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Passo a  passo para estabelecimento de acordo 

As parcerias internacionais podem se originar por iniciativa de docentes da própria UFJF ou por interesse direto da instituição ou rede estrangeira por meio de docentes ou da equipe de relações internacionais. Quando ocorre a segunda opção, o contato é feito diretamente à DRI, que segue com as negociações da parceria. Segue o passo a passo para a celebração da parceria com iniciativa própria de docente ou TAE da UFJF. 

 

Delineamento da parceria
O primeiro passo envolve o  docente da UFJF, interessado no estabelecimento de uma parceria, possuindo um contato na instituição estrangeira escolhida, determinar como será feita tal parceria, de modo que sejam definidos o conteúdo, atividades de cooperação, seu escopo e áreas de atuação. 

 

Escolha do instrumento jurídico
Após o delineamento da parceria, em conjunto com o contato na instituição estrangeira, deve-se escolher o instrumento jurídico mais adequado para a celebração desta. A escolha deve levar em consideração os objetivos da parceria e a utilidade de cada espécie de instrumento. Essa escolha também deve ser feita em comum acordo com o futuro parceiro internacional e a DRI poderá auxiliar na definição do instrumento jurídico mais adequado com base no delineamento inicial.

 

Detalhamento da parceria
Após a escolha do instrumento jurídico, os interessados deverão detalhar seus termos, priorizando quando possível, a utilização de modelos fornecidos pela UFJF ou pela instituição estrangeira. Deve-se acrescentar as especificidades da parceria e delimitar questões como objeto, vigência, contatos, endereços, responsáveis e outras aplicáveis a cada caso.
No caso das Cotutelas, deve-se atentar para a necessidade de definição de todo o rito acadêmico pertinente (onde serão cursados os créditos, como serão aproveitados os estudos feitos no exterior, onde será a defesa, como será a banca, em que idioma será redigido o trabalho…)

 

Preencher o Formulário de Parceria Internacional e enviar a proposta
Antes de enviar a proposta de parceria, os interessados deverão preencher o Formulário de Parceria Internacional, disponível aqui. Com esse formulário, a equipe da DRI poderá ter detalhes práticos da parceria que aceleram o trâmite de formalização da parceria. Com o formulário preenchido, os interessados poderão enviar a proposta da parceria à DRI. O formulário e a minuta do acordo no instrumento jurídico escolhido ou as informações necessárias para a realização da minuta devem ser enviados para o e-mail incoming.dri@ufjf.br.
É importante ressaltar todas as minutas de acordos devem incluir uma via em Português e uma via de igual conteúdo no idioma local da instituição parceira. Caso esta seja oriunda país lusófono, somente o texto em Português é suficiente. Caso seja necessária a tradução da via em Português, a DRI pode auxiliar através do programa Labint.

 

Negociação da Parceria
Com a minuta em mãos e os dados da instituição estrangeira, a equipe da DRI avaliará a proposta de parceria e negociará o texto da minuta, em contato com os responsáveis pela celebração de parceria da instituição estrangeira. Para tal, serão utilizadas as informações enviadas pelos interessados no formulário de parceria internacional.

 

Trâmites internos
Com a aprovação da minuta pelo futuro parceiro, a equipe da DRI fará a abertura e montagem do processo físico de Acordo Internacional e o  encaminhará para as instâncias pertinentes, conforme o instrumento.Caso haja solicitação de retificações, observações ou justificativas pelos órgãos internos da UFJF a tramitação pode se estender. Essa fase pode ocorrer primeiro na UFJF ou na futura instituição parceira, após as assinaturas do parceiro internacional, a depender do que for pactuado na fase de negociação. 

 

Via de regra, os acordos internacionais tramitam pela DRI, Coordenação de Convênios na PROEX, Pró-Reitorias e Unidades Acadêmicas relacionadas com o tema do acordo e pela Procuradoria Federal para análise jurídica. Não é possível estimar um tempo médio de tramitação, mas seu desenrolar pode ser acompanhado pelo SIGA, utilizando do número do processo do acordo.

 

Assinatura e vigência
A partir da aprovação interna pelos órgãos institucionais, o acordo é assinado pela autoridade competente e encaminhado à DRI, que se encarregará da postagem do acordo para assinatura da instituição estrangeira, caso ainda não tenha ocorrido. A partir da última assinatura o acordo é considerado vigente e cada instituição ficará com, pelo menos, uma via para consulta. Na UFJF, os processos físicos ficam armazenados na Coordenação de Convênios/PROEX e suas digitalizações estão disponíveis aqui

 

Acompanhamento e renovação
Com o aproximar do fim do prazo de vigencia do acordo, a DRI é notificada pela Coordenação de Convênios sobre as perspectivas de renovação ou arquivamento da parceria. Nesse momento, o interessado poderá ser consultado para apresentação de resultados e justificativas para a renovação