Com novo sistema, todo o ciclo de vida dos documentos de natureza administrativa passará, gradativamente, a ocorrer 100% pela via eletrônica, sem necessidade de papel
O Arquivo Central da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) iniciou a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) no âmbito da Universidade. O SEI! é um software público, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região e adotado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão como eixo estrutural do chamado Processo Eletrônico Nacional. Uma das principais características do sistema é a substituição do uso do papel por uma plataforma digital para a criação e tramitação de processos administrativos e documentos avulsos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho.
A medida atende ao Decreto Presidencial nº 8.539/2015 e à Portaria nº 1.042/2015 do Ministério da Educação (MEC). O Sistema foi implantado por meio da Portaria nº 690, de 2 de junho de 2017, assinada pelo Reitor Marcus Vinicius David.
Todo o ciclo de vida dos documentos de natureza administrativa passará, gradativamente, a ocorrer 100% pela via eletrônica, sem a necessidade de papel, como já ocorre, atualmente, com algumas atividades realizadas pelo SIGA.
Tal inovação vai garantir mais eficiência, segurança e agilidade e ampliar as ações da UFJF em favor da sustentabilidade ambiental, além de gerar expressiva economia de verbas públicas com papel, impressoras, xerox, correios, malotes, dentre outros objetos.
Outro grande objetivo do SEI! é ampliar a transparência das ações e facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas. Para que isso ocorra, torna-se fundamental a efetivação da Política de Gestão Documental fixada pela Resolução nº 15/2011 do Conselho Superior (Consu), que dispõe sobre o Sistema de Arquivos da UFJF.
Arquivo Central gerencia testes com o Sistema
O Arquivo Central da UFJF é o Órgão Gestor do SEI! e conta com a colaboração do Escritório de Processos, do Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO) e da Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan).
Alguns processos de trabalho da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progepe) foram escolhidos para integrar o “Projeto Piloto” de implantação do SEI!-UFJF, que encontra-se em fase de testes. A apresentação do SEI!-UFJF para a comunidade será realizada logo após os trabalhos do Projeto Piloto, cuja expectativa de conclusão é até o final do mês de outubro deste ano.
Serão realizados cursos de capacitação, com o objetivo de formar multiplicadores em todos os setores e unidades, além da disponibilização do Portal do SEI!-UFJF na internet, com todas as informações sobre o cronograma de implantação do novo sistema na Universidade.
Outras informações podem ser obtidas através do email: sei@ufjf.edu.br.