Responsabilidades do Cerimonial e dos Organizadores de Eventos

• Responsabilidades do Cerimonial no Evento

1. Reunir-se e/ou manter contato com a coordenação do evento.
2. Orientar quanto às normas do Cerimonial e do Protocolo, do Cerimonial Universitário, a ordem de precedência etc..
3. Redigir o roteiro da cerimônia ou solenidade de abertura.
4. Conduzir a cerimônia de abertura, quando houver disponibilidade de pessoal.
5. Orientar quem atuará na condução da abertura do evento.

• Responsabilidades da Organização do Evento

1. Repassar à equipe do Cerimonial todas as informações, inclusive as alterações na programação, para que constem do roteiro da cerimônia de abertura.
2. Confirmar a presença dos componentes da mesa de honra/diretiva, e informar ao Cerimonial.
3. Para a composição da mesa e pronunciamentos, consultar o Cerimonial sobre as sugestões antes do envio dos convites, para que haja definição de acordo com as normas protocolares.
4. Informar aos participantes do evento as mudanças na programação geral, providenciando os avisos necessários, e repassar ao Cerimonial.
5. Informar aos componentes da mesa de honra/diretiva sobre os pronunciamentos e detalhes da cerimônia.
6. Nomear os responsáveis por dar continuidade às apresentações, após a participação do Cerimonial na abertura do evento.
7. O Cerimonial conduz a abertura do evento até a apresentação do primeiro palestrante; em seguida, a coordenação assume a condução.
8. Se for presencial, agendar, verificar e organizar o espaço que sediará o evento.
9. Se for híbrido ou virtual, definir a plataforma e o canal de transmissão.
10. Organizar/decorar a mesa de honra/diretiva no local, com a quantidade de cadeiras necessárias à cerimônia.
11. Verificar junto ao setor responsável a disponibilidade de microfones adicionais e outros recursos para as apresentações culturais.