A Proex é responsável por promover a articulação entre ensino, pesquisa e demandas da sociedade, em um exercício de contribuição mútua, por meio da coordenação e apoio a programas, projetos, eventos, cursos, prestações de serviço e demais atividades de extensão, considerando o compromisso social da Universidade (Foto: Carolina de Paula/UFJF)
Setores da Unidade
1) Gerência Acadêmica e Administrativa de Extensão
2) Secretaria
3) Espaços vinculados: Centro de Ciências (abre em nova janela) e Jardim Botânico (abre em nova janela)
Site
https://www2.ufjf.br/proex/(abre em nova janela)
E-mails
Gerência Acadêmica e Administrativa de Extensão
extensão@ufjf.br / coordenacao.extensao@ufjf.br / curricularizacao.proex@ufjf.br
Secretaria: secretaria.extensao@ufjf.br
Espaços vinculados: Centro de Ciências (abre em nova janela) e Jardim Botânico (abre em nova janela)
Telefones
Gerência Acadêmica e Administrativa de Extensão: (32) 2102-3959 /3992
Secretaria: (32) 2102-3971 / 3961
Endereço
Universidade Federal de Juiz de Fora – Pró-Reitoria de Extensão (Proex) – Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – Prédio da Reitoria – Bairro São Pedro – Juiz de Fora/MG – CEP: 36.036-330.
Horário de Funcionamento
De segunda a sexta, das 7h às 19h.
Serviços prestados pela unidade
A Proex é responsável por promover a articulação entre ensino, pesquisa e demandas da sociedade, em um exercício de contribuição mútua, por meio da coordenação e apoio a programas, projetos, eventos, cursos, prestações de serviço e demais atividades de extensão, considerando o compromisso social da Universidade.
Especificamente, a Gerência Acadêmica e Administrativa de Extensão:
– promove o suporte às atividades de extensão, no que se refere à seleção e ao cadastro de propostas extensionistas e certificação dos participantes
– formula editais específicos de apoio aos programas/projetos
– faz o cadastro e pagamento de bolsistas de extensão
– realiza atividades administrativas do Conselho Setorial de Extensão e Cultura
– solicita convênios para o estabelecimento de parcerias com os programas/projetos de extensão
– desenvolve o monitoramento e avaliação das ações de extensão
– auxilia a Proex na organização de eventos internos de extensão universitária
– Auxilia as unidades acadêmicas na implementação de programas e projetos vinculados às disciplinas extensionistas.
Especificamente, a secretaria presta assessoria direta à pró-reitora de Extensão e à pró-reitora adjunta de Extensão, no que diz respeito à intermediação de agendamento dos seus compromissos e organização, e cadastramento no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) das viagens a serviço.
Também cabe ao setor:
– a apuração de frequência e licenças concernentes aos técnicos administrativos lotados nesta Pró-Reitoria
– o serviço de elaboração e arquivamento de documentos oficiais e correspondências
– o pagamento de pessoa física
– a solicitação de materiais de almoxarifado e veículos via requisição no Siga, bem como requisições de compras dos materiais e equipamentos referentes aos editais de apoio da Proex.
– Também presta atendimento aos públicos interno e externo, por meio de esclarecimentos sobre assuntos e operacionalização dos processos relativos às viagens, como cadastramento no SCDP e prestação de contas dos docentes extensionistas contemplados por editais.
Público ao qual se destina
Comunidade Acadêmica (Docentes, TAEs, Alunos e Terceirizados) e Comunidade Externa.
Formas de acesso ao(s) serviço(s) da unidade
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente, Redes Sociais.
Formas de comunicação da unidade com o público solicitante de serviço(s)
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente, Redes Sociais.
A realização de eventos anuais, como a “Mostra de Ações de Extensão Universitária da UFJF” e o “Congresso de Extensão Universitária da UFJF”, espaços nos quais, além da apresentação das ações extensionistas, são propiciados ambientes de interações, trocas e aprendizados conjuntos é um dos compromissos da Pró-Reitoria (Foto: Luis Carlos Lima/UFJF)
Requisitos e documentos necessários para acessar os serviços da unidade
Gerência Acadêmica e Administrativa de Extensão
– Para cadastrar uma ação de extensão, é necessário que o proponente seja um professor ou um técnico-administrativo em Educação da UFJF.
– O cadastro de ações de extensão é realizado por meio de preenchimento de um formulário no Siga, que deve ser anexado a um processo e encaminhado à Gerência de Ações de Extensão da Proex para validação.
– Programas e projetos de Extensão são submetidos a editais publicados por esta Pró-Reitoria por meio de cadastro no Siga, e, posteriormente, encaminhados para avaliação.
– As propostas aprovadas devem promover processos seletivos de bolsistas e/ou voluntários, amplamente divulgados.
– Após a seleção, toda documentação deve ser encaminhada, pelo coordenador da proposta, para a Proex, via processo no SEI.
– A solicitação de certificados é feita por meio de formulários disponíveis no site.
