PRINCIPAIS PERGUNTAS E RESPOSTAS:
1 – O que é Suprimento de Fundos?
Trata-se de adiantamento concedido a servidor, a critério e sob a responsabilidade do Ordenador de Despesas, com prazo certo para aplicação e comprovação dos gastos. O Suprimento de Fundos é uma autorização de execução orçamentária e financeira por uma forma diferente da normal, tendo como meio de pagamento o Cartão de Pagamento do Governo Federal, sempre precedido de empenho na dotação orçamentária específica e natureza de despesa própria, com a finalidade de efetuar despesas que, pela sua excepcionalidade, não possam se subordinar ao processo normal de aplicação, isto é, não seja possível o empenho direto ao fornecedor ou prestador, na forma da Lei nº 4.320/64, precedido de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei nº 14,133/2021.
2 – Quais as despesas que podem ser feitas por meio do cartão de suprimento de fundos?
Segundo a Resolução CONSU/UFJF, as despesas passíveis de serem utilizada por meio de suprimento de fundos seriam:
I – despesas durante viagens ou serviços especiais, que exijam pronto pagamento;
II – despesas de pequeno vulto; e
III – outras despesas urgentes e inadiáveis, autorizadas pela autoridade máxima da UFJF, desde que devidamente justificada a inviabilidade da sua realização pelo processo normal de despesa pública.
Observados sempre os limites estabelecidos pelos normativos da UFJF.
3 – Quais as principais características das despesas passíveis de realização por meio de Suprimento de Fundos?
Quando do seu uso, é necessário observar o seguinte:
a) na aquisição de material de consumo:
– inexistência temporária ou eventual no almoxarifado, devidamente justificada;
– inexistência de fornecedor contratado/registrado;
– se não se trata de aquisições de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório; e
– se as despesas a serem realizadas estão vinculadas às atividades da unidade e, como é óbvio, se servem ao interesse público.
b) na contratação de serviços:
– inexistência de cobertura contratual;
– se não se trata de contratações de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório; e
– se as despesas a serem realizadas estão vinculadas às atividades da unidade e, como é óbvio, se servem ao interesse público.
observa-se que: Caso tais despesas tenham caráter repetitivo não são passíveis de custeio por meio de Suprimento de Fundos uma vez que serão consideradas previsíveis, não se justificando, portanto, a sua excepcionalidade.
4 – Como solicitar o Cartão de Suprimento de Fundos?
O gestor de unidade que já tem um Centro de Custos Cadastrado deverá enviar o formulário de cadastramento conforme orientações do site da PROGEFI (em Informações e Procedimentos).
Cada Centro de Custos está imitado a 2 servidores titulares e um servidor suplente que somente poderá atuar na ausência de um titular.
Caso o gestor não esteja incluído em um Centro de Custos, primeiramente deverá solicitar que seja autorizada a criação de novo Centro de Custo para a sua Unidade, em modelo também disponível no site da PROGEFI (em Informações e Procedimentos).
5 – A quem cabe a responsabilidade pela concessão de Suprimento de Fundos?
Cabe ao ordenador de despesa autorizar a concessão de Suprimento de Fundos, consubstanciado em solicitação de dirigente de unidade administrativa do órgão, por meio de formulário SEI, no qual deverão ser consignadas informações/justificativas que caracterizem/justifiquem a solicitação, o nome e CPF do suprido. Mediante a autorização do ordenador de despesas, a COESF emitirá o empenho e informará o período para aplicação.
6 – Quem pode receber Suprimento de Fundos:
O Suprimento de Fundos somente pode ser concedido a servidor público ou ocupante de cargo em comissão em efetivo exercício no órgão, e que preencha as seguintes condições:
a) tenha em sua posse cartão de suprimento de fundos devidamente aprovado;
b) não tenha a seu cargo a guarda do material a adquirir, salvo quando não houver na repartição outro servidor que reúna condições de receber o Suprimento de Fundos;
c) não ser responsável por Suprimento de Fundos que, esgotado o prazo, esteja pendente de prestação de contas;
d) não ter sido declarado em alcance, assim entendido aquele que tenha cometido apropriação indevida, extravio, desvio ou falta verificada na prestação de contas, de dinheiro ou valores confiados à sua guarda;
e) não tenha tido prestação de contas da aplicação de suprimento fundos com despesas impugnadas pelo Ordenador de Despesas ou que esteja em processo de Tomada de Contas Especial;
f) não se confunda com a pessoa do Ordenador de Despesas;
g) não seja o próprio demandante da aquisição/contratação de serviço; e
h) não esteja em período de férias ou afastamento quando da aplicação do suprimento de fundos.
