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Compras de TI

Procedimentos para contratação de bens e serviços de Tecnologia da Informação
Universidade Federal de Juiz de Fora

 

1. INTRODUÇÃO

Este manual para Contratação de Soluções de TI surgiu da necessidade de esclarecer e orientar os setores da Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF para aquisição Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação. O Manual tem como referência a Instrução Normativa nº 04 de 11 de setembro de 2014 e suas alterações dadas pela IN nº 02 de 12 de janeiro de 2015. Um  link para o Guia detalhado com as boas práticas para contratação de soluções de tecnologia da informação se encontra no início dessa página. A leitura desse guia é fortemente recomendada.

Os procedimentos descritos nessa página não se aplicam para a aquisição de bens de consumo.

O inciso X do art. 2º da IN – SLTI 4/2014 (formato .pfd, tamanho 328 KB)  define solução de Tecnologia da Informação como o conjunto de bens e serviços de Tecnologia da Informação e automação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação. Esse conceito foi proposto inicialmente na instrução que posteriormente redundou no Acórdão 1.480/2007-TCU-Plenário (itens 25 a 29 6 ).

A IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB), em seu art. 8º, estabelece que “(…) as contratações de Soluções de Tecnologia da Informação deverão seguir três fases”. São elas:

  1. Planejamento da Contratação
  2. Seleção do Fornecedor
  3. Gestão do Contrato

Para cada fase foram identificados os processos e as atividades, e elaborados os modelos de documentos, que serão descritos no item 6. O processo de Contratação de Soluções em TI segue o fluxo apresentado no diagrama a seguir.

Diagrama do processo de Contratação de Soluções em TI

 

2. ATORES ENVOLVIDOS NO PROCESSO DE AQUISIÇÃO

Na IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB) são apresentados os atores que participam do processo de Contratação de Soluções em TI e que papel desemprenham no processo. Uma pessoa/setor pode desempenhar mais de um papel no Processo de Contratação.

  1. REQUISITANTE DA SOLUÇÃO: unidade do órgão ou entidade que demande a contratação de uma Solução de Tecnologia da Informação;
  2. CENTRO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL – CGCO, que é o órgão responsável por gerir a Tecnologia da Informação da UFJF. Fases em que participa;
  3. EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO: equipe formada por servidores das áreas envolvidas no planejamento da Contratação, composta por:
    Representante do CGCO;
    Representante da PROPLAN;
    Representante do Requisitante
  4. Representante do REQUISITANTE: servidor(es) representante(es) da Área Requisitante da Solução, indicado(s) pela autoridade competente dessa área, com capacidade técnica relacionada a área de negócio em que a mesma atua;
  5. Representante do CGCO: servidor(es) representante(s) do CGCO, indicado(s) pela autoridade competente dessa área, para apoio técnico;
  6. Representante da PROPLAN: servidor(es) representante(es) da Pró-reitoria de Planejamento indicado pela autoridade competente dessa área;
  7. PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO: responsável pela execução dos atos administrativos, com competência para planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relacionadas aos processos de contratação;
  8. COORDENAÇÃO DE SUPRIMENTOS: responsável pelas atividades envolvidas no processo licitatório;
  9. CONTRATADA: entidade provedora da solução de Tecnologia da Informação;
  10. GESTOR DO CONTRATO: servidor com atribuições gerenciais, designado para coordenar e comandar o processo de gestão e fiscalização da execução contratual, indicado por autoridade competente;
  11. FISCAL TÉCNICO DO CONTRATO: servidor indicado pelo CGCO para fiscalizar tecnicamente o contrato;
  12. FISCAL ADMINISTRATIVO DO CONTRATO: servidor indicado pela PROPLAN para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos;
  13. FISCAL REQUISITANTE DO CONTRATO: servidor representante da área requisitante da solução, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato do ponto de vista funcional do bem ou serviço demandado;
  14. PREPOSTO: representante da contratada responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual.

 

 

3. PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TI

A IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB), em seu art. 4º, afirma que as contratações deverão ser precedidas de planejamento, observados os seguintes documentos da UFJF:

Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI (abre nova janela)

– Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) (abre nova janela)

 

Esta etapa inicia-se da definição da equipe de planejamento da contratação. Em seguida, são executados, em paralelo, os seguintes processos: Estudo Técnico Preliminar da Contratação, Análise de Riscos e o Termo de Referência ou Projeto Básico.