– As atividades relacionadas ao monitoramento e à avaliação das ações de Extensão na UFJF ocorrem, atualmente, no decorrer do ano, através de mecanismos diversos, como formulação, recebimento e análise de relatórios parciais e finais de programas e projetos; realização de estudos e elaboração de relatórios internos, visando fornecer subsídios à gestão da extensão
– A realização de eventos anuais, como a “Mostra de Ações de Extensão Universitária da UFJF” e “Congresso de Extensão Universitária da UFJF”, espaços nos quais, além da apresentação das ações extensionistas, são propiciados ambientes de interações, trocas e aprendizados conjuntos. Tais eventos também atuam como momentos de avaliação parcial das ações de Extensão.
– As atividades que envolvem a curricularização da Extensão abrangem diversos setores da Instituição, como unidades acadêmicas, Proex, Prograd, Prosdav (Cdara e CGCO). A Proex fica responsável em dar suporte às unidades acadêmicas no lançamento dos projetos vinculados à disciplina que são aprovados pela Caex de cada unidade.
Secretaria
As solicitações de diárias e passagens da pró-reitora de Extensão em exercício e dos docentes contemplados por edital são atendidas mediante preenchimento e envio por e-mail dos formulários pré-definidos pelo setor de planejamento da UFJF. Além dos formulários do SCDP, estão disponibilizados no site da Proex, em aba específica, os formulários de solicitação de veículo para requisição realizada no Siga.
Principais etapas para o processamento dos serviços
Gerência Acadêmica e Administrativa de Extensão
Cadastramento das ações no Siga, encaminhamento do processo para a Proex e, no caso dos certificados, proceder à solicitação dos certificados por meio dos formulários específicos.
Secretaria
Preenchimento e envio dos formulários necessários para cadastramento da viagem no SCDP.
Previsão do prazo máximo para a prestação dos serviços
O prazo máximo para a confecção de certificados e declarações de atuação em atividades de extensão é de 30 dias úteis. Quanto aos outros serviços, não há um prazo pré-estabelecido.
Prioridade para o atendimento do público
Ordem de chegada da demanda; urgência na resolução da demanda e/ou atendimento presencial previamente agendado.
Previsão do tempo de espera para o atendimento
As demandas são atendidas prontamente ou dentro de um prazo médio de um a dois dias úteis. No caso de demandas mais complexas (por exemplo: demandas que dependem de tramitação em outros setores), esse tempo pode se estender.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento
O previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Entre as ações e projetos de extensão, estão diversas opções na área esportiva, que proporcionam experiências positivas para docentes, estudantes e participantes beneficiados (Foto: Carolina de Paula/UFJF)
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações
Gerência Acadêmica e Administrativa de Extensão
– Recebimento de e-mail, ofício via SEI, demandas recebidas pessoalmente são atendidas de acordo com a ordem de chegada e/ou urgência, sendo que o prazo para respostas é de no máximo 48 horas.
– Em relação às atividades de Monitoramento e Avaliação das Ações, as mesmas acontecem em momentos diversos ao longo do ano, variando em função dos cronogramas relacionados aos editais vigentes.
– Os eventos “Mostra de Ações de Extensão Universitária da UFJF” e “Congresso de Extensão Universitária da UFJF” geralmente ocorrem uma vez ao ano, em articulação com outras pró-reitorias da UFJF.
– Prazo de confecção de certificados e declarações de atuação em atividades de extensão é de 30 dias úteis.
Secretaria
– Os formulários necessários para cadastramento no SCDP devem ser encaminhados com, no mínimo, 15 dias de antecedência da viagem, considerando que é necessário tempo hábil para assinatura da pró-reitora de Extensão e/ou grande volume de demanda a ser cumprida no setor. Esse prazo atende, inclusive, à orientação da IN 03/2015, que pede o cadastro no sistema SCDP de, no mínimo, dez dias que antecedem a missão.
Para viagens internacionais, os documentos devem ser encaminhados, com no mínimo 45 dias de antecedência da viagem. Tendo a viagem sido realizada, o proposto deve encaminhar para o e-mail da secretaria o relatório de viagem acompanhado dos bilhetes e canhotos dos cartões de embarque e comprovantes da viagem, que deve ser inteiramente preenchido e assinado pelo proposto e proponente e apresentado à secretaria no prazo máximo de cinco dias, contado do retorno da viagem. Art. 19 da IN 03 de 11 de fevereiro de 2015 – SLTI/MPOG.
As reclamações são recebidas por e-mail, ofícios via SEI ou pela Ouvidoria. Elas são acolhidas e analisadas pela equipe da Proex. O reclamante ou setor responsável é contactado via e-mail ou ofício com as devidas respostas e medidas tomadas.
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente.
Sinalização visual no local de atendimento presencial (Ex: placas indicativas, cartazes, etc)
Sim.
Mecanismos de acessibilidade para pessoas com deficiência
Sim. A sala da Proex permite acessibilidade aos cadeirantes e às pessoas com alguma limitação de locomoção.
Condições de limpeza e conforto da unidade
Boas.
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível
O usuário deve fazer a solicitação por telefone ou pessoalmente.