7 – Como é denominado o servidor que recebe Suprimento de Fundos?
É denominado “Suprido”.
8 – Qual é a responsabilidade do Suprido?
O agente suprido é o portador identificado no CPGF (Cartão de Pagamento do Governo Federal) e responderá pela sua guarda e uso, prestando contas das despesas realizadas ao final do período de aplicação. Em casos de roubo, furto, perda ou extravio do cartão, o suprido deverá comunicar o ocorrido ao Banco do Brasil e ao Ordenador de Despesa.
9 – A aquisição de material permanente por meio de suprimento de fundos é recomendada?
Existe a possibilidade de aquisição de material permanente para os casos excepcionais, devidamente reconhecidos pelo Ordenador de Despesa e em consonância com as normas que disciplinam a matéria. É evidente que são raras as situações justificáveis de aquisição de material permanente via Suprimento de Fundos, devendo-se sempre dar preferência pela aquisição via licitação, segundo a Lei 140133/2021.
10 – Quais os cuidados básicos que o Ordenador de Despesa dever adotar antes de autorizar a concessão de Suprimento de Fundos?
a) verificar se as informações/justificativas caracterizam realmente uma das situações previstas na legislação de Suprimento de Fundos;
b) verificar, em caso de necessidade de saque, se a demanda se enquadra nas situações de excepcionalidades dispostas na portaria ministerial de autorização de saque, bem como se o valor solicitado, somado aos pedidos já atendidos, não ultrapassa os limites autorizados para saque;
c) verificar se o agente suprido indicado preenche as condições legais;
d) não conceder Suprimento de Fundos a servidor em férias;
e) verificar se o período de aplicação não ultrapassa o limite permitido ou o exercício financeiro;
g) verificar se, em caso de necessidade de aquisição de material permanente, a justificativa é pertinente e se foi autorizado pelo Gabinete; e
h) verificar se a concessão de Suprimento de Fundos observa a classificação orçamentária objeto da demanda.
11 – Quais os cuidados básicos a serem observados pelo Agente Suprido na aplicação do Suprimento de Fundos?
a) realizar as despesas exclusivamente dentro do período de aplicação estabelecido no ato da concessão;
b) verificar a existência em estoque, no almoxarifado, do material a ser adquirido;
c) verificar se o material ou o serviço pretendido pode ser tempestivamente fornecido por empresa/fornecedor contratado pelo órgão/entidade;
d) verificar se a despesa a ser realizada se enquadra na classificação orçamentária especificada no ato da concessão;
e) evitar o direcionamento a determinados fornecedores, realizando e registrando pesquisa de preços, sempre que possível;
f) realizar os pagamentos exclusivamente à vista, pelo seu valor total, dada a vedação legal para aquisição/contratação a prazo ou parceladamente;
g) não realizar gastos em um único exercício e para idêntico subelemento de despesa, cujo valor total ultrapasse os limites dos incisos I ou II do art. 75 da Lei nº 14.133/2024, evitando o fracionamento da despesa;
h) exigir a emissão dos documentos comprobatórios da realização da despesa;
i) verificar a data de validade do documento fiscal recebido;
j) controlar o saldo financeiro concedido, dada a vedação para a realização de despesa sem que haja saldo suficiente para seu atendimento;
k) observar a legislação tributária pertinente, especialmente quando da contratação de prestadores de serviço autônomos;
l) solicitar, ao demandante, que ateste a execução dos serviços prestados ou o recebimento do material adquirido, devendo apor a data e a sua assinatura, seguida do seu nome legível e da denominação do seu cargo ou função;
m) recolher ao Tesouro Nacional qualquer saldo em espécie porventura em seu poder;
n) devolver ao demandante qualquer solicitação de despesa que não se enquadre nas normas e regulamentos ou no ato da concessão, com as devidas justificativas, comunicando o fato ao ordenador de despesa;
0) não aceitar qualquer acréscimo ao valor da venda em função de a aquisição ser feita por meio do CPGF;
p) Quando da prestação de serviços, efetuar consulta à Coordenação Contábil quanto às possíveis retenções de impostos, antes de gerar a Nota Fiscal;
q) não realizar despesas em seu período de férias ou afastamentos legais; e
r) não realizar despesas nos finais de semana, salvo em situações devidamente justificadas.