 

3.1 INSTITUIÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

A fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento pelo CGCO do Documento de Oficialização da Demanda – DOD (formato .doc, tamanho 94 KB), a cargo da Área Requisitante da Solução, para instituição da Equipe de Planejamento da Contratação, que conterá no mínimo:

  1. Necessidade da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas da instituição, bem como o seu alinhamento ao PDTI;
  2. Explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da Solução de Tecnologia da Informação;
  3. Indicação da fonte de recursos para a contratação; e
  4. Indicação do Integrante Requisitante para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação.

O Requisitante deverá abrir um chamado na Central de Serviços (https://centraldeservicos.ufjf.br (abre nova janela)) com o tipo Compras de TI e o Assunto “Documento de Oficialização de Demanda” e anexar o documento devidamente preenchido. Após o recebimento do DOD, o CGCO avaliará o alinhamento da contratação ao PDTI e indicará o Integrante Técnico para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação; O DOD será encaminhado à autoridade competente da PROPLAN, que deverá decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratação e indicar o Representante da PROPLAN para composição da Equipe de Planejamento da Contratação, quando da continuidade da contratação. Por fim, será constituída a Equipe de Planejamento da Contratação, conforme exposto no art. 2º, inciso IV da IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB).

 

3.2 ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR DA CONTRATAÇÃO

O processo de estudo técnico preliminar da Contratação produz o documento denominado Estudo Técnico Preliminar da Contratação, previsto no art. 12 da IN 04/2014, cujo objetivo é realizar uma análise detalhada sobre a viabilidade da demanda gerada na fase de oficialização da demanda. O Estudo Técnico Preliminar da Contratação inicia-se com a definição dos requisitos da Solução de Tecnologia da Informação seguida pela especificação destes requisitos. Esta tarefa deve ser executada conforme disposto na Subseção II do capítulo II, art. 12 da IN 04/2014. Nesta etapa deverão ser consultados o catálogo de itens de TI e o cadastro de materiais do SIGA. Todos os itens demandados deverão constar nos catálogos até a conclusão da etapa de seleção do fornecedor. A Equipe de Planejamento, é responsável por esta verificação e solicitação de inclusão, caso necessário.

 

3.3 ANÁLISE DE RISCOS

 

A Análise de Riscos deverá ser elaborada pela Equipe de Planejamento da Contratação e permeia todas as fases do processo de Planejamento da Contratação resultando no documento Análise de Riscos. Esta tarefa deve ser executada conforme disposto na Subseção III do capítulo II, art. 13 da IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB).

 

3.4 TERMO DE REFERÊNCIA OU PROJETO BÁSICO

O Termo de Referência ou Projeto Básico será elaborado pela Equipe de Planejamento da Contratação e deve ser executado conforme disposto na Subseção IV do capítulo II, da IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB). Apesar de não estar explícito na Instrução Normativa IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB), é recomendado que para os pregões que envolvam o fornecimento de bens, o Termo de Referência deverá exigir que o licitante classificado provisoriamente em primeiro lugar descreva em sua proposta, marca e modelo dos bens 8 ofertados, para fins de avaliação e comprovação de atendimento das especificações técnicas exigidas.

 

4. SELEÇÃO DO FORNECEDOR DE SOLUÇÕES DE TI

Baseado na IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB), a fase de Seleção do Fornecedor se inicia com o encaminhamento do Termo de Referência ou Projeto Básico à COSUP. Essa deve avaliar o Termo de Referência ou Projeto Básico e caso existam necessidades de adequação o termo deve ser devolvido à Equipe de Planejamento, que deverá revisá-lo e reencaminhá-lo à COSUP. Esta etapa deve ser executada conforme disposto na Seção II do capítulo II, artigos 26,27,28,29 e 30 da IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB) e alterações. A fase de Seleção do Fornecedor se encerra com assinatura do contrato e com as nomeações: do Gestor do Contrato, do Fiscal Técnico do Contrato, do Fiscal Requisitante do Contrato e do Fiscal Administrativo do Contrato. Após a assinatura do contrato, a Equipe de Planejamento será destituída automaticamente. O Integrante Técnico permanecerá com a responsabilidade de realizar o ateste da especificação do produto, bem ou serviço no processo licitatório.

