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Sobre a Implementação do SEI

1. Como é formada a Equipe SEI-Ufjf?

A Equipe Central do SEI, conforme Portaria nº 690/2017 é formada pelos seguintes órgãos da UFJF:

  • Arquivo Central: para a gestão do SEI de acordo com a Política Nacional de Arquivos e Gestão Documental;
  • Escritório de Processos: para mapeamento e implantação da Gestão por Processos em cada setor da UFJF;
  • CGCO: para prover a infraestrutura de TI para a garantia da segurança e disponibilidade do SEI e sua integração com os demais sistemas de informação da UFJF, em especial, o SIGA.

 

2. Quais as etapas de implementação do SEI na UFJF?

O SEI já está implantado na UFJF. O que a Universidade está realizando agora é a implementação do SEI, ou seja, a transição da gestão dos processos do meio físico (papel) para o meio eletrônico (SEI), será realizada através de 02 etapas:

 

  • ETAPA 01:  Disponibilização do acesso ao SEI-Ufjf (Ambiente de Treinamento):
    Objetivo: proporcionar a capacitação e adaptação ampla dos servidores da UFJF ao novo sistema e ainda identificar e corrigir possíveis problemas relacionados ao acesso ao sistema, à lotação de servidores e à análise da necessidade de criação de perfis diferenciados de usuários em cada setor ou unidade;

 

  • ETAPA 02: Disponibilização do acesso ao SEI-Ufjf (Ambiente de Produção) para início da criação e tramitação dos processos eletrônicos:
    Objetivo: habilitar, gradualmente, os processos no SEI de modo que o mesmo passe a tramitar exclusivamente em meio eletrônico (sem utilização do papel) – esta fase está condicionada à realização, pelos setores e unidades da UFJF, do Mapeamento dos seus Processos e da Gestão Arquivística Básica dos documentos, até então, produzidos em papel e que estejam arquivados ou ainda em trâmite nos respectivas Setores.

 

3. Existe uma data para a UFJF “virar a chave” e passar a tramitar todos os processos através do SEI?

NÃO. Cada um dos diversos tipos de processos da UFJF serão habilitados aos poucos, gradativamente, conforme dedicação das equipes aos trabalhos de transição do ambiente físico para o ambiente eletrônico.
Enquanto o processo não for habilitado no SEI-Ufjf, o mesmo continuará tramitando normalmente em meio físico (por meio de papel).

 

4. Eu não estou conseguindo acessar o SEI-Ufjf! O que eu faço?

Somente usuários previamente cadastrados e com acesso ao SIGA podem acessar o SEI-Ufjf.

Se você está acessando, sem problemas, o SIGA, mas não está conseguindo acessar o SEI-Ufjf com a mesma senha, faça contato com a Equipe SEI através do email: sei@ufjf.edu.br.

Os aluno(a)s Bolsistas da UFJF podem ter acesso ao SEI dos respectivos Setores nos quais desempenham suas funções, porém o perfil de acesso será sempre BÁSICO – SEM ASSINATURA.

 

5. Meu Setor não está no SEI! O que eu faço?

Primeiramente, é preciso saber se o seu Setor está legalmente instituído, ou seja, se está criado no Estatuto da UFJF, no Regimento Geral da UFJF ou por outra Resolução do Conselho Superior da UFJF.

A estrutura organizacional da Reitoria foi consolidada, recentemente, através da Resolução nº 25/2017 e Resolução nº 03/2018 do CONSU.

Alguns órgãos internos da UFJF possuem Resoluções específicas do CONSU, em especial, os chamados órgãos suplementares e setores das Unidades Acadêmicas.

Só estão cadastrados no SEI-Ufjf os setores e unidades devidamente registrados no SIORG.

Após a pesquisa acima, o setor deve  fazer contato com a PROGEPE ou Secretaria Geral da UFJF para realização das alterações possíveis nos termos da Resolução nº 25/2017 e nº 26/2017 do CONSU-UFJF.

 

6. O que é o SIORG? E como acessá-lo?

O SIORG é o “Sistema de Organização e Inovação do Governo Federal” restabelecido pelo Decreto nº 6.944/2009 (arts. 20-24). Em suma, o SIORG serve como registro oficial da estrutura organizacional dos órgãos do Governo Federal, constituindo-se como única referência para construção e integração de todos os sistemas informatizados e banco de dados corporativos do Poder Executivo Federal.

Para consultar o SIORG basta acessar o site:  https://siorg.planejamento.gov.br/

Depois, clique no ícone ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS.

Lembre-se que a UFJF é uma Autarquia vinculada ao Ministério da Educação.

Para navegar no SIORG, basta ir clicando no símbolo de (+) ao lado esquerdo de cada órgão.

Os órgãos de direção superior da UFJF estão definidos no Estatuto e no Regimento Geral e foram consolidados através das Resoluções nº 25/2017  e  nº 03/2018 do CONSU-UFJF, disponíveis no link:  www.ufjf.br/portal/legislacao/resolucoes-ufjf/consu/

 Alguns órgãos da UFJF possuem Resoluções especiais que podem ser consultadas nos sites dos respectivos setores.

 

7. Minha lotação no SEI está errada! O que eu faço?

A lotação dos usuários no SEI-Ufjf é a mesma registrada no SIAPE que é o sistema oficial de gestão de pessoas do Governo Federal.

Caso a sua lotação no SEI não corresponda com a realidade, você deve procurar a PROGEPE para realizar o ajuste de sua lotação no SIAPE e, posteriormente, solicitar a correção da mesma no SEI via email: sei@ufjf.edu.br