A Progefi desenvolve atividades relacionadas às coordenações de contratos, convênios, tributária e de custos, de execução e suporte financeiro e de suprimentos, além da gerência e fiscalização administrativa de contratos de terceirização de mão de obra, entre outros (Foto: Twin Alvarenga/UFJF)
Setores da Unidade
Coordenação de Contratos
Gerência de Fiscalização Administrativa de Contratos de Terceirização de Mão de Obra
Coordenação de Convênios
Coordenação de Execução e Suporte Financeiro
Coordenação Contábil, Tributária e de Custos
Coordenação de Suprimentos
Secretaria da Progefi
SCDP
Sites
Progefi: https://www2.ufjf.br/progefi/ (abre em nova janela)
Coordenação de Contratos: https://www2.ufjf.br/contratos/ (abre em nova janela)
Gerência de Fiscalização Administrativa de Contratos de Terceirização de Mão de Obra: https://www2.ufjf.br/fiscalizacao/ (abre em nova janela)
Coordenação de Convênios: https://www2.ufjf.br/convenio/ (abre em nova janela)
Coordenação de Execução e Suporte Financeiro: https://www2.ufjf.br/coesf/ (abre em nova janela)
SCDP: https://www2.ufjf.br/scdp/ (abre em nova janela)
E-mails
Coordenação de Contratos: contratos@ufjf.br
Coordenação de Convênios: coord.convenios@ufjf.br
Coordenação de Execução e Suporte Financeiro: coesf@ufjf.br / coesf.liquidação@ufjf.br / coesf.empenho@ufjf.br / coesf.financeiro@ufjf.br / coesf.conformidade@ufjf.br
Coordenação Contábil, Tributária e de Custos: ccont@ufjf.br
Coordenação de Suprimentos: logistica.cosup@ufjf.br
Secretaria da Progefi: progefi@ufjf.br
SCDP: scdp@ufjf.br
Telefones
Coordenação de Contratos: (32) 2102-3920 / 3799 / 3986
Gerência de Fiscalização (GfacA): (32) 2102-3942
Coordenação de Convênios: (32) 2102-3916
Coordenação de Execução e Suporte Financeiro: 2102-3950
Coordenação: (32) 2102-3922/3953
Gerência de Execução Orçamentária: (32) 2102-3951
Gerência de Execução Financeira: (32) 2102-3954
Gerência de Liquidação: (32) 2102-3946
Gerência de Conformidade de Registro de Gestão
Coordenação Contábil: (32) 2102-3955
Coordenação de Suprimentos: (32) 2102-3739 / 3740 / 3741 / 3742 / 3744 / 3745 / 3747 / 3698
Secretaria da Progefi: (32) 2102-3918 / 3985
SCDP: (32) 2102-3921
Endereço
Universidade Federal de Juiz de Fora – Pró-Reitoria de Gestão e Finanças (Progefi) – Rua José Lourenço Kelmer s/n – Campus Universitário/Prédio da Reitoria – Bairro São Pedro – Juiz de Fora/MG – CEP: 36.036-900.
Horário de Funcionamento
De segunda a sexta, das 7h às 19h.
Serviços prestados pela unidade
Coordenação de Contratos
É responsável por prestar suporte técnico às contratações efetivadas pela UFJF. Além de oferecer aos públicos interno e externo informações técnicas quanto aos procedimentos afetos às contratações oriundas de processos licitatórios, realizadas pela Instituição, a Coordenação de Contratos tem como suas principais atribuições:
(1) Elaboração de minutas contratuais oriundas de processos licitatórios, bem como, de minutas de instrumentos destinados às alterações dos ajustes
(2) Verificação de manifestações jurídicas emitidas pela Procuradoria Federal concernentes aos contratos administrativos da UFJF, oriundos de processos licitatórios, no que diz respeito às minutas de contratos e às minutas de termos aditivos
(3) Execução de atividades administrativas relacionadas aos procedimentos de formalização de contratos, alterações, prorrogação, repactuação, reajuste, revisão, apostilamento, e rescisão contratual
(4) Subsídio ao acompanhamento da execução dos contratos oriundos de processos licitatórios, por meio do fornecimento de apoio e orientação aos gestores e fiscais das avenças
(5) Realização de atendimento às empresas contratadas
Gerência de Fiscalização Administrativa de Contratos de Terceirização de Mão de Obra (Gfac)
As atribuições do setor estão relacionadas às funções de fiscais administrativos de contratos de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, conforme disposto na Instrução Normativa nº 05/2017. A equipe é composta pela Comissão de Fiscais Administrativos, incluindo os lotados na Gerência Administrativa do Campus Avançado de Governador Valadares. Os fiscais administrativos verificam o cumprimento das obrigações trabalhistas da contratada conforme disposto no Anexo VIII-B da IN 05/2017 e também auxiliam os gestores no dimensionamento do faturamento e cálculos relacionados aos custos da contratação e fornecem subsídios trabalhistas quando solicitados pela Advocacia Geral da União (AGU).