 

5. GESTÃO DO CONTRATO

O art. 31 da IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB) afirma que “a fase de Gerenciamento do Contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços que compõem a Solução de Tecnologia da Informação durante todo o período de execução do contrato”. Portanto, no caso de a aquisição gerar contrato, é necessária a realização de uma reunião inicial para consolidação de uma base de conhecimentos para todos os outros processos da fase de gestão contratual. Os processos e atividades envolvidas nesta fase são:

a. Início do contrato (art. 32): esta fase começa com a elaboração do Plano de Inserção pelo Gestor do Contrato, com apoio dos fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante, contendo os requisitos mínimos descritos no inciso I, alíneas “a” e “b” da IN 04/2014 (formato .pdf, tamanho 328 KB). Assim como a elaboração do Plano de Fiscalização da contratada contendo os requisitos mínimos descritos no inciso II, alíneas “a”, “b” e “c” da supracitada Instrução Normativa. A critério do Gestor e dos Fiscais do contrato, o Plano de Inserção e Plano de Fiscalização poderão compor um único documento O Gestor do Contrato realizará uma reunião inicial com a participação por meio de convocação dos Fiscais Técnicos, Requisitante e Administrativo do Contrato, da contratada e dos demais intervenientes por ele identificados onde ao menos um dos itens da pauta seja a entrega, por parte da contratada, do termo de compromisso e do termo de ciência.

b. Encaminhamento formal de demandas (art. 33): Nesta atividade, o Gestor do Contrato encaminhará formalmente as Ordens de Serviço (OS) ou de Fornecimento de Bens ao Preposto (OFB), com observância dos prazos para entrega final de todos os bens e serviços que compõe a Solução de Tecnologia da Informação.

c. Monitoramento da execução (art. 34): esta fase inicia com o recebimento, pelo Fiscal Técnico, do Objeto da Contratação, podendo ser total ou parcial. No caso de recebimento parcial, o Fiscal Técnico receberá os itens constantes da OS ou de OFB específica. O processo deve ser executado tantas vezes quantas forem necessárias para o recebimento total do objeto do contrato. Uma vez recebidos todos os itens constantes da OS ou OFB, deve-se elaborar um Termo de Recebimento Provisório a ser entregue ao Preposto. Depois o Fiscal Técnico e o Requisitante do Contrato devem avaliar a qualidade dos itens recebidos, de acordo com os critérios de aceitação definidos no Contrato, por meio das Listas de Verificação e critérios definidos em contrato. Os desvios de qualidade identificados devem ser encaminhados ao Gestor do Contrato, que é o responsável por decidir sobre os encaminhamentos. Caso os desvios de qualidade identificados sejam enviados à Contratada para correção, caberá ao Fiscal Técnico realizar nova avaliação da qualidade dos itens corrigidos. Em se verificando a conformidade dos itens, o Fiscal Administrativo deve verificar se a execução da OS ocorreu de forma aderente aos termos contratuais. Se há conformidade, deverá ser elaborado o Termo de Recebimento Definitivo, que será entregue à Contratada, a cargo do Gestor e do Fiscal Requisitante do contrato. O Fiscal Requisitante deve verificar a manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da Contratação, dando continuidade à execução contratual. Caso verifique que não se mantêm as condições supracitadas, este Fiscal deve solicitar ao Gestor que encaminhe a devida alteração contratual. Ao Fiscal Técnico e ao Requisitante cabe ainda verificar se as condições elencadas no Plano de Sustentação estão sendo mantidas. Da mesma forma, o Gestor do Contrato deve manter o “Histórico de Gerenciamento do Contrato, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica” (IN 04/2014, art. 34, XIV).

d. Transição e o encerramento contratual (art. 35): essa fase deve ser cuidadosamente planejada de modo a minimizar os riscos da descontinuidade de serviços ou fornecimento de bens, observando-se, conforme o caso, a manutenção dos níveis dos serviços. Os softwares resultantes de serviços de desenvolvimento deverão ser catalogados pela contratante e, sempre que aplicável, disponibilizadas no Portal do Software Público Brasileiro (abre nova janela) de acordo com o regulamento do Órgão Central do SISP.

 

Anexos

– Documento de Oficialização de Demanda para Aquisição de TI (formato .doc, tamanho 94 KB)

– Guia de Boas Práticas em Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação (formato .pdf, tamanho 6 MB)