, até então, produzidos em papel que estejam arquivados ou ainda em trâmite nos respectivas Setores;
  • Os processos habilitados no SEI, ou seja, aqueles que já poderão ser criados e geridos exclusivamente no ambiente eletrônico (não sendo mais permitidos o uso de papel para a tramitação dos mesmos), serão amplamente divulgados através da LISTA DE PROCESSOS HOMOLOGADOS NO SEI-Ufjf;
  • Esta lista estará sempre atualizada e disponível através do menu “PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO” neste Portal;
  • A habilitação dos processos no SEI será realizada aos poucos, de forma gradual, de acordo com o ritmo de organização das equipes de trabalho de cada setor ou unidade;
  • O cronograma de habilitação de processos no SEI será realizado pela Equipe SEI de acordo com a prioridade e complexidade dos processos definidas com a Administração Superior da UFJF em parceira com todos os setores e unidades interessados.

 

No caso de dúvidas, consulte o menu “PERGUNTAS FREQUENTES” disponível neste Portal ou faça contato com a Equipe SEI.