Coordenação de Convênios
É responsável pela gestão dos convênios e instrumentos congêneres celebrados para execução de projetos acadêmicos aprovados no âmbito da UFJF, que envolvem, dentre outros, os atos de celebração, acompanhamento, fiscalização, prestação de contas e tomada de contas especial.
Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (Coesf)
A Coesf tem como objetivo promover a execução orçamentária e financeira da UFJF. É o setor responsável pelas etapas exigidas na legislação para ultimação dos pagamentos realizados por esta autarquia: empenho, liquidação e pagamento. Ressalta-se que são diversos os tipos de despesas existentes na Universidade: materiais/equipamentos, serviços, bolsas estudantis, bolsas a residentes, obras e serviços de engenharia, pessoas físicas, premiações, auxílios financeiros, folha de pagamento de pessoal (servidores), etc. Além das fases da despesa pública, são realizadas prestações de contas, serviços de conformidade e registro de gestão, apoio/suporte aos demais setores de cunho orçamentário, financeiro e contábil.
Coordenação Contábil, Tributária e de Custos
É responsável por registrar, controlar e demonstrar a execução do orçamento da UFJF. Além disso, realiza o controle contábil e fiscal, assegurando que todas as atividades financeiras estejam em conformidade com as normas legais.
Coordenação de Suprimentos (Cosup)
A Cosup é responsável pelas contratações nacionais e internacionais de bens e serviços. Desta forma é a responsável pelas licitações de compras e serviços através da Gerência de Compras.
Secretaria da Progefi
Tem por finalidade prestar assessoria ao pró-reitor no que tange à gestão, execução e controle de demandas orçamentárias e financeiras da UFJF. É responsável pela tramitação de toda a documentação que necessite de assinatura e/ou autorização do pró-reitor de Gestão e Finanças. A Secretaria contribui nos processos de prestação de contas da UFJF e subsidia respostas a órgãos de Controle Externo; e auxilia na prestação de informações ao público externo pelo princípio da transparência e acesso às informações, mantendo o site atualizado. As equipes da secretaria prestam assistência e orientam a comunidade interna nas demandas que se relacionem às coordenações com quem têm vinculação, em especial quanto à gestão e à execução financeira
Setor de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP)
Equipe responsável pelo assessoramento às questões relativas aos processos de concessão de diárias e passagens no âmbito da UFJF.
Público ao qual se destina
Comunidade Acadêmica (Docentes, TAEs, Alunos e Terceirizados) e Comunidade Externa.
Formas de acesso ao(s) serviço(s) da unidade
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente.
Formas de comunicação da unidade com o público solicitante de serviço(s)
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente.
Requisitos e documentos necessários para acessar os serviços da unidade
Coordenação de Contratos
Para informações sobre contratos administrativos e suas alterações, necessário que o solicitante informe o número do contrato e/ou número do processo administrativo correspondente.
Gerência de Fiscalização (Gfac)
1) Informações sobre contratos com dedicação exclusiva de mão de obra encontram-se no site https://www2.ufjf.br/fiscalizacao/ (abre em nova janela) na aba “Dados Abertos”, não sendo necessário peticionamento.
2) Terceirizados podem solicitar informações sobre o cumprimento das obrigações de seu empregador, realizar reclamações ou solicitar esclarecimentos, por e-mail ou via SEI, não sendo possível a disponibilização de informações de terceiros.
3) Demais informações para contratadas ou empresas que prestam serviços com dedicação exclusiva de mão de obra para a UFJF ou ainda para gestores e fiscais de contratos podem ser solicitadas via e-mail.
Coordenação de Convênios
A celebração dos instrumentos deve atender aos requisitos exigidos pela legislação pertinente, a qual difere a depender o tipo de instrumento. Deve-se verificar os documentos necessários de acordo com o instrumento a ser firmado em Processos e Manuais. Para celebração de instrumentos que tramitam na Coordenação de Convênios é necessário projeto acadêmico previamente aprovado nos órgãos competentes da UFJF, descrito em Plano de Trabalho.
