A Pró-reitoria de Extensão esclarece o procedimento para cadastro de cursos de extensão e de eventos. Os docentes e TAEs interessados em inscrever eventos e cursos na Pró-reitoria devem preencher no SIGA-Extensão o formulário específico para cada uma dessas ações.
Após o preenchimento do formulário, o mesmo deverá ser gerado em PDF, impresso e assinado. Para efetuar esse procedimento, basta apertar o botão Imprimir no formulário. Com o formulário já assinado, o coordenador da proposta deverá abrir processo administrativo na secretaria de sua unidade acadêmica e encaminhar o formulário sob a forma de processo para a Pró-reitoria de Extensão. Só serão avaliados e aprovados os eventos e cursos encaminhados sob a forma de processo com data máxima do dia de realização do evento/curso.
Em casos de atividades que tenham inscrições pagas, a planilha da FADEPE, também disponível no SIGA, deverá ser preenchida e anexada ao processo já com a devida aprovação da planilha pela FADEPE. Neste caso, é necessário que o processo seja encaminhado com 45 dias de antecedência à realização do curso/evento, para que haja tempo suficiente para que o convênio entre a UFJF e a FADEPE seja efetivado e a conta bancária seja providenciada.
Em relação à solicitação de certificados, a mesma deverá ser efetuada somente após a aprovação do curso/evento por esta pró-reitoria, através do e-mail extensao@ufjf.edu.br. O coordenador deverá encaminhar uma lista digitada com os nomes completos dos participantes, a função de cada um no curso/evento, a carga horária, a data de realização, o nome completo do coordenador e a unidade acadêmica ou departamento ao qual o evento/curso está vinculado. Caso tenha interesse, também pode ser enviada a programação do evento ou a ementa do curso para que a mesma conste no verso do certificado. O prazo para emissão é de 30 dias úteis.