Processo físico
As propostas aprovadas, no âmbito dos editais 03, 04 e 05 de 2018, deverão ser entregues em forma de processo físico, a ser aberto na secretaria da unidade acadêmica ou administrativa do coordenador, contendo os seguintes documentos:
a) Capa e folha de abertura de processo;
b) Formulário do programa e/ou projeto de extensão aprovado, a ser impresso no SIGA-Extensão;
c) Termo com assinaturas para submissão da proposta, a ser impresso no SIGA-Extensão na guia Submissão;
d) Carta(s) de anuência do(s) parceiro(s) externo(s) indicados, a ser(em) impressa(as) no SIGA-Extensão na guia SUBMISSÃO, se for o caso;
e) Parecer do Comitê de Ética em Pesquisa, se for o caso, a ser impresso no SIGA-Extensão na guia SUBMISSÃO;
f) Planos de trabalho de bolsistas de extensão de graduação, de voluntários de extensão de graduação, de voluntários de extensão de pós-graduação e de voluntários de extensão júnior (ensino médio), disponíveis na guia DESCRIÇÃO, nos itens “Planos de Trabalho para Bolsistas Graduandos” e “Plano de Trabalho para Voluntários”;
g) Documentação completa de seleção de bolsistas e voluntários, contendo edital, folha de inscrição, ata e termos de compromisso, conforme modelos disponíveis na página https://www.ufjf.br/proex/formularios/, item 6;
h) Planilha de solicitação de apoio, devidamente preenchida, a ser impressa no SIGA-Extensão na guia “APOIO – PROEX”, em casos de solicitação de apoio em serviços de custeio e/ou cessão de equipamentos;
i) Memorando assinado e direcionado à PROEX, solicitando dispensa de chamamento público pelo fato de o parceiro externo atender às seguintes exigências: ser instituição/empresa pública ou instituição privada sem fins lucrativos e que tenha manifestado a demanda previamente.
Entrega
O processo físico com toda a documentação deverá ser entregue nos seguintes locais:
no Campus de Juiz de Fora, na Gerência de Ações de Extensão, localizada na Pró-Reitoria de Extensão, no prédio da Reitoria;
no Campus de Governador Valadares, no Setor de Extensão/Coordenação Acadêmica, localizado na Sede Administrativa. Os processos do Campus avançado serão encaminhados à Pró-Reitoria pelo Setor de Extensão/Coordenação Acadêmica.
1º Prazo para entrega do processo físico do programa/projeto e seleção e indicação de bolsistas e voluntários, para inclusão na folha de pagamento de bolsistas de setembro é de 20.08.2018 a 06.09.2018
2º Prazo para entrega do processo físico do programa/projeto e seleção e indicação de bolsistas e voluntários, para inclusão na folha de pagamento de bolsistas de outubro é de 10.09.2018 a 30.09.2018
Obs.: os coordenadores que optarem por selecionar bolsistas durante o segundo prazo para entrega do processo físico do programa/projeto com a seleção e indicação de bolsistas e voluntários concordam expressamente com a redução de um mês na vigência da bolsa.
Caso o coordenador não indique os bolsistas e/ou voluntários no prazo estipulado no cronograma deste edital, as bolsas referentes a este projeto serão realocadas para outros projetos aprovados, mas não contemplados inicialmente com bolsa, conforme ordem de classificação.
Seleção de Bolsistas e Voluntários
É necessário processo seletivo para inserção dos bolsistas e voluntários de todas as modalidades. A documentação completa do processo seletivo, incluindo os termos de compromissos assinados, deve ser anexada no processo físico do programa/projeto.
Recondução
Caso o coordenador queira reconduzir bolsistas e/ou voluntários atuantes na edição anterior do mesmo programa/projeto, ou discentes classificados como excedente no edital anterior, deverá anexar ao processo físico os termos de compromisso atualizados, onde deverá declarar em espaço próprio para este fim, que o discente foi aprovado em processo seletivo anterior.
Solicitação de vagas de voluntários
Caso o coordenador necessite de mais voluntários do que foi contemplado, poderá selecionar, desde que registre essa solicitação por memorando anexado no processo físico a ser entregue. Lembramos que é preciso enviar o termo de compromisso desse novo voluntário no processo físico com os demais documentos.