Coordenação de Execução e Suporte Financeiro
Devido à variedade de serviços prestados, cada um terá uma maneira de acesso. Em regra, pode ser encaminhado e-mail ou ofício no SEI para que sejam solicitadas as orientações. As respostas do setor orientam individualmente o procedimento a ser realizado.
Coordenação Contábil, Tributária e de Custos
Não há requisitos ou documentos necessários para acessar os serviços. Em geral, o atendimento pode ser solicitado por meio de um e-mail, no qual as orientações serão fornecidas de forma individualizada, conforme o procedimento a ser realizado.
Coordenação de Suprimentos
Através do SEI – ETP, termo de referência, orçamentos e demais documentos necessários de acordo com o tipo de licitação. A requisição deve ser feita no Siga.
Secretaria da Progefi
A maioria dos serviços são prestados via SEI. Solicitações de dotações/transferências via formulário. Os demais serviços são via e-mail ou telefone.
SCDP
Para o fornecimento de orientações gerais, a princípio, não é necessária a apresentação de documentos. No primeiro contato é preciso que o solicitante se identifique e descreva sua demanda, para que seja verificada a especificidade do atendimento e seja feita a orientação sobre os procedimentos e/ou apresentação de documentos necessários em cada caso. Especificamente para utilização do SCDP, é necessário ter indicação formal para cadastro prévio no referido sistema, conforme indicação de perfil e necessidade de acesso (solicitação de acesso efetuada via formulário SEI).
Principais etapas para o processamento dos serviços
Encaminhar e-mail ou ofício solicitando orientações ou mesmo para atendimento direto do serviço, dependendo da especificidade do mesmo. No caso de serviço mapeado, seguir os passos do POP para encaminhar a demanda via SEI.
Previsão do prazo máximo para a prestação dos serviços
– Bolsas: Publicação de Calendário de Bolsas no site Institucional onde estão previstas as datas de atendimento mensal.
– Demandas recebidas por e-mail são prontamente atendidas e respondidas.
– Demandas recebidas por e-mail que dependam de autorização do pró-reitor são atendidas mediante essa autorização, de acordo com a ordem de chegada.
– Demandas recebidas pelo SEI são atendidas nos prazos estabelecidos nos fluxos de cada processo mapeado.
– Cadastro de Senhas ou Renovação de senhas Siasg são atendidas pela ordem de chegada, de forma imediata.
– Relatório de Gestão tem data regulamentada pelo TCU.
– Fiscalização dos Contratos de Terceirização de mão de obra é permanente, organizada em ciclos mensais.
– Demais demandas obedecem fluxos internos definidos nos POPs, de acordo com cada demanda.
Prioridade para o atendimento do público
Ordem de chegada da demanda e/ou atendimento presencial previamente agendado, bem como por urgência da solicitação, ou ainda, aquelas com prazos previamente definidos para execução. No caso de atendimento presencial, são observadas as legislações sobre prioridade no atendimento.
Previsão do tempo de espera para o atendimento
Geralmente os prazos são os previstos legalmente para cada procedimento. Solicitações recebidas por e-mail ou pelo SEI que não dependam de análise prévia ou autorização dos pró-reitores são atendidas de imediato. Demandas que necessitem análise ou aprovação ou dependam de fluxos de aprovação de mais de um setor são atendidas em até 5 dias úteis.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento
O previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações
A Progefi tem um link no site (abre em nova janela) para envio de sugestões/reclamações. Além desse canal, é possível o envio de sugestões/reclamações por meio dos e-mails de cada coordenação/gerência.
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação
Sistemas Internos On-line (SEI, Siga, etc), E-mail, Telefone ou Whatsapp, Pessoalmente.
Sinalização visual no local de atendimento presencial (Ex: placas indicativas, cartazes, etc):
Não.
Mecanismos de acessibilidade para pessoas com deficiência
Sim. Os prédios possuem elevador para uso de portadores de mobilidade reduzida que necessitam acesso aos setores instalados nos pavimentos superiores. As entradas possuem portas largas e rampas para passagem de cadeirantes.
Condições de limpeza e conforto da unidade
Satisfatórias.
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível
A demanda inicial poderá ser recebida por atendimento presencial ou telefone, mas ficará pendente de atendimento caso seja necessário consulta aos sistemas informatizados para atendimento da